La gestión de almacenes de forma rápida y eficaz se ha convertido en un punto de interés para las empresas. Un almacenamiento incorrecto supone un mayor gasto y desconocimiento sobre el stock real. El sistema de gestión de almacenes (o SGA, software de gestión de almacenes) puede llevarse a cabo dentro de los sistemas ERP unificando todos los procesos empresariales en un mismo sistema. Sin embargo, también existen soluciones SGA independientes de un ERP completo. Para obtener más información sobre los ERP en los que se integran los sistemas de gestión de almacenes solicite la Guía ERP.
Índice:
¿Qué es la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes hace referencia a Warehouse Management System (WMS), un software que permite conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. En un primer momento, estas aplicaciones solo permitían conocer dónde y cómo se almacenaba el stock. A día de hoy las nuevas versiones permiten obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida.
En el caso de utilizar la aplicación de gestión de almacenes que está integrada en el sistema ERP Dynamics NAV 2018 se tendrá acceso a diferentes funciones según se esté utilizando el starter o extended pack. El objetivo de ambos paquetes sigue siendo el mismo, obtener información directa sobre el estado del almacén. En el caso de los ERP de SAP, el sistema permite que el módulo de gestión de almacenes se encuentre descentralizado. Si se opta por esa opción el ERP transmite al sistema de gestión de almacenes información sobre clientes, materiales y proveedores. Hay que tener en cuenta que los siguientes datos no podrán ser transferidos desde el ERP al WMS:
- Mensajes de actualización
- Información sobre configuración
- Datos de importación o exportación
- Precios de entrega
- Información sobre sustancias peligrosas
Sin embargo, aquellas empresas que necesiten integrar todos estos datos en su sistema de gestión de almacenes tienen aún posibilidades. Algunos proveedores de soluciones informáticas han desarrollado herramientas para aunar todos los datos en el sistema. Puede conocer más acerca de estas soluciones en la Guía ERP.
¿Cómo gestionar el almacén de una empresa con software (SGA)?
El uso de software para la gestión de almacenes permite tener mayor control sobre las condiciones de la mercancía (localización, cuánto tiempo lleva en el almacén…). Según el tipo de negocio que utilice, este sistema permite cambiar el orden en el que se da salida a los productos ya sea por orden de entrada al almacén o por proximidad a su fecha de caducidad. También permite aprovechar el espacio de almacenaje. Al tener datos sobre las medidas del almacén pueden elegir mejor el lugar para cada mercancía.
La utilización de estos programas de gestión pueden llegar a reducir costes ya que evitan el almacenaje excesivo u obsoleto. Incluso si no se dispone de una mercancía en concreto y existe en el stock otra que se ha vinculado como similar, se puede ofrecer como sustitución al comprador, permitiendo así la venta. El uso de estos sistemas optimiza el tiempo de trabajo de los operarios eliminando movimientos innecesarios y errores humanos como pueden suceder durante la preparación de pedidos o en el momento de la recepción de mercancías.
En este sentido el WMS permite observar la trazabilidad, algo fundamental en la industria alimentaria. La posibilidad de rastrear un producto es fundamental para mantenerse en la carrera con el resto de competidores. En el supuesto de que exista la necesidad de identificar una partida que haya que retirar del mercado, esta es la forma de conocer cuál es su ubicación y el recorrido que ha realizado. Algunos de los softwares más avanzados pueden incluir el uso de tecnología de radiofrecuencia para la identificación de la mercancía en lugar de utilizar los clásicos códigos de barras. También pueden incorporar sistemas de reconocimiento de voz que permiten a los operarios la comunicación directa con el sistema de gestión de almacenes.
Inconvenientes principales de los sistemas de gestión de almacenes
Los inconvenientes asociados al uso de esta tecnología se reducen a la fase de implementación del sistema de gestión de almacenes. Un nuevo sistema implica una adaptación. En un primer momento es necesario capacitar a los trabajadores a la gestión de almacenes y la transferencia e introducción de los datos en esta nueva herramienta de trabajo. Para evitar cualquier tipo de contratiempo durante la implementación y adaptación de los usuarios al nuevo sistema de gestión de almacenes es necesario haber realizado un pormenorizado plan de actuación. En el plan hay que contemplar datos sobre el espacio disponible, inventario actualizado y la forma de trabajo empleada en el almacén. Para saber cómo evitar estos inconvenientes y asegurar la correcta implementación del WMS solicite la Guía ERP.
