Programas ERP: empezar el proceso de selección de software

La gran cantidad de programas ERP que existen es una muestra de la gran versatilidad de este tipo de sistemas. Pero, ¿cómo puede averiguar cuáles son los programas ERP más adecuados para su empresa? ¿Qué software ofrece la mejor relación calidad-precio? ¿Cuáles son las principales ERP del mercado?

Índice

1. Programas más usados
2. Diferentes programas ERP
   1. SAP Business One
   2. SAP S/4 HANA
   3. Microsoft Dynamics 365
   4. Microsoft Business Central
   5. Oracle Cloud ERP
   6. NetSuite
   7. Exact Globe
   8. Ekon
   9. Sage X3
   10. Sage200
3. Aspectos importantes
   1. ¿Nube o local?
   2. ¿Mejor open source o propietario?
   3. ¿Sistema vertical u horizontal?
4. ¿Cómo seleccionar un ERP?
5. Ejemplos de paquetes ERP

¿Cuáles son los programas ERP más usados?

Los programas ERP más conocidos son los de SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988., OracleLa introducción de los ERP de Oracle se debe a la adquisición de empresas como JD Edwards y PeopleSoft. Gracias a esta compra, Oracle pudo hacerse un sitio entre los ERP y llegar al 17% de cuota de mercado. No obstante, Oracle ha sido siempre más conocida por sus bases de datos que por sus sistemas ERP. ¿Cuáles son los aspectos más fuertes de los ERP de Oracle? y MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa.. Estos tres proveedoresExisten multitud de proveedores de ERP en el mercado. Cada uno de ellos trabaja para ser el mejor en su campo y para su público. Dentro de la variedad de motivos que le harán decantarse por un proveedor, la calidad del servicio ofrecido será un aspecto determinante en el proceso de selección. El mercado de proveedores de ERP en España es un mercado en alza.  llevan largo tiempo en este campo y son los más usados entre las empresas que optan por este tipo de programas. No obstante, la popularidad de un ERP no significa que sea el más adecuado para su empresa, pues uno menos conocido puede incluir funciones que le resulten imprescindibles. Existen otros que pueden plantearse como otra opción a tener en cuenta para su negocio. La Guía ERP le proporciona información actualizada sobre los paquetes de ERP para pequeñas, medias y grandes empresas, los costes y las dificultades más comunes.

* Gráfico elaborado a partir de datos de Gartner Media Studio 2014

Diferentes programas ERP en el mercado

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a agilizar las gestiones generales (como contabilidad, compras y ventas) desde un software central. Como existen muchos tipos de empresas, también hay una gran variedad de sistemas ERP. Algunos de estos sistemas son:

SAP Business One

SAP Business OneSAP Business One es un sistema ERP dirigido a pequeñas y medianas empresas. Integra las partes básicas para la gestión de un negocio y se dedica a mejorar la productividad y el rendimiento de la empresa. SAP Business One está disponible en más de 150 países y adaptado a 27 idiomas distintos. Sin embargo, el nombre de SAP siempre se ha asociado a sistemas de gran dificultad de uso y que requieren un conocimiento avanzado tanto para los responsables de IT como a nivel de usuario. es el ERP de SAP para las pequeñas y medianas empresas. Esta solución de software es modularUn software modular es aquel que se construye únicamente a partir de las funcionalidades requeridas por el cliente. De esta forma, solo se tiene y se paga por lo que se necesita. Si se desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a sus requisitos., por lo que si la empresa crece, puede escalar ampliar los módulos contratados.

SAP S/4 HANA

El software SAP S/4 HANASAP S/4 HANA es el software de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning) más reciente de SAP, lanzado en febrero de 2015. El software SAP S/4 HANA es la nueva generación de Business Suite de SAP para grandes empresas y multinacionales. SAP S/4 HANA toma las riendas de sus antecesores R/3 (también conocido en la actualidad como Business All-in-One) y ECC (Enterprise Central Component). va dirigido a las grandes empresas. Se llama así porque está basado en el lenguaje de la base de datos SAP HANASAP HANA es un sistema de gestión de bases de datos relacionales en memoria. Su nombre proviene de las siglas “High Performance Analytic Appliance”. Este nombre hace referencia al rendimiento para soportar altas tasas de transacción de datos y al procesamiento de consultas complejas. Este sistema de base de datos es capaz de realizar grandes análisis de datos en tiempo real, así como acelerar y optimizar procesos de negocio.. Este lenguaje común hace que la comunicación entre el ERP y la base de datos sea muy fluida.

Microsoft Dynamics 365

El software de Dynamics 365Dynamics 365 es solución que se encuentra totalmente en la nube, que consiste en una combinación de ERP y CRM. Dynamics 365 se basa en aplicaciones independientes, tal y como se encuentra ahora en su forma definitiva. De esta manera, Microsoft ofrece a las empresas formas diferentes de combinar aplicaciones en un sistema ERP. Las empresas pueden, por lo tanto, comprar un “plan” formado con aplicaciones fijas o armar su propio paquete de aplicaciones. es el sistema ERP de Microsoft para las medianas y grandes empresas. Este sistema combina ERP y CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente. y está totalmente basado en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet..

Microsoft Business Central

Para las pequeñas y medianas empresas, Microsoft ofrece su sistema Business CentralNAV 2018 y Business Central son softwares ERP de Microsoft para las pymes. NAV 2018 y Business Central también se centran más en la integración de CRM y el uso de inteligencia artificial (IA) y Business Intelligence (BI).Además de las mejoras generales de rendimiento y el incremento de las posibilidades de informes que Microsoft ha implementado, también hay cambios en las funcionalidades.. Al igual que Dynamics 365, también incluye CRM, y funcionalidades de inteligencia artificialLa inteligencia artificial (IA), también conocida por su nombre inglés, Artificial Intelligence (AI), es una tecnología que trata de realizar las tareas y tomar las decisiones empresariales de forma automática y autónoma, aprendiendo de forma continua. La inteligencia artificial hace uso del Big Data para obtener los datos necesarios para operar. Con la inteligencia de negocios (BI) analiza esos datos y la IA utilizará esas estadísticas para tomar decisiones. y BILa Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc..

* Fuente: Microsoft

Oracle Cloud ERP

Oracle Cloud ERPOracle Cloud ERP es el sistema ERP más reciente de Oracle. Como dice su nombre, este software es un sistema que se implementa en la nube. El software Oracle Cloud ERP va dirigido a medianas y grandes empresas. Este sistema se encuentra en 115 países y en 27 idiomas diferentes., anteriormente conocido como Oracle Fusion Cloud, incluye funcionalidades de inteligencia artificial y está totalmente basado en la nube. Este sistema va dirigido a medianas y grandes empresas e incorpora funcionalidades de inteligencia artificial.

NetSuite OneWorld

A finales de 2016, Oracle adquirió NetSuiteNetSuite es una solución de ERP en la nube de Oracle que llegó al mercado español en el 2016, expandiéndose desde EEUU y Reino Unido. La compañía de software ofrece paquetes con funcionalidades dentro del campo del ERP, CRM y los e-commerce. Debido a su capacidad para llevar gestiones financieras complejas, la solución está orientada a multinacionales y multiempresas. . Este sistema también está basado en la nube y tiene un fuerte core financiero. Este sistema es modular y se implementa en la nube.

*Fuente: NetSuite

Exact Globe

El sistema ERP de ExactExact Globe es un ERP transaccional, para la gestión y el control financiero. Por tanto, este sistema gestiona la contabilidad, la facturación, distribución, producción, gestión de almacenes, gestión de proyectos, y gestión de stock de una empresa. Este software es muy utilizado por los departamentos administrativos y aquellos que hacen uso del back office. es una solución SaaS para medianas y grandes empresas. Se puede implementar en la nube, en localEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ. o de forma híbridaUna nube híbrida es aquella que combina nubes públicas con privadas dentro de su infraestructura informática. Normalmente, cada uno de los servicios de la nube integrados dentro de una nube híbrida tiene una función distinta. En este caso, la nube privada puede ser utilizada para datos más sensibles o que requieren acatar leyes como la LOPD y la nube pública la que se utiliza de soporte a la nube privada.. Exact Globe es un software bastante general, por lo que sirve para una amplia gama de sectores.

Ekon

Ekon es un sistema ERP para las pymes desarrollado en España. Este ERP tiene versiones diferentes por lo que se puede contratar como un software general, como uno específico para determinados sectores o sólo para determinados departamentos.

Sage X3

Sage X3 es el software ERP que Sage ha desarrollado para las grandes empresas. Este sistema está basado en la nube, pero también puede implementarse en local. Sus principales funcionalidades son la gestión financiera, la producción y la gestión de la cadena de suministroLa gestión de cadena de suministro (Suppy Chain Management, en inglés) se refiere al conjunto completo de la cadena de producción y comercio, desde la compra de materias primas hasta que llega al usuario final. Sin embargo, a menudo, la gestión de cadena de suministro se limita a la gestión de cadena logística de materiales. Por tanto, se basa en hacer que una empresa sepa qué materiales o productos debe pedir y de que estos lleguen a tiempo. Para que esta planificación vaya bien, la gestión de cadena de suministro saca los datos del sistema ERP..

Sage 200

Sage es el sistema ERP de Sage para las pymes. Este software es modular y tiene funcionalidades como: finanzas, ventas, CRM, BI, gestión de catálogo de productos, gestión de almacenes, producción, ventas e, incluso, un asistente virtual (Alisio).

*Fuente: Sage

Atención: estos son sólo algunos de los sistemas ERP existentes. En la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. encontrará información de otros sistemas ERP y a qué sectores dan servicio.

Aspectos a tener en cuenta en un programa ERP

Antes de comenzar la búsqueda de sistemas ERP, debemos conocer algunos aspectos que influyen en la forma de operar con el sistema. Estos aspectos van desde el tipo de instalación, la accesibilidad al código hasta su nivel de especialización.

¿Es mejor un programa ERP en la nube o en local?

Actualmente, los fabricantes de software tienden a crear sistemas ERP basados en la nubeUn ERP en la nube puede definirse como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales operado a través de internet. Actualmente, muchos fabricantes de sistemas ERP han optado por publicar versiones de su software ERP en la nube para hacerlos más accesibles.. No obstante, todavía es posible implementar muchos de ellos en los servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. locales de las empresas e, incluso, con una implementación híbridaUna nube híbrida es aquella que combina nubes públicas con privadas dentro de su infraestructura informática. Normalmente, cada uno de los servicios de la nube integrados dentro de una nube híbrida tiene una función distinta. En este caso, la nube privada puede ser utilizada para datos más sensibles o que requieren acatar leyes como la LOPD y la nube pública la que se utiliza de soporte a la nube privada..

Para entender mejor qué supone implementar en la nube y qué en local, en el siguiente vídeo, 4 expertos comentan su preferencia sobre trabajar con sus sistemas en la nube o en local y por qué:

Atención: gracias a este vídeo se obtiene una primera impresión sobre las implementaciones y en local. En la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay una tabla que compara punto por punto las implantaciones en la nube y en local para que analice cuál es la mejor opción para su empresa.

¿Qué supone tener un software ERP de código abierto o uno de código cerrado?

Con un sistema de código cerrado (closed source o propietario) la empresa no tiene acceso al código. Al no tener acceso al código, sólo el proveedor de la herramienta puede hacer modificaciones y personalizaciones. Por tanto, hay cierta dependencia del proveedorLa dependencia del proveedor (vendor lock-in) es un fenómeno por el cual los clientes se encuentran retenidos con un proveedor. Los proveedores buscan crear un entorno en el que los clientes dependan de ellos para así sacarles el máximo partido posible. Por eso, crean un sistema con el que es difícil cambiar a otro software o integrarse con aplicaciones externas, ya sea por motivos técnicos o financieros. Dependiendo de cómo se tengan almacenados los sistemas y los datos, la dependencia del proveedor se puede dar de una u otra forma. . Sin embargo, así nos aseguramos que, cuando haya una actualización, la modificación seguirá funcionando.

Mientras, con un sistema de código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software. (open source), la empresa puede tocar el código del sistema. Esta particularidad hace que la empresa no dependa tanto del proveedor y hace que la herramienta sea muy flexible. No obstante, para cambios importantes, es recomendable contar con un proveedor autorizado para evitar que surjan bugs y asegurarse de que la personalización funciona tras una actualización.

¿Cuándo elegir un sistema ERP horizontal y cuándo uno vertical?

Un sistema ERP horizontalUn software horizontal es aquel que sirve para gestionar los procesos globales de la empresa. Es decir, este tipo de software agiliza las funciones generales de las que debe ocuparse una organización. Por ejemplo, un sistema ERP horizontal tendrá módulos de finanzas, CRM, gestión de ventas, gestión de compras, gestión de almacén, etc. es aquel que tiene un carácter genérico. Esta generalidad permite que estos sistemas sean utilizados en todos los sectores. No obstante, un sistema tan general no es suficiente para algunas empresas con procesos complejos y requisitos legales muy específicos. Para este tipo de empresas existen los sistemas ERP verticalesUn software vertical es aquel que se ha diseñado para un sector o para un uso concreto. Es decir, son software nichos, ya que sólo sirven para un mercado específico. Este tipo de softwares son lo opuesto a los softwares horizontales. Los software horizontales son sistemas generales que se pueden utilizar independientemente del sector de actividad de la empresa..

Los sistemas verticales están especializados en el sector y/o área de la empresa. Esta especialización está basada en el expertise y la experiencia de muchas otras empresas del sector, por lo que sus procesos suelen ser buenas prácticas (best practices). No obstante, el coste de este tipo de sistemas suele ser elevado y no siempre cubren las necesidades de todas las áreas de una empresa.

¿Cómo seleccionar un programa ERP para su empresa?

Antes de empezar a seleccionar un sistemaExisten multitud de proveedores de ERP en el mercado. Cada uno de ellos trabaja para ser el mejor en su campo y para su público. Dentro de la variedad de motivos que le harán decantarse por un proveedor, la calidad del servicio ofrecido será un aspecto determinante en el proceso de selección. El mercado de proveedores de ERP en España es un mercado en alza.  es importante seguir una serie de pasos. Lo primero es hacer un análisis de requisitos para ver qué se necesita exactamente. Para hacer este análisis es importante reunirse con las personas responsables que vayan a usar este software para oír su input sobre lo que necesitan. Una vez que se hayan recopilado los requisitos, hay que estudiar el retorno de la inversiónEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena. (ROI) del software. Estudiar el ROI ayuda a ver los beneficios, cuándo se obtendría el retorno y qué presupuesto se puede destinar al proyecto de implementación de software.

La Guía ERP le indica cómo realizar una selección objetiva de paquetes y qué software ERP se adapta mejor a los procesos de su empresa.

Finalmente, teniendo pleno conocimiento de los requisitos y del presupuesto para obtener un buen ROI, es el momento de empezar a buscar sistemas ERP. Hay tantos sistemas y proveedores distintos que este proceso puede resultar confuso, largo y tedioso. Si necesita ayuda con el análisis de requisitos o durante su proceso de búsqueda de sistemas puede contar con los servicios de TIC Portal.

Ejemplos de paquetes ERP: