Análisis: estadísticas sobre proyectos de gestión documental
Llevar a cabo con éxito un proyecto de gestión documental no es tan sencillo como a veces se piensa. Pero, ¿cuál es el motivo? En este digiBook se analizan empresas de todo tipo que han empezado un proyecto de software de gestión documental. Proporciona resultados concretos y perspectivas desde la práctica para ayudar a las empresas a prepararse ante un proyecto DMS.
Formato: digital
Páginas: 39
Público objetivo: jefes de proyecto, estudiantes de administración de negocios, gestión de proyecto, entre otros.
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¿Para quién es este DigiBook?
Los sistemas de gestión documental (DMS) juegan un papel central y crucial dentro de muchas empresas. Los proyectos de gestión de información empresarial comienzan, se paran, se han completado con éxito o terminan siendo un absoluto desastre. Conseguir que el proyecto se lleve a cabo con éxito no es tan sencillo como se piensa. Pero, ¿a qué se debe? La investigación sobre este tipo de proyectos sigue siendo escasa. Debido a la carencia de datos concretos, las empresas no consiguen obtener una visión global con la que prepararse bien para un proyecto de gestión documental.
En esta investigación han participado 108 empresas españolas. Se puede verificar que todas las personas que han participado en la encuesta han comenzado un proyecto de gestión documental, y que los datos obtenidos no han sido apenas contaminados. Todas las empresas participantes (108) estuvieron en contacto y/o fueron asesoradas por TIC Portal durante su trayecto de orientación de gestión documental. Posteriormente, se invitó por teléfono a todas las personas de contacto a participar en la encuesta. Por lo tanto, todas las encuestas tienen una alta fiabilidad de los datos, porque ha habido contacto personal con los participantes. Se verificaron los siguientes aspectos: se ha iniciado un proyecto de gestión documental; se trata de una empresa existente; la persona de contacto existe, y la persona de contacto también está directamente implicada en el proyecto de gestión documental.
TIC Portal está diariamente en contacto con empresas que se están orientando sobre sistemas TIC para optimizar sus procesos empresariales – entre ellos, los paquetes de gestión documental. La organización ha investigado a las empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental en el pasado. ¿Cuál fue su experiencia? ¿Qué cuellos de botella se encontraron? ¿Qué hubieran hecho diferente? ¿Cómo ha salido el proyecto? TIC Portal presenta en este DigiBook el resultado de esta investigación. Los resultados pueden ser una interesante fuente de información para las empresas y los estudiantes que vayan a embarcarse en un reto de transformación digital.
- Contexto de la investigación
- Introducción
- Recopilación de datos
- Sectores de las empresas participantes
- Fiabilidad de los datos
- Funciones y roles
- Resultados de los trayectos de gestión documental
- Las 3 funcionalidades más importantes o influyentes para la adquisición de un gestor documental
- Porcentaje de digitalización que se requería realizar para el proyecto de implementación de gestión documental
- Dificultades de cambio en un trayecto de transformación digital
- Cultura empresarial (Change Management)
- Procesos empresariales (BPM)
- Tecnología (Technical aspects)
- Cantidad de demos vistas antes de decidirse por un sistema de gestión documental
- ¿Implementación en la nube, en local o en híbrido?
- Motivos por los que no implementar en la nube
- Motivos por los que no implementar en local
- Estimación de la duración del trayecto de implementación del sistema
- Expectativa de mayor beneficio
- ¿Implementación de software iniciada?
- Implementación iniciada
- Tiempo que se ha tardado en escoger el sistema de gestión documental
- Ayuda de terceros
- Ayuda recibida
- Enfoque de la implementación
- Personalizaciones
- ¿Presupuesto abierto o cerrado?
- ¿Primer sistema de gestión documental?
- Cambio de sistema de gestión documental
- Obstáculos
- Hardware
- ¿Implementación completada?
- Implementación iniciada: Implementación completada
- Duración de la implementación del sistema
- Empresas que han sufrido un retraso
- Expectativa vs. realidad
- Coste
- Coste superior al esperado
- Emoción durante el trayecto de implementación
- Formación del personal
- Consejos de las empresas que ya han implementado
- Implementación iniciada: Todavía implementando
- ¿Cómo está yendo la implementación hasta ahora?
- Empresas que llevan retraso
- Emoción durante el trayecto de implementación
- Implementación no iniciada
- Motivos para no comenzar la implementación
- ¿Oferta recibida?
- Retomar el proyecto
- Las conclusiones más importantes
- Palabras finales
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