Las empresas que trabajan en base a proyectos proporcionan a sus empleados un trabajo muy variado. Ningún día es como el anterior. Sin embargo, los mismos empleados también se enfrentan a grandes retos. Todos los proveedores, materiales y métodos de trabajo deben estar coordinados perfectamente. Si la persona que lleva a cabo un proyecto se retrasa en algún lugar, por ejemplo, el electricista; esto puede afectar a todo el proyecto. Por tanto, los proyectos deben ser revisados continuamente. Además, cada empresa de desarrollo de proyectos es diferente. Entonces, ¿significa esto que siempre se necesita un ERP a medida? ¿o existen sistemas que hayan logrado en gran medida estandarizar la gestión de proyectos?
Índice:
- Retos
- Pasos automatizados
- Tipo de software adecuado según actividad
- Coste ERP para esta gestión
- Duración de la implementación
Nota: este artículo está dirigido a aquellas empresas que trabajen en base a proyectos y para las cuales, la gestión de proyectos es vital para llevar a cabo su actividad. Hay empresas que, por ejemplo, trabajan en base a proyectos con clientes, como contratistas, constructores de escenarios, ciertas agencias de investigación, etc. A las organizaciones que realizan un proyecto único para su propia empresa (por ejemplo, un proyecto TIC para mejorar los procesos empresariales internos), se les recomienda leer el artículo general sobre la gestión de proyectos, donde el enfoque recae más en la correcta orientación del proyecto.
¿Cuáles son los grandes retos de la gestión de proyectos?
Dentro de muchos sectores se trabaja de una manera u otra en base a proyectos. Además, en la mayoría de proyectos también hay muchos roles y partidos diferentes involucrados. Para un laboratorio de investigación, la gestión de proyectos es muy diferente de la que pueda tener un contratista de un gran proyecto de construcción. Sin embargo, hay algunos retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas que trabajan con proyectos.
Para las empresas que trabajan en proyectos, está claro que es indispensable un sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Sin embargo la pregunta sigue estando, ¿qué sistema ERP es el adecuado? No todas las empresas que trabajan normalmente en base a proyectos necesita un sistema ERP que esté especialmente diseñado para la gestión de proyectos. A menudo, es suficiente con adaptar ligeramente un paquete general. La Guía ERP 2024 contiene una lista de control para ayudar a las empresas a investigar mejor qué paquetes de ERP pueden ser los más adecuados para su caso.
Nota: este texto está dirigido especialmente a aquellas empresas que tiene que planificar y realizar proyectos de forma sistemática y a gran escala. Aquí también se incluye normalmente la parte de producción. Sin embargo, las empresas que no tienen tanta planificación o producción suelen tener que gestionar los documentos que están relacionados con los proyectos. Por tanto, también es interesante para estas empresas que miren la integración con un sistema de gestión documental con funcionalidades para la documentación de proyectos.
Los diferentes pasos (automatizados) en el proceso del proyecto
Entre el primer contacto con el cliente y la entrega de un proyecto hay todo un trayecto. Independientemente del sector, el tipo de trabajo o cliente, hay una serie de pasos que se repiten. Los retos que conllevan estos pasos piden frecuentemente herramientas específicas y software de automatización.
1) De las ofertas al acuerdo
El primer paso en la gestión de proyecto es el proceso de venta de un proyecto. Muchas veces, cuando la elección de un artículo (fabricación o ensamble por stock) se hace de forma relativamente simple por parte del cliente, es diferente para cerrar un contrato de proyecto. Se trabaja en base a las ofertas que después de (a menudo, largas) negociaciones son aceptadas, rechazadas y revisadas.
Cuando se hacen las ofertas, es importante saber qué información se usa exactamente para ello. En el caso de los servicios, con frecuencia, se trata de una estimación del precio de coste esperado de las horas de trabajo y del material necesario. Aquí también se incluyen el precio de alquiler de elementos externos como una grúa para trabajos de excavación o un servicio portátil.
Importante: a mayor diferencia que muestra el trabajo basado en proyectos en comparación con los productos y servicios estándar es la imprevisibilidad de los costos que a menudo se asocian con un proyecto. Hay una gran posibilidad de que se presenten diferentes ofertas en la mesa durante las negociaciones. En este caso, es importante que el sistema ERP también tenga un buen control de versiones para los documentos.
Para las empresas que (también) hacen desarrollo y producción, como los proveedores en la construcción, hay otros dos elementos extras presentes en las ofertas: como el coste de las materias primas y el de la tecnología de la producción. Habitualmente, el cliente puede elegir entre diferentes materiales y especificaciones para, por ejemplo, una mesa a medida, y, por tanto, esto influye en la oferta. Por ejemplo, una mesa enorme de roble con un diseño personalizado (de acuerdo con una técnica difícil) hará que sea más cara que si es un modelo estándar de una madera de calidad menor. Los deseos de desarrollo y producción del cliente para las partes de los proyectos suelen estar en diseños técnicos en un programa específico de dibujo o de diseño, como el programa CAD. A través de una integración con el sistema ERP, estos programas proporcionan unas especificaciones técnicas exactas, a esto también se le conoce como modelado de información para la construcción (BIM, Building Information Modeling). De esta manera, el precio de coste de las partes del proyecto se pueden calcular de forma exacta. La Guía ERP 2024 proporciona una vista general de las posibilidades de integración entre paquetes de ERP y programas de diseño.
2) Establecer una planificación del proyecto
En cuanto se llega a un acuerdo para un proyecto, ya se puede empezar de verdad. Independientemente de tomar decisiones (más pequeñas), ahora el cliente no tiene mucha influencia en el avance del proyecto. Sin embargo, para el contratista es cuando realmente empieza el proyecto. La primera tarea del contratista se centra en el establecimiento de una amplia planificación del proyecto. Esto empieza en base de lo que se conoce como el triángulo de la planificación del proyecto. Los tres elementos de este triángulo son: tiempo, recursos y materiales.
Con la planificación de un proyecto salta inmediatamente la idea del tiempo. En este sentido, la planificación del proyecto empieza ya por la proposición de una oferta. Aquí ya se da una indicación de la fecha de entrega de un proyecto. Se puede hablar de una fecha límite fija o de una fecha final más abierta para la finalización del proyecto. En algunos casos, no se espera realmente que esté acabado realmente el trabajo en la fecha final. Este último caso se da a menudo en las investigaciones arqueológicas, donde el campo de trabajo está limitado a, por ejemplo, una semana, independientemente de cuántas piezas interesantes (objetos arqueológicamente importantes) se descubran en una semana.
A menudo, la planificación detallada del proyecto se muestra con ayuda de los Diagramas de Gantt (Gantt Charts) en los programas de gestión de proyecto. De esta forma, se planifican tareas específicas (tiempo), se añaden personas y herramientas (recursos) y se determina qué inventario debe obtenerse para la empresa (material). La gran ventaja del Diagrama de Gantt es que el sistema de planificación permite que se muestren visualmente distintos procesos y tareas a la vez. Además, también pueden añadirse descripciones detalladas a las tareas.
Un diagrama de Gantt se percibe a primera vista como una tabla de Excel. Sin embargo, este es un método relativamente avanzado para hacer la planificación de proyecto. De esta forma, el sistema puede conectarse directamente con la planificación de la capacidad de una empresa, o la gestión de inventario. No obstante, también hay ciertos puntos de los que hay que estar pendiente al usar el diagrama de Gantt. En la Guía ERP 2024 se descubre cuáles son las ventajas y las desventajas del sistema de planificación y se proponen algunas alternativas.
Al trabajar con proyectos también es importante que la planificación sea flexible. Las circunstancias imprevistas surgen regularmente, por lo que el horario debe ajustarse constantemente. Sobre todo lo hacen aquellas empresas que dependen de artículos, herramientas o personal externo para su producción o servicio. Algunos ejemplos de esto son: una materia prima que se suministra más tarde o un especialista que trabaja más tiempo del planeado en otro proyecto. En este caso, es importante que el paquete ofrecido permita volver a hacer cálculos (semi) automáticos.
¡Atención! En este momento, la mayoría de las compañías aún llevan a cabo la planificación de proyectos principalmente dentro de su propia compañía. Los datos de entrega, la información técnica (BIM), la logística y los datos financieros se transfieren a menudo de una forma relativamente manual entre los distintos partners de un proyecto. Todos estos proveedores suelen trabajar cada uno con su propio sistema ERP, que se comunica con el resto con el intercambio electrónico de datos (EDI, Electronic Data Interchange) o con la interfaz de programación de aplicaciones (API, Application Programming Interfaces), o se pasan los datos de forma manual.
Finalmente, pero no por ello menos importante, también hay un control presupuestario involucrado en la planificación del proyecto. A menudo, un cierto precio adicional en la factura con respecto a la oferta original puede justificarse, pero, por ejemplo, un contratista no puede duplicar repentinamente el cargo al cliente. Por lo tanto, en el caso ideal, en el módulo de planificación también se compara el presupuesto con los costes esperados de materiales y recursos. Cuando se conocen los precios estimados, la empresa sabe inmediatamente qué factor de coste parece estar por encima o por debajo del presupuesto. Un coste más alto puede remediarse, por ejemplo, escogiendo material más barato, o se puede compensar con otro factor de coste que costara menos de lo esperado.
3) Asegurar el buen avance del proyecto
En cuanto se ha hecho la planificación, los empleados pueden empezar con las tareas prácticas. Aquí son muy importantes las instrucciones de trabajo detalladas y las listas de materiales específicos o de materiales necesarios. Por supuesto, el personal conoce bien su trabajo, pero, sin embargo, cada proyecto es diferente. Y en un proyecto de construcción, por ejemplo, es muy importante que el operario que se encarga de construir la fachada conozca las especificaciones técnicas exactas de la puerta que se ha hecho a medida, y viceversa.
Un segundo elemento importante en el cumplimiento de un proyecto son los flujos de trabajo (workflows). A menudo, hay mucha gente involucrada en un proyecto, tanto dentro de una empresa como cuando se trabaja con partners externos. Los ajustes del presupuesto deben ser aprobados por el director comerciar o el cliente, los empleados temporales deben indicar su disponibilidad, los materiales deben registrarse a su llegada, etc. Todos estos pasos deben registrarse de forma minuciosa por la persona correcta, para que el sistema dé una visión general adecuada del avance del proyecto y sepa qué tareas deben realizarse. También se pueden crear alertas en el caso de que se salte un paso.
4) Hacer el balance final y la facturación
Los costes para un proyecto pueden calcularse de forma relativamente precisa al principio, pero en el momento de la entrega se conoce el coste exacto. La medida en la que la factura se ve influenciada depende en gran medida del acuerdo cerrado. En algunos casos se facturan las horas extras o los materiales que hayan costado más; en otros caso, el proyecto se vende al completo y los costes adicionales corren de cuenta del contratista. Por ejemplo: en el campo de la arqueología se factura por metro cuadrado investigado. Si el contratista debe excavar más profundo para desenterrar algo, los costes extra van por cuenta propia. Sin embargo, si se encuentran más objetos arqueológicos de los esperados, después del trabajo de campo, se pueden facturar más horas de laboratorio.
El modelo de facturación será muy decisivo para el desarrollo del módulo financiero del sistema ERP y para las conexiones ocasionales que deban hacerse. Por ejemplo, en algunos casos, los empleados deberán registrar sus horas y hacer ingresos de las declaraciones de los costes ocasionados por los desplazamientos para que se puedan cobrar. Por tanto, es necesaria una conexión con el sistema de recursos humanos (RRHH). Además, a menudo se requiere que todas las desviaciones de una factura estándar estén justificadas por medio de la documentación correspondiente. En este aspecto, una conexión con el sistema de gestión documental podría ser útil. En la Guía ERP 2024 se encuentran las posibilidades de integración de los distintos sistemas.
¡Atención! No solo en el contenido de las facturas es muy diferente según los acuerdos realizados, sino que la forma en que deben calcularse y pagarse también difiere a veces. De esta manera, algunas empresas trabajan con precios fijos y otras con cálculos posteriores. También cambian mucho los esquemas de factura. Por ejemplo, algunas empresas trabajan con facturas compartidas que se pagan a plazo fijo. Por tanto, asegúrese de preguntar con qué sistemas puede trabajar el módulo de finanzas del sistema ERP.
5) Evaluación del proyecto y visión de cara al futuro
Como en cualquier otro tipo de empresa, las empresas en base a proyectos también se benefician bastante de los informes y análisis. Los costes y beneficios de los proyectos son más difíciles de calcular uno a uno que los de la producción de juguetes en masa, por ejemplo. De ahí que, a menudo, haya que optar por una forma de inteligencia de negocios (BI, Business Intelligence) en el sistema ERP. Este módulo coloca en paralelo los costes reales de cada proyecto y lo que finalmente se facturó. De esta forma,los gerentes pueden evaluar en cualquier momento si las tarifas aplicadas siguen siendo rentables.
6) Seguimiento efectivo de la gestión de portafolios
La gestión de portafolios técnicamente no se ve realmente como un paso de la gestión de proyectos, pero está presente durante todo el proyecto. Es una función que es importante sobre todo para organizaciones que trabajan en distintos proyectos a la vez. La gestión de portafolios ayuda a las empresas a tener una visión general del estado de los negocios, con respecto a los diversos proyectos y la medida en la que se influyen entre sí. Piense en un especialista que tenga que trabajar un poco más de tiempo de lo esperado pintando las paredes internas en un edificio y que, por lo tanto, no puede comenzar a tiempo en el otro edificio.
¿Qué tipo de paquete es adecuado para qué actividad empresarial?
Hay una gran variedad dentro de la gestión de proyectos, pero, ¿qué paquete específica es el más adecuado para una determinada empresa? ¿Prefiere una empresa un módulo de planificación independiente? ¿o un sistema ERP especializado en gestión de proyectos? ¿o, incluso, simplemente un sistema de gestión documental para gestionar toda la documentación del proyecto? Aquí se contempla una comparación de estas 3 opciones:
Un paquete independiente para la gestión de proyecto
Hay distintos paquetes independientes para la gestión de proyecto, como ProjectLibre o Microsoft Project. La ventaja de este software es que es relativamente fácil de usar. La desventaja es que es puramente un módulo de planificación. Sin embargo, estos paquetes son cada vez más avanzados, y trabajan con diagramas de Gantt, por lo que pueden añadir muchas capas adicionales a la planificación. Además, es algo común que se conecte con sistemas ERP. De esta forma, se puede integrar inmediatamente con, por ejemplo, la gestión de inventario.
ERP específico para la gestión de proyectos
Este artículo trata específicamente sobre los sistemas ERP específicos para la gestión de proyectos. Para muchas empresas esta también es la situación ideal. Es importante darse cuenta de que no solo la planificación del proyecto debe ser lo único a lo que se dedique el sistema ERP. Un paquete que está desarrollado para la gestión de proyectos también presta atención a todos sus módulos, desde el módulo financiero al de la planificación de la producción, gestión de inventario, gestión de almacenes, logística, gestión documental, recursos humanos, etc. Los proveedores de este tipo de sistemas entienden muy bien que trabajar en base a proyectos afecta a toda la empresa y a todos sus procesos.
También es importante que haya una diferencia entre varios paquetes ERP para la gestión de proyectos. El paquete deberá adaptarse de acuerdo con las actividades específicas de la empresa. El siguiente ejemplo muestra las diferencias en paquetes de gestión de proyectos para la construcción:
Soluciones de sistemas de gestión de documental para gestión de proyectos
En muchas organizaciones que trabajan en base a proyectos la logística, la planificación (de la producción) y la facturación son lo más importante. La gestión documental como sistema aparte tiene en este caso menos prioridad. Los documentos importantes como los relacionados con la facturación, la planificación de la producción, la logística (pruebas de recibo, albaranes, etc.), se almacenan en el módulo que el ERP ha previsto para ello.
Por otro lado, para otras empresas, la planificación de la producción, del inventario y del material es menos importante, simplemente porque no producen ellos mismos. En este tipo de empresas, la gestión de proyectos se centra sobre todo en mantener todos los documentos de los proyectos en orden. Por ejemplo, esto puede ocurrir en bufetes de abogados donde se trabajan los casos en equipo. En este caso, se deben almacenar bien las anotaciones, evidencias, facturas de las horas trabajadas, apelaciones, etc. por proyecto.
¡Consejo! Las empresas que dudan sobre qué sistema se adapta mejor a su situación en concreto, hacen bien en consultar la Guía ERP 2024. En su interior hay una comparación entre los sistemas ERP y paquetes de gestión documental para la gestión de proyectos. Además, EKCIT también ofrece ayuda telefónica a las empresas que desean investigar qué paquetes se adaptan a sus requisitos específicos para la gestión de proyecto: +34 954 040 045.
Costes de un sistema ERP para la gestión de proyectos
El paquete que se escoja influenciará mucho el coste de la gestión de proyecto. Una mínima conexión con el sistema ERP es inevitable, pero hay muchas formas de conectarlos. El precio de la integración del sistema ERP puede variar mucho dependiendo si se hace entre softwares de planificación independientes o el gestor documental para gestión de proyectos con la contabilidad o el módulo de CRM. Dependiendo del proveedor ERP, la conexión se facturará de una manera diferente
Las empresas que se deciden por un sistema ERP que incluye la gestión de proyectos tienen una mayor facilidad para obtener una indicación del precio del sistema. Para la mayoría de los paquetes de ERP para la gestión de proyectos, una empresa debe tener en cuenta unos costes de implementación que van desde los 15.000€. Para las licencias, es normal que cueste entre 150 y 400€ por usuario completo al mes. Estos cálculos se han hecho basándose en el modelo SaaS (Software como servicio) en la nube.
El modelo de precios para una instalación on-premise es algo diferente debido a que las licencias deben adquirirse inmediatamente. Los únicos costos recurrentes son los de soporte y mantenimiento, generalmente alrededor del 20% del precio total de compra por año. En un modelo SaaS, el soporte y el mantenimiento suele estar incluido en el precio de licencia mensual. Sin embargo, en un periodo de 5 años, se puede afirmar que el coste de la nube y el on-premise es comparable. Los jefes de proyecto también pueden encontrar dentro de la Guía ERP 2024 una idea más detallada de los precios e, incluso, un ejemplo de cálculo del precio de un sistema ERP para la gestión de proyectos.
¿Cuánto dura la implementación de un ERP para la gestión de proyectos?
Cada trayecto de ERP es un trabajo duro. Desde la orientación sobre el sistema hasta que esté realmente operacional, las empresas deben contar con que va a durar al menos medio año. En el caso de un sistema ERP específico para una (amplia) gestión de proyectos, este tiempo suele aumentar. Sin contar con la orientación y el proceso de selección para un sistema, una empresa debe tener en cuenta que el tiempo de implementación va de un mínimo de 10 meses a un máximo de 2 años. Es cierto que cada vez más proveedores están optando por la implementación en fases. De esta manera, ya hay un período de transición después de unos meses. Así, la compañía ya puede trabajar con parte del nuevo ERP, mientras sigue utilizando los sistemas antiguos para otras tareas. Esto también es apreciado por los usuarios porque les da más tiempo para acostumbrarse al nuevo sistema. En la Guía ERP 2024 se pueden comparar los tiempos específicos de implementación para los distintos paquetes ERP.
