Dynamics 365, un sistema ERP en la nube para pymes y grandes empresas, ofrece un modelo diferente de costes. Este paquete se puede adquirir como un SaaS (software como un servicio). Esto implica un precio de licencia fijo por usuario al mes. Sin embargo, hay que sopesar otros factores. Por ejemplo, ¿qué impacto tiene sobre la inversión el tiempo de implementación o el desarrollo de las aplicaciones específicas para la empresa? ¿cómo se crean los contratos? ¿qué costes ocultos tienen que tener en cuenta las empresas?
Dynamics 365 tiene una gran variedad de precios
El precio final de Microsoft Dynamics 365 está sujeto a múltiples factores diferentes. Las decisiones de una empresa sobre los términos de aplicaciones, usuarios, diseño y soporte tienen un gran impacto en el importe.
La Guía de Dynamics 365 incluye un ejemplo de cálculo detallado ayudando a las empresas a orientarse.
El precio de las licencias de Dynamics 365
Dynamics 365 presenta los precios de la licencia de manera muy clara. Microsoft ha decidido otorgar un precio fijo para casi todas las aplicaciones disponibles de Dynamics. Además, Microsoft también facilita las cosas a las compañías lanzando sus ‘planes’, que son diferentes combinaciones fijas de aplicaciones. Microsoft indica los precios básicos para cada plan por usuario completo. Microsoft requiere que por cada plan o aplicación comprada de manera independiente haya al menos una licencia para un usuario completo. Después, se pueden agregar otros usuarios.
Los costes según sector o desarrollo específico para una empresa
En la tabla anterior se muestran los precios de las licencias tal y como los ha redactado Microsoft. De esta manera, una empresa puede comprar los planes directamente a Microsoft. En este caso, hay que tener en cuenta que Microsoft ha desarrollado sus planes y aplicaciones para el público más amplio posible. Por lo que no está desarrollado para sectores o empresas específicas. A pesar de que Microsoft ha desarrollado su software para que sea fácil adaptarlo a la compañía, una empresa grande necesitará un buen servicio de TI para ello. Por lo tanto, hay muchas empresas que deciden contratar a un partner de implementación con experiencia en su sector. No olvide que involucrar a un tercero implica más costes.
¿Sabías que? Uno de los indicadores clave a la hora de elegir un partner de implementación es la experiencia en el sector específico. En la Guía de Dynamics 365 encontrará 5 consejos para saber cómo evaluar si un proveedor es adecuado para un proyecto concreto.
Los partners de implementación pueden ofrecer soluciones de software o aplicaciones patentadas en Dynamics 365 para sectores o empresas específicas. Con estas soluciones adicionales se le proporciona a una empresa una funcionalidad concreta que requiera por su desarrollo o sector específico. Por ejemplo, en el sector sanitario hay aplicaciones complementarias con las que se predice el riesgo clínico y operacional para mejorar la salud del paciente y reducir los gastos. Sin embargo, esto no resulta de utilidad para una empresa de distribución, la cual puede estar más interesada en una aplicación que ayude con la planificación de los pedidos. El desarrollo del software independiente por parte del proveedor se cobra aparte. Algunos partners de implementación también ofrecen un precio total, en el que se incluye tanto la licencia de Microsoft como sus propias soluciones desarrolladas.
¿Cuáles son los costes de implementación de Dynamics 365?
El hecho de que una solución en la nube en forma de SaaS (software como un servicio) no implique una instalación en el lugar de trabajo, no significa que no se deba configurar nada. En Dynamics 365, este desarrollo se trata principalmente de la configuración de la comunicación entre los sistemas y las aplicaciones. Cada empresa quiere que sus departamentos se comuniquen de manera diferente. Por ejemplo, algunas empresas querrán mantener toda la información de ventas separadas de las aplicaciones financieras por razones de autorizaciones de usuario. Otra posibilidad es que las organizaciones quieran limitar la comunicación para que sólo se puedan transmitir los datos esenciales de los clientes y datos de compra a finanzas para la preparación de los contratos. Otras empresas prefieren que los vendedores tengan una información inmediata de qué clientes ya han pagado ya qué clientes deberían aproximarse con, por ejemplo, ofertas adicionales.
También hay empresas que prefieren tener un enlace con un software de contabilidad externo. Los costes para el desarrollo de la configuración de la comunicación entre aplicaciones y sistemas (conocido como Microsoft Flow) varían dependiendo del partner de implementación. A la hora de determinar los costes de implementación es normal que la dificultad de los Flows y el tiempo empleado en el sistema ERP juegue un papel importante. La Guía de Dynamics 365 muestra la media de los tiempos de implementación para que los directores de proyecto los tengan en cuenta.
Los costes de mantenimiento y soporte
Microsoft Dynamics 365 incluye en el precio mensual de la licencia tanto el mantenimiento como el soporte básico. Sin embargo, puede pasar que una empresa requiera un soporte con mayores exigencias, por ejemplo, un tiempo de respuesta más rápido o un acceso continuo al e-learning sobre Dynamics 365. Microsoft dispone de varios planes de soporte de pago disponibles.
No hay precios fijos para los planes de soporte de pago. Esto se debe a que el desarrollo del soporte variará mucho dependiendo de la compañía. El tipo de soporte que una empresa necesita es especialmente de gran influencia. El soporte informático se divide en varios tipos de soporte de nivel (tier support). Estos tiers representan el nivel sustancial del soporte. De esta manera, una compañía con un contrato para soporte de nivel 1 puede acceder al servicio de asistencia técnica con preguntas sobre el sistema. Sin embargo, es el trabajo del soporte de nivel 2 solucionar un error específico del sistema. Dependiendo del tipo de soporte de nivel que seleccione la empresa, ésta pagará más o menos por el contrato de soporte.
En conclusión, el partner de la implementación también resulta ser un gran impacto en los costes de mantenimiento y soporte. En la mayoría de los casos, si un tercero se hace cargo de la implementación del sistema ERP, éste también se ocupará de su mantenimiento y soporte. Esto determina en gran parte el precio del plan de soporte. Por ejemplo, puede haber costes adicionales por el mantenimiento y el soporte del software desarrollado por los partners como también por los desarrollos realizados específicamente para una empresa. La Guía de Dynamics 365 contiene una descripción general de otros costes ocultos que pueden aparecer aplicados.
¿Sabías qué? A pesar de que Microsoft tiene reglas básicas, hay una gran cantidad de escenarios diferentes para los contratos de mantenimiento y soporte. Para evitar sorpresas desagradables, es importante elaborar un acuerdo de nivel de servicio (ANS) y un informe de procedimientos acordados.
¿Cómo de escalable es Dynamics 365?
La intención de Microsoft al crear Dynamics 365 es ofrecer un sistema ERP más flexible. Por tanto, está fuertemente enfocado a la escalabilidad. Tras la compra de al menos una licencia de usuario completo, los planes se pueden complementar tanto con aplicaciones independientes como con usuarios adicionales. En principio, las empresas pueden añadir las aplicaciones a través del AppSource de Microsoft. Sin embargo, la mayoría de las compañías requieren un desarrollo de la aplicación específico. De esta manera, vuelve a surgir la figura del partner de implementación. Dependiendo de lo que se haya firmado en el contrato, se cobrarán o no los costes adicionales por el desarrollo de nuevas aplicaciones.
Aunque Dynamics 365 supone una mejora, Microsoft no es muy transparente respecto a otros cambios. Una duda que surge con frecuencia, por ejemplo, es la de qué ocurrirá si Microsoft aumenta los precios de sus licencias. ¿Se aplican automáticamente desde el mes siguiente? ¿En tal caso pueden optar las empresas por reducir las aplicaciones o el número de usuarios? ¿Qué influencia tiene el partner de implementación al respecto? Es importante sacar la mayor claridad posible respecto a este tipo de preguntas, y hacer buenos acuerdos. A continuación se detalla una serie de asuntos, entre muchos otros, que pueden ser discutidos durante las negociaciones:
- Establecer un precio de licencia inamovible durante la duración del contrato.
- Establecer un precio por mantenimiento y soporte invariable durante el plazo de duración del contrato.
- Determinar qué costes adicionales implican una ampliación a otro plan, número de usuarios adicionales, aplicaciones independientes, otro tipo de plan de soporte, etc. durante el periodo de duración del contrato.
- Determinar las condiciones bajo las cuales un partner de implementación puede cobrar gastos adicionales.
Responsabilidad por los costes de Dynamics 365
Dynamics 365 tiene una gran variedad de precios. Los costes pueden mantenerse limitados, o incrementarse. Sin embargo, el precio no debe ser la principal prioridad de una compañía, sino el ROI (retorno de la inversión). En muchos casos, una inversión con un coste más alto resulta una ganancia más rápida que una de coste bajo. Por ejemplo, resulta tentador para una empresa el hecho de dejar el paquete de CRM a un lado y continuar haciéndolo manualmente. Sin embargo, para muchas empresas, la implementación de la combinación de ERP y CRM es donde más se rinde. Además, Microsoft ofrece un plan de integración total de esta combinación por un coste menor que el de las aplicaciones individuales. Por lo que en casos como este, se puede considerar justificable una inversión mayor.
Para tener una buena idea del ROI, es mejor que una empresa estudie el coste del método de trabajo actual y los compare con los de Dynamics 365. De esta manera, se calcula qué ahorro implica la implementación del ERP. Hay que tener en consideración las horas de trabajo, otras herramientas y métodos de trabajo que se volverían superfluos,etc. De esta forma, se puede justificar la inversión. Para ayudar a orientar a los directores de empresa, la Guía de Dynamics 365 contiene un esquema de elementos que no deben olvidarse a la hora de comparar.