Sistemas de gestión documental en la nube

Los sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción.

Índice:

1. Ventajas del gestor documental en la nube
   1. Precio de un sistema cloud
   2. La mobilidad y la nube
2. Desventajas del gestor documental en la nube

Ventajas de los sistemas de gestión documental en la nube

Los gestores de documentos en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. presentan algunas ventajas importantes que los sitúan como una alternativa real a los servicios on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.. Estos gestores documentales en la nube se están abriendo paso rápidamente en el futuro empresarial.

¿Cuál es el precio de un gestor documental ´cloud´?

Entre todas las ventajas que presentan los sistemas de gestión documental en la nube, el coste suele destacar por encima de ellas. Al desembolso inicial necesario para adquirir un gestor documental, hay que restarle la inversión en hardware. Con la modalidad SaaSEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service). (Software as a Service) la empresa obtiene los beneficios de un gestor documental a cambio de una cuota mensual. De esta forma, empresas que no cuentan con departamentos de sistemas muy amplios no tendrán que preocuparse de garantizar los aspectos técnicos del funcionamiento del nuevo gestor.

La mobilidad y la nube

En un panorama cada vez más descentralizado donde el teletrabajo ha experimentado un gran aumento en los últimos 5 años, la opción de poder acceder a un documento con un dispositivo móvil es un gran avance. Un estudio de AIIM señala que el 81% de los trabajadores acceden a documentos de trabajo fuera de la oficina desde su móvil o tablet. Eso significa que 4 de cada 5 empleados necesitan un gestor documental capaz de proporcionarles la movilidad que requieren diariamente.

Elegir la tecnología adecuada dependerá de las necesidades de la organización en cuanto al uso y contenido de la documentación. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  podrá encontrar una comparativa de los sistemas de gestión documental más utilizados que ofrecen sus servicios en la nube.

Desventajas de los sistemas de gestión documental en la nube

La principal desventaja de los sistemas de gestión documental en la nube es la seguridad. Los documentos de una empresa conforman la base de conocimiento de la organizaciónLa gestión del conocimiento o Knowledge Management administra todo el conocimiento que una empresa tiene disponible, y la creación de datos irrompibles. En el caso ideal, cada trabajador tiene el conocimiento que necesita en el momento adecuado para una realización óptima de su tarea. Es especialmente importante para aquellas empresas que quieren usar una gran cantidad de trabajadores flexibles o temporales. Al documentar bien y hacer accesible el conocimiento de los predecesores o de los empleados con experiencia, los empleados sin experiencia aprende cómo debe proceder más rápido. . Por ello, es importante que el gestor documental en la nube ofrezca todas las garantías de seguridad posiblesLa seguridad en la nube es uno de los aspectos que más se cuidan por parte de los propios proveedores de estos sistemas y entornos. Tanto Microsoft, como Amazon, Google, IBM, Rackspace y otros muchos proveedores de cloud computing, intentan incluir fuertes medidas de seguridad para que el usuario no tenga que preocuparse de este aspecto al utilizar sus servicios.. Mediante fuertes mecanismos de seguridad, el proveedor deberá garantizar que la información almacenadaEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia). y recogida en su sistema no resultará expuesta, dañada o duplicada.

Otros aspectos como la falta de control sobre sus datos también preocupan a las empresas. La tendencia general hasta ahora se basaba en el almacenamiento de gran cantidad de información en las infraestructuras físicas pertenecientes a la organización. Con la contratación de un sistema de gestión documental en la nube, la empresa debe confiar, no sólo que sus datos están seguros, si no que están controlados, organizados y no van a desaparecer. En muchas ocasiones las empresas optan por contratar sistemas de gestión documental ubicados en nubes privadas o híbridas que les aporta la seguridad necesaria sin restringirles la movilidad.

Dado que el cloud computingCloud computing, o computación en la nube, es el acceso y almacenamiento de los datos de trabajo en aplicaciones, servidores y plataformas en la nube. Es decir, a través de internet en lugar de hacerlo en el disco duro de cada ordenador. En una gran compañía, la infraestructura interna puede ser inmensa, incluyendo tanto sistemas on-premise como en la nube, aunque se suele hablar de cloud computing sólo cuando se utilizan aplicaciones que estén completamente integradas en la nube.  desempeña un papel cada vez más esencial en el trabajo de las empresas, las amenazas de seguridad podrán aparecer en los lugares más inesperados. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará las 5 consideraciones más importantes para mantener sus sistemas de gestión documental en la nube lo más seguros posible.