La administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados. Esto se debe a que éstos suelen estar ocupados con las operaciones y procesos diarios de otras tareas del ERP. Sin embargo, es importante darse cuenta de que el departamento financiero no sólo participa en los procesos administrativos. De hecho, toda la empresa depende de una buena gestión financiera, en especial del flujo de caja. Además, una buena administración financiera proporcionará cifras, ratios e indicadores actualizados que ayudarán a una correcta toma de decisiones de negocio por parte de los gestores y directivos.
Índice:
- Entrevista a un experto en finanzas
- ¿Cómo ayuda con la facturación?
- Establecer la consolidación financiera
- ¿Cómo se ajusta a la legislación vigente?
- Visión general de compras y ventas
- Funcionalidades extra
- Coste de un sistema financiero
Entrevista: ¿por qué eligen las empresas finance en su paquete ERP?
Al elegir un (nuevo) sistema ERP, no siempre se le presta la suficiente atención a la parte financiera. En el siguiente vídeo, Eduard Cabanas, ex CFO de Ulabox, nos comenta cuáles son los puntos importantes a considerar dentro de un módulo de finanzas en estos sistemas. Asimismo, él nos cuenta cómo se apoyan en Ulabox en el ERP para llevar las finanzas.
¡Consejo! Conectar los distintos sistemas para automatizar los procesos financieros ayuda a evitar que se comentan errores y mejora la rapidez de la empresa. Sin embargo, si la conexión no se establece bien, puede tener repercusiones graves para la empresa. Por ello, es importante saber qué paquetes de ERP con finanzas se conectan mejor con los sistemas actuales de la empresa. Si lo desea, puede contactar telefónicamente con TIC Portal, y un consultor le ayudará: +34 954 040 045.
¿Cómo ayuda el sistema de finanzas con la facturación?
En una gran parte de las empresas la gestión diaria de la facturación, y de los cobros y pagos asociados, se muestra como una operativa no ajena de problemática; siendo una actividad sujeta a obligaciones y requerimientos legales (y por tanto de obligado cumplimiento), su ejecución por los departamentos financieros suele generar, demasiado trabajo manual o, lo que es lo mismo, posibilidad de errores y excesivo tiempo de dedicación. ¿Cómo se pueden crear las facturas emitidas de forma correcta y rápida? ¿cómo encargarse de que las facturas recibidas estén bien contabilizadas y pagadas a tiempo?
¡Consejo! En este artículo se muestran algunas de las funcionalidades para facturación, pero hay más en el mercado. En la Guía ERP 2024 se encuentra una lista amplia de funcionalidades.
Encargarse de distintos tipos de IVA
El IVA asociado a productos y servicios suele ser un elemento complejo de gestionar. Cada país establece sus tipos de IVA y sus normas de aplicación, y esto se extiende tanto al entorno B2B como al B2C. El IVA que deberá incluirse en cada factura dependerá, pues, del tipo de producto o servicio, del país desde el que se emite la factura (o incluso del lugar concreto), así como de otras variables.
Atendiendo a lo comentado en el párrafo anterior, es razonablemente habitual que las empresas que trabajan con clientes internacionales, o que proveen productos o servicios tanto para clientes B2B como B2C, tengan ciertas dificultades operativas a la hora de generar y presentar las facturas a sus clientes deudores.
Una empresa que tenga que verificar manualmente el IVA para un número elevado de facturas emitidas, pronto descubrirá que esta operativa no es sostenible. Sin embargo, si se cuenta con un adecuado software de facturación que se haya parametrizado acorde a los requerimientos comerciales de la empresa y las normas del país, la aplicación de los diferentes tipos de IVA a cada factura será automática; esto significará una importante ganancia de tiempo (y, por tanto, de dinero), y la reducción (e incluso eliminación) de errores.
El módulo de finanzas también puede ser útil para aquellas empresas que no tienen un volumen de facturación tan alto. A menudo, estas empresas no tienen un experto en finanzas y, por tanto, podrán usar el módulo como mecanismo de garantía de que las facturas se generan correctamente.
Muchas de las empresas tienen clientes “recurrentes” (que les compran productos / servicios de repetidas veces a lo largo del año). Estas empresas pueden optimizar su sistema conectando el módulo de finanzas con el sistema CRM con el que trabajen. De esta forma, los datos necesarios para el cálculo de los impuestos se rellenan automáticamente al generarse la factura y no hace falta introducirlos de nuevo cada vez que el cliente haga un pedido. Como comentábamos anteriormente, estas recomendaciones traerán una importante ganancia de tiempo para las empresas.
Las empresas que tienen clientes internacionales, o que tienen productos o servicios tanto para clientes B2B como B2C, suelen tener dificultades a la hora de presentar las facturas a los deudores. Los impuestos varían dependiendo del cliente.
¡Atención! Para las empresas que venden a través de tienda online (e-commerce), el pago también se realiza inmediatamente al vender un producto. Para asegurarse de que el precio es correcto, las empresas deben tener el cálculo de impuestos integrado dentro del entorno web. En la Guía ERP hay una explicación de cómo las tiendas online pueden conectarse a un paquete financiero.
Automatización de la facturación recapitulativa
Hablemos ahora de un tema que suele suponer bastante tiempo de dedicación para los departamentos financieros, las facturas recapitulativas.
Una factura recapitulativa agrupa diferentes operaciones (hablemos ahora de ventas) realizadas con un mismo cliente en el período de facturación establecido (hablemos de un mes). Por ejemplo, un cliente B2B pide en el mismo mes diferentes piezas para la producción de una máquina. Esto puede ocurrir porque, al principio, el cliente no sabía exactamente lo que necesitaba para montar la máquina. O porque este cliente solo quiere que se le entreguen las piezas cuando realmente se utilizan. En este caso puede ser útil recopilar todas las facturas de un mes en una sola, para que pueda abonarse el importe total de todas las entregas a final de mes.
Gracias al uso de la facturación recapitulativa la empresa ganará en términos de eficiencia: los tiempos empleados para la generación de la factura y para el resto de gestiones asociadas (contabilización, seguimiento, cobro, etc.) serán menores que en el caso de no usar esta opción de facturación.
Las facturas recapitulativas se envían periódicamente, normalmente de manera mensual. Para generar correctamente la factura, el empleado debe buscar al final de mes qué productos / servicios deben facturársele al cliente. No cabe duda de que, un módulo de recopilación de facturas ayudaría al empleado con esta tarea, sobre todo en aquellos casos en que el volumen de operaciones a “recapitular” cada mes sea elevado. Un módulo de facturación que incluya esta funcionalidad, ayudará a las empresas a automatizar la operativa de recapitulación: por ejemplo, se puede atribuir a cada pedido un código de recopilación de facturas (en este caso “mensual”); y, final de mes, sólo hace falta buscar en el sistema todas las entregas con la etiqueta “mensual”, y el sistema genera automáticamente una factura recapitulativa.
Flujos de trabajo para la gestión de cuentas por pagar
Dentro de los departamentos financieros de las empresas, las personas encargadas de la recepción y gestión de las facturas de compra reciben constantemente mensajes y recordatorios de pago por parte de los acreedores. Esto sucede cuando los pagos, en opinión del acreedor, se retrasan respecto de las fechas de vencimiento asociadas a las facturas. Debemos entender que esta dinámica forma parte del día a día empresarial, y no suele tener nada que ver con la voluntad de la empresa deudora de no querer pagar; más bien, los eventuales retrasos en el pago de las facturas, tiene relación con la forma en que se gestionan las facturas entrantes por los departamentos financieros.
Intentemos profundizar algo más en el tema. El punto de entrada del proceso es el de recepción de las facturas. Muchas empresas todavía reciben sus facturas en papel o en un formato digital que no es legible por el software de facturación (suelen ser facturas en formato PDF no editables, o tratarse de un archivo JPEG). En estos casos, las empresas pueden optar por dos opciones:
- Introducir manualmente en el software financiero los datos necesarios para poder facturar, con el riesgo inherente a todo trabajo manual de que se puedan cometer errores;
- Proceder a “digitalizar” las facturas. Para ello, la mayoría de las empresas procede a escanear y leer los datos de la factura con la ayuda de un OCR y/o RPA.
Atención: el OCR y el RPA son buenas herramientas para el procesamiento digital de facturas físicas, pero la digitalización no consiste únicamente en herramientas técnicas. Para tomar las decisiones estratégicas y correctas de cara a conseguir una oficina sin papeles, los jefes de proyecto pueden adquirir el Premium digiBook Digitalización. En él se incluyen las mejores pautas para el inicio de un proceso de digitalización.
En cuanto una factura esté en el sistema de forma digital y legible, se deben seguir una serie de pasos previos al pago de dicha factura. Dependiendo de la empresa, la factura deberá ser validada por distintas personas, pagada y, finalmente, contabilizada y archivada. Para ello, la empresa puede establecer flujos de trabajo.
Automatizar, por tanto, el funcionamiento de las operativas relacionadas con la gestión de cuentas por pagar será clave para que los departamentos financieros puedan trabajar de manera óptima, tanto en clave interna (menos errores, mayor eficiencia por ahorro de tiempos, una gestión documental más completa), como en la relación con los acreedores y bancos.
Algunas de las operativas financieras más “automatizables” por la vía del software y la tecnología son:
- Automatización del seguimiento de facturas; gracias a ella se previene que una factura pueda no ser vista / revisada por alguno de los responsables;
- Automatización y alertas para las diferentes tareas a realizar por diferentes personas para que el flujo avance rápidamente; gracias a esto, se podrá evitar que las facturas se paguen demasiado tarde;
- Conexión informática / telemática entre la empresa y el banco; gracias a esta funcionalidad, los pagos pueden realizarse desde el propio sistema financiero de la empresa, lo que mejorará los plazos de pago y la trazabilidad de las operaciones.
¿Cómo funciona la consolidación financiera?
Por ley, cada empresa debe hacer con carácter anual un balance financiero oficial (también conocido como balance de situación, balance contable o estado de situación patrimonial). Este balance no es sino un estado financiero que viene a reflejar, en un momento determinado, la información económica y financiera de la empresa. Esta realidad económica y financiera se muestra a través de tres entidades o masas patrimoniales: activo, pasivo y patrimonio neto. Para la realización del balance la empresa se basa en su contabilidad general (el libro mayor contable) y, entre otros aspectos, se comparan los ingresos (ventas) con los costes (compras) de la empresa.
Para una empresa independiente, con una entidad fiscal única, la elaboración del balance es una tarea relativamente fácil, sobre todo si las cifras están bien registradas en el sistema financiero.
Pero, cuando nos encontramos grupos de empresas, el informe financiero es más complicado. Para saber cómo le está yendo al grupo, no basta con juntar los ingresos y los costes de las distintas entidades. Es un hecho probado que las cuentas de las empresas de un grupo, analizadas cada una de ellas por separado, no aportan una imagen financiera real del conjunto.
Y es aquí cuando entra en juego la consolidación financiera. En una facturación consolidada, también se deben eliminar las transacciones que se han hecho mutuamente las entidades (eliminación de saldos recíprocos). En la Guía ERP se explica cómo un paquete financiero toma estas eliminaciones de saldos recíprocos en cuenta.
De aquí la necesidad de la consolidación. Gracias a esta técnica, los diferentes estados financieros de las empresas que forman el grupo se “consolidan”, mostrando así una visión única y real de la situación económica, financiera y patrimonial del grupo.
¿Es obligatorio hacer la consolidación?
En España, una empresa está obligada a realizar y presentar el informe de cuentas anuales consolidadas cuando haya dos o más sociedades que estén vinculadas formando un grupo de sociedades. La empresa que está obligada a presentar el informe de consolidación es la sociedad dominante, la cual debe tomar en consideración las cuentas individuales de cada sociedad que forma el grupo y eliminando los saldos recíprocos y las operaciones entre las sociedades del grupo.
Consejo: esto es lo que se indica dentro del artículo 42 del Código de Comercio español, pero puede haber excepciones. En caso de duda, acuda a un contable.
¿Qué funcionalidades ayudan a cumplir con las obligaciones legales?
En el terreno financiero, las empresas tienen bastantes obligaciones legales que deben observar. Y conseguir cumplir con estos requerimientos de forma manual es una tarea realmente difícil. Precisamente por esto, la mayoría de los programas de software para la gestión financiera suelan incluir funcionalidades específicas para ello, como:
Módulo para la declaración del IVA
Trimestralmente, las empresas tienen obligación de hacer y presentar la declaración del IVA del período (IVA repercutido e IVA soportado). Se trata de una tarea laboriosa, que requiere la recopilación de todas las facturas emitidas y recibidas durante el trimestre. Las empresas, una vez realizada la declaración, deben proceder a la liquidación del impuesto dentro del plazo establecido, usando para ello el formato oficial (el modelo 303 es el modelo oficial de Hacienda para el impuesto) y utilizando a los bancos habilitados.
Cuando las operaciones relacionadas con la gestión de pagos y cobros están incluidas en el programa de software financiero que utilice la empresa, esta tarea se simplifica y se realiza de manera más eficaz. No olvidemos que los módulos financieros pueden extraer automáticamente de las facturas la información necesaria para el período correspondiente y preparar la declaración en base a estos datos.
Presentar la facturación anual de acuerdo con el IFRS
Todas las empresas que cotizan en Europa están obligadas a publicar su informe anual de acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), también conocidas por sus siglas inglesas IFRS (International Financial Reporting Standards). Estas son normas internacionales que deben reflejar el valor actual de las acciones y otros activos. Ciertas características de diseño del informe también son impuestas por el IFRS.
Esta situación, en la práctica, viene significando que, debido a los exigentes requisitos que se establecen en el IFRS, las empresas suelen tener que dedicar mucho tiempo a la elaboración del informe anual; y, además, es bastante habitual que dicho informe contenga fallos, lo que obligaría aquellas a elaborar un nuevo informe corregido.
Un programa de software de gestión financiera que incluya un módulo que siga las pautas del IFRS, avisará y evitará que se publiquen aquellos informes que no cumplan con todos los requisitos. Por lo tanto, el módulo anticipará dónde está el error para que pueda ser corregido antes de la publicación del informe. Esto significa una gran ayuda para las empresas que, gracias al software, optimizarán su gestión y mejorarán su productividad.
Atención: la funcionalidad de finanzas internacionales es especialmente importante para cierto tipo de empresas y dispone de distintas posibilidades. Para facilitar el análisis de requisitos para la búsqueda de un sistema financiero TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema financiero: funcionalidades clave. En este digiBook se encuentran todas las funcionalidades y sus posibilidades en un formato clicable que permite seleccionar qué es lo que realmente necesita su empresa y con qué prioridad.
¿Por qué hay que incluir la gestión de compras y ventas en el balance financiero?
Muchas empresas quieren tener la documentación de compras y ventas enlazada a la contabilidad. Hay dos grandes beneficios funcionales derivados de esta oportunidad que brinda la tecnología: que no hace falta esperar a tener las facturas “físicamente” para poder sacar un balance, y que la contabilidad se actualiza a tiempo real.
Atención: en general, los empleados de compras y ventas no registran las ofertas y contratos inmediatamente en el sistema financiero. Antes, suelen hacer uso de un sistema CRM. En la Guía de CRM hay una comparación de distintos softwares para aquellas empresas que se están orientando (también) acerca de un paquete de CRM.
Estar al tanto de las ofertas y de los contratos firmados
Cuando un comercial envía una oferta o cuando se cierra un contrato con un cliente, es importante que el departamento financiero tenga acceso a los números y al resto de información clave de la operación. El momento del proceso desde el que esta información proporcionada por el departamento comercial esté disponible para finanzas dependerá de la política de cada empresa, pero, en general, la norma suele ser: lo antes posible.
La razón para involucrar al departamento financiero desde el principio es que es el único departamento que tiene una visión completa de las finanzas corporativas. Los empleados de finanzas conocen qué ingresos y costes corresponden a toda la empresa y pueden responder a ellos. Generalmente, en las empresas en las que los comerciales pueden ajustar los precios libremente, es importante que el departamento financiero sepa a tiempo, por ejemplo, qué descuentos se les ha ofrecido a los clientes, o qué condiciones de pago se han establecido en la operación.
Puede ser que un comercial haga una oferta con un 10% de descuento para un gran cliente. Esto puede ser perfectamente legítimo si la política comercial lo contempla, y si el cliente va a rendir mucho a largo plazo. Pero, aun así, el departamento financiero debe estar al tanto de este movimiento comercial lo antes posible para poder comprobar si este descuento pudiera tener consecuencias para el equilibrio financiero a corto plazo. Si, como consecuencia de esa comprobación, el resultado del balance fuera negativo, la empresa podría decidir (quien estuviera legitimado para ello), por ejemplo, no dar más descuentos por el resto del año.
La comunicación entre los departamentos de ventas y el financiero puede ocurrir de diferentes formas. Generalmente, las formas más eficientes son con una conexión del módulo de ventas con un sistema CRM, o un sistema financiero con una integración con un módulo de ventas.
Recuperar la documentación de compra
Además de los ingresos, también es importante que el departamento financiero tenga una visión en tiempo real de los costes, es decir, lo que se está gastando. Estos costes pueden ser de materiales o productos, pero también puede haber otros costes para poder prestar el servicio o entregar los productos, como los costes de subcontratación (outsourcing).
Una gran parte de la información sobre los costes procede del departamento de compras o de la gestión de aprovisionamiento. Este departamento se ocupa de comparar cuáles son los mejores proveedores y de adquirir los materiales y servicios. Al igual que el departamento comercial, el departamento de compras debe informar continuamente al financiero sobre lo que se ha comprado, o lo que se planifica comprar. En este caso, también se suele escoger hacer una conexión entre sistemas, o integrar un sistema financiero con un módulo de compras.
¡Consejo! Para hacer que la comparación de los distintos proveedores sea más fácil, muchas empresas usan un sistema de gestión de relaciones con el proveedor (Supplier Relationship Management, SRM). En la Guía ERP se explica qué tipo de empresas pueden sacar provecho de un sistema SRM.
Finalmente, en un sentido más amplio, los costes de personal también pueden ser vistos como “compras”. De ahí que también generalmente se escoja hacer una conexión con un paquete de gestión de nóminas, o con un paquete completo de RRHH. De esta forma, se pueden volcar los costes exactos de las nóminas.
Funcionalidades extra de un sistema financiero
Empezábamos este artículo afirmando que el sistema financiero era el corazón de la empresa. Pero, siendo esto cierto, también lo es que una empresa es mucho más que su gestión financiera. Hay otras muchas áreas, departamentos, necesidades funcionales, formas de trabajar que, rodean, se conectan y complementan el sistema de gestión financiera.
Las empresas comercializadoras (que operen en entornos B2B y B2C), empresas que trabajan en base a proyectos, y cualquier otro tipo de organización que esté buscando implantar un programa de software para su gestión financiera, pueden tener la necesidad de integrar otras funciones relacionadas y/o complementarias. Algunos ejemplos de estas funcionalidades son:
Además de estos módulos independientes, cada día es más importante para muchas empresas (por el efecto de la globalización) que su sistema financiero esté diseñado para operar internacionalmente. Esto quiere decir, entre otras cosas, que el paquete de software pueda usarse en distintos idiomas, que admita la posibilidad de trabajar con diferentes monedas, que tenga incluidas las legislaciones locales de los diferentes países, así como sus formatos oficiales para la presentación de impuestos y tributos.
¿Cuánto cuesta un sistema financiero?
El precio de un sistema financiero depende mucho de la empresa. Una empresa internacional que también quiere funcionalidades de ERP y una conexión con un paquete de CRM tendrá que pagar mucho más que una empresa local que sólo quiere gestionar todas las facturas y el informe anual.
Un sistema financiero medio para un país y 10 usuarios puede tener un coste que va desde los 50.000€ de implementación y 400€ mensuales para las licencias y mantenimiento. El precio aumenta considerablemente especialmente cuando se requieren funcionalidades extra de ERP. En la Guía ERP se encuentra un ejemplo de costes para un sistema completo de ERP.
Ya hemos hecho mención en los párrafos anteriores de los costes directos (inversión) que supondría la compra, implantación y puesta en marcha de un sistema financiero en una empresa. Pero no queremos finalizar el artículo sin compartir una pregunta / reflexión que debe ser interpretada por cada empresa en su propio contexto, atendiendo a su propia situación: ¿Cuáles serían los costes* para la empresa en el caso de tomar la decisión de no incorporar un sistema financiero, y seguir, por tanto, trabajando de la manera en que se viene haciendo? La respuesta a esta pregunta y las posibles decisiones derivadas de la misma corresponden única y exclusivamente a cada empresa.
*Costes entendidos en sentido amplio: tiempo de trabajo manual, tiempo dedicado a retrabajos por errores fruto del trabajo manual, coste de oportunidad asociado al modo de trabajo manual, etc.