Las empresas cárnicas tienen ciertas necesidades que no se pueden solucionar con cualquier software ERP de alimentación. Además, dentro del sector cárnico hay que tener en cuenta qué actividad se realiza exactamente. Esto se debe a que, no se necesitarán las mismas funcionalidades para una empresa de granjas y cebaderos que para una de una de despiece, por ejemplo. Entonces, ¿puede digitalizarse un sector tan tradicional? ¿cómo sabe una empresa qué sistema ERP para la industria cárnica escoger?
Índice:
- Entrevista: transformando la carnicería con ERP
- Seguimiento y rastreo
- Previsiones de ventas y planificación de producción
- Gestión central de almacenes, planta e inventario
- Normativa y certificados
- Otras funciones del sector
- Precios de softwares ERP para el sector
Entrevista: transformando la carnicería con un sistema ERP
José Escámez es uno de los propietarios de la empresa cárnica Hermanos Escámez Sánchez. Durante la entrevista nos cuenta cómo usan el software ERP para mejorar sus procesos y cuál es la diferencia con cómo trabajaban hace 20 años:
Trazabilidad desde la granja hasta que llega al cliente final
Algunos sectores requieren una mayor trazabilidad de sus productos, como el sector farmacéutico o el de la alimentación . Dentro del sector cárnico, esta funcionalidad es imprescindible y más compleja que la de otros alimentos. Esto se debe a que toda la información se ha de gestionar de cada animal individualmente. El seguimiento se debe llevar desde que nacen los animales en las granjas y cebaderos hasta que llega el producto derivado del animal al cliente final.
Nota: un sistema ERP genérico puede no ser el más indicado en una industria tan especializada como la cárnica. En la Guía ERP hay una lista de soluciones ERP aptas para el sector cárnico.
Con un software ERP, la comunicación entre las distintas sedes o empresas por las que pasa un animal puede llevar un mejor control de trazabilidad y registro de los procedimientos por los que pasa. Esto es muy relevante por si hay alguna carne que esté en mal estado, retirarla del mercado antes de que sea consumida (aún más por los consumidores). Una infracción de este tipo trae grandes multas y repercusiones para la empresa cárnica responsable y puede ser muy perjudicial (o mortal en algunos casos) para el consumidor.
Nota: en el transcurso del tiempo han ocurrido ciertas crisis alimentarias como en 1996 con la EEB (más conocida como “enfermedad de las vacas locas”) o en 2019 con el caso de la listeriosis en la carne mechada. Es por ello que las empresas le dan cada vez más importancia a la trazabilidad.
La trazabilidad cárnica debe incluir información relevante para llevar una buena gestión de su cadena de suministro. Es decir, se ha de conocer todos los detalles por los que pasa un animal desde que nace hasta que el producto derivado del animal llega al consumidor. Por tanto, de cada producto es necesario conocer por ley:
- Identificación de cada animal desde su nacimiento hasta su sacrificio (con su seguimiento veterinario, alimentación, granja de procedencia, etc.). Parte de esta información se encuentra en los crotales.
- Etiquetado de la carne
- Número de referencia: es el número que relaciona el producto cárnico con el animal o animales de los que procede
- País de nacimiento del animal o animales
- País de crianza o engorde
- País de sacrificio y número de autorización sanitaria del matadero
- País de despiece y número de autorización sanitaria de la sala de despiece
Este etiquetado suele ir con un código de barras GS1-128 (antes EAN-128). Con este código se puede hacer un seguimiento de dónde viene el producto y por dónde ha pasado hasta llegar al consumidor.
¡Atención! Es obligatorio por ley que, aparte de los datos de etiqueta del producto cárnico, también se guarden otros datos durante 3 años. Estos datos están relacionados con la trazabilidad como: los números de referencia de entradas y salidas, la autorización sanitaria del matadero, la empresa que transporta y/o almacena la carne en cámaras frigoríficas antes y después del despiece, las plantas de envasados, los establecimiento de venta final, etc. Con un sistema ERP, estos datos quedan registrados y encontrables ante una auditoría.
¿Cómo se gestionan las previsiones de ventas y la planificación de producción de la carne con el ERP?
Las previsiones de ventas, los pedidos de los clientes y la planificación de la producción son funciones relacionadas entre sí y son de vital importancia para la empresa. Un error en cualquiera de ellos puede dar lugar a un exceso o carencia de productos, pérdidas y retrasos en la producción.
¿Cómo calcular las previsiones de ventas para responder mejor a la demanda de carne?
Dependiendo del tipo de empresa que sea y su público (B2B, B2C, B2B2C) las previsiones de ventas serán diferentes. Estas previsiones sirven para planificar la producción y para generar el inventario suficiente para dar servicio a las necesidades de los clientes, pero que no se exceda (en demasía).
Las previsiones de ventas se basan en los datos históricos y en las ventas anuales. Algunos softwares ERP incluyen un módulo de inteligencia de negocio (BI) para las previsiones. La inteligencia de negocio ayuda a la dirección a tomar decisiones basándose en el historial de ventas de la empresa y en las tendencias. Por ejemplo, una empresa vendió en el mes de diciembre del año pasado un 30% más de jamón ibérico que en el resto de meses del año. Además, la empresa está creciendo y el año siguiente tienen un aumento de ventas del 20% respecto al año anterior. Entonces, cuando haya que calcular la producción para diciembre, el módulo mostrará que hay que tener en cuenta ambos incrementos.
Nota: las previsiones de ventas pueden variar bastante dependiendo de la actividad concreta de la empresa dentro de la industria cárnica. Para poder orientarse mejor para su situación específica puede ponerse en contacto telefónicamente con el centro de conocimiento EKCIT al: +34 954 040 045.
¿Cómo gestionar los pedidos de los clientes?
La producción de una empresa depende de los pedidos de los clientes. Según el tipo de empresa, la carne procederá de la granja, del matadero, del despiece o de la fábrica. Los clientes pueden pertenecer a la industria de la carne (empresas de distribución de carne o empresas que compran carne semi-acabada para elaborar sus productos) o ser clientes finales (por ejemplo, hoteles o restaurantes). Cuando un cliente hace un pedido, dice qué animal o animales quiere, cuánta cantidad y cómo lo quiere. Toda la información del pedido es importante almacenarla en el software ERP tanto para contabilidad, facturación, o por si el cliente repite el pedido. Asimismo, también sirve para poder informar a la planta de despiece o producción de cómo se debe preparar el pedido.
Por ejemplo, una empresa de elaboración de embutidos y salazones cárnicos le hace un pedido a una empresa que tiene granja, matadero y despiece de carne. Cuando el departamento comercial reciba el pedido de la empresa de embutidos, debe registrarlo bien en el sistema de gestión de relaciones de clientes (CRM). Una vez registrado el pedido, la orden de producción pasa a la granja donde, dependiendo del pedido, se escoge un animal y se hace la matanza y el despiece según las necesidades y especificaciones del cliente. De esta forma, la empresa se asegura de entregarle al cliente lo que ha pedido, se sabe de qué animal o animales procede el producto (permitiendo la trazabilidad de la materia prima) y por qué procesos ha pasado.
¿Cómo controlar la planificación de la producción de productos cárnicos con software?
Como cualquier empresa del sector alimentaria, el sector cárnica necesita controlar muy bien su planificación de la producción. Esta sirve para que siempre haya stock suficiente para su venta diaria, pero tampoco en exceso. Por tanto, un módulo de planificación de la producción ayudaría a saber cuántos productos, de qué tipo y cuándo generarlos, para suplir la demanda de carne tratada. En el caso de que la empresa también tenga granja, ayuda a conocer qué ejemplares son los que deberían usarse para que no envejezcan demasiado y tengan una carne jugosa.
No obstante, una particularidad de las empresas cárnicas es que toda la carne que generan a diario no siempre se destina exclusivamente a los pedidos directos de los clientes. Por ejemplo, hay empresas que venden el sólo 70% de la carne despiezada ese día como filetes frescos. Eso significa que hay 30% de carne ‘sobrante’ en el animal. Esta carne a menudo se destina a la elaboración de productos más complejos, como: carne picada, mezclada y amasada, embutido, cocida y ahumada, madurada y en secado, y/o en conserva. En estos casos, las empresas deben hacer una planificación de la carne a transformar para tener esos productos listos para su venta diaria. Además, hay que hacer seguimiento de los productos a tratar para saber cuándo tienen que cambiar de un proceso a otro y cuándo están listos. Los encargados de producción se pueden apoyar en un software que les alerte cuando haya que realizarle un proceso de producción a la carne o cuando toque ponerla a la venta. De esta forma, ningún producto quedará demasiado salado por haberlo quitado tarde de la sala de salazón ni demasiado insípido por haberlo quitado demasiado pronto.
¿Cómo llevar a cabo las ventas a través de internet?
Hoy en día el mundo online está cada vez más presente en todos los negocios. Por eso mismo, hay empresas cárnicas que combinan sus procesos comerciales habituales (en ferias y con un equipo de comerciales que van al cliente), con tiendas físicas y un e-commerce.
En el caso de que las ventas se hagan (también) en una tienda física, es muy probable que la empresa también requiera un terminal de punto único de venta (TPV). Al tener el TPV integrado en el ERP, se actualizan en tiempo real tanto la contabilidad de la tienda física dentro del total de la empresa y el inventario.
Un sistema para llevar los almacenes, la planta y el inventario de carne de forma centralizada
Los productos cárnicos deben seguir una serie de pasos, según sea su destino de elaboración. Si es simplemente materia prima, ha de conservarse de forma distinta que si es un elaborado.
Generalmente, los almacenes del sector están compuestos por distintas cámaras frigoríficas que están a una determinada temperatura dependiendo del producto que guarden. Esto se debe a que, si no fuera así, la carne se pondría mala.
Además, en la industria cárnica, la gestión de almacenes adquiere también un toque de producción. Algunos almacenes actúan como salas por las que la carne pasa por otros procesos y máquinas para transformarse en carne curada, ahumada, embutido, etc. También es posible que, en vez de ser en su totalidad un lugar ocupado para un proceso determinado de producción, tenga distintas salas donde se lleven a cabo distintos procesos o, simplemente almacenamiento.
Debido a la producción en estas salas y su almacenaje, los almacenes se encuentran incluidos dentro de un sistema MES (Manufacturing Execution System). El sistema MES procura sacar el máximo rendimiento posible a las máquinas y almacenes que se encuentran en la planta de producción.
Una vez ya elaborada la carne, se actualiza el inventario y se divide convenientemente para su venta. Muchos de estos productos serán comercializados en palets o lotes. Debido a la trazabilidad que exige la carne, hay que pesar los productos para que quede registrado e indicado en el etiquetado. Esta información ha de quedarse en el sistema por si hiciera falta cualquier retirada de algún producto o animal del mercado.
Un inventario actualizado es vital en el caso de que se tenga una tienda online, por lo que convendría tenerla conectada al software ERP para que no marque un stock equivocado. Sin embargo, hay un motivo aún más importante, la caducidad de los productos. La funcionalidad de gestión de inventario puede avisarnos de cuando un producto está cerca de su fecha de caducidad. De esta forma, no se venderá ningún producto caduco y se puede aprovechar para venderlo cuando esté pronto a su fecha de caducidad a un precio menor.
Nota: hay empresas que sufren (caros) errores con respecto a la recogida de los productos. La Guía ERP proporciona consejos para llevar un control de inventario y almacén óptimo.
¿Cómo cumplir las normativas y conservar los certificados de seguridad y calidad cárnica?
Las empresas de alimentación tienen mucha normativa para controlar la calidad de los alimentos. La industria cárnica, por tanto, también tiene una legislación muy estricta. Estas medidas están impuestas tanto a nivel global, comunitario (la Unión Europea tiene su propia legislación respecto a este sector), nacional y regional. La gestión de calidad la suele llevar el departamento de calidad de cada empresa. Una certificación conocida y una buena seguridad de calidad de los alimentos ayuda a incrementar el valor del producto de cara a los consumidores y evitar sanciones. Los datos necesarios para las auditorías y controles tanto, internos como externos, deben poder encontrarse rápido. Por ello, hay empresas cárnicas que llevan esto con ayuda de un módulo de gestión de calidad y, la documentación pertinente, con un módulo de gestión documental. Ambos módulos se pueden encontrar dentro de un sistema ERP.
A nivel global nos encontramos instituciones estandarizadoras como ISO , como la ISO 22000, de seguridad alimentaria y otras ISO no específicas del sector como la ISO 14001 de medioambiente, la ISO 9001 de calidad o ISO 45001 de seguridad y salud en el entorno laboral. También existe la institución Global Food Safety Initiative (GFSI, Iniciativa Global de Seguridad Alimentaria en español). Las GFSI del sector cárnico tratan procesos de calidad en diferentes fases como:
- AI – para la cría de animales;
- EI – para el procesamiento de productos animales perecederos;
- C – para conversión animal;
- M – producción y empaquetado de comida; entre otros.
Todos estos estándares no son obligatorios por ley, pero hay muchas leyes que se basan en ellos y muestran la calidad de la empresa que los tiene.
La Unión Europea ha impuesto en todos los países de su territorio el Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (APPCC o HACCP, por sus siglas en inglés). Si no se cumpliera, la empresa puede tener graves problemas legales.
¿Sabías que? El incumplimiento de la APPCC se mide en leve, grave y muy grave y puede tener una sanción de hasta 600.000€ y/o cierre temporal de hasta 5 años.
Esta normativa se ajusta según el país y la región, por lo que una carne producida en Galicia tendrá que llevar un control distinto que una producida en Murcia, por ejemplo. Además, la exportación también es muy importante, ya que si la carne es producida para ser enviada a otro país, también debe hacerse, conservarse y distribuirse de acuerdo a la legislación de dicho país.
La normativa a cumplir no varía tanto dentro de un mismo país, por lo que un mismo proveedor podrá tener un software ERP cárnico que sirva para distintas comunidades autónomas. Sin embargo, esto se complica si el ERP es para diferentes países, ya que en ese caso la normativa sí que varía más. Por ello, cuando una empresa exporta carne al extranjero, suele crear una línea de producción (y/o distribución) de la carne de acuerdo con ese país y lo deja todo registrado para demostrar que se ha hecho conforme a las normativas del país de producción y de importación.
Aparte de la legislación y los certificados de calidad, también hay otros certificados interesantes para las empresas cárnicas. Algunos de estos son los certificados Halal (apto para la comunidad musulmana) y Kosher (apto para la comunidad judía); certificado de origen y raza (carne de retinto, kobe, IGP ternera gallega o Angus).
Otras funcionalidades del sector menos comunes
Además de las funcionalidades específicas de un sector, una empresa también suele requerir que se lleven gestiones más comunes como la contabilidad y la facturación. Asimismo, muchas empresas cárnicas tienen varios socios y/o tienen varias sedes y ubicaciones. Por tanto, para gestionar mejor las distintas partes y ser transparentes, hay empresas que optan por buscar un sistema ERP con un módulo de informes.
Otra funcionalidad bastante útil para empresas cárnicas que trabajan con comerciales es un CRM. Con ayuda del CRM, los comerciales pueden hacer un seguimiento de los clientes y sus pedidos, cuando trataron por última vez y, si hay alguna comisión por venta, poder asignársela automáticamente al completar una venta. Parecido al CRM es el portal de proveedores, también conocido como Supplier Relationship Management (SRM), con el cual se puede llevar la comunicación y compras realizadas a los partners desde un punto único.
Para las empresas de distribución dentro de la industria cárnica, es muy importante tanto la gestión de flota como la de ruta. Con la gestión de flota se puede ver qué vehículos están disponibles y la planificación que se tiene para cada uno de ellos (ya sea para su uso o mantenimiento). Así se puede saber cuántos vehículos con cámaras frigoríficas hay disponibles para entregar un pedido y qué capacidad tienen. La gestión de rutas se encarga de establecer la ruta de entrega de forma que sea lo más rápida y eficiente posible.
Costes de un sistema ERP para la industria cárnica
La industria cárnica tiene una gran diversidad de tipos de actividades de empresa. Por tanto, no todas tienen las mismas características y requisitos, y el precio final del sistema ERP varía. Véase que, una empresa que se encarga de producir y tratar carne tendrá que contar con un presupuesto distinto a la de una empresa que se encarga de las granjas y la matanza.
Por ejemplo, una empresa que gestiona toda la cadena cárnica desde las granjas hasta el consumidor con 40 usuarios puede tener un presupuesto para el primer año de 150.000€. Mientras que quizás, una empresa que se encarga sólo de la producción de la carne y con 12 usuarios puede tener un presupuesto inicial de 40.000€. Para poder orientarse mejor para su situación específica puede ponerse en contacto telefónicamente con el centro de conocimiento EKCIT al: +34 954 040 045.