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¿Qué es un software modular?
Un software modular es un sistema que se compone de distintas funcionalidades que pueden agregarse según se requieran. De esta forma, solo se paga por lo que se necesita y se utilizará. Los módulos de los que se puede componer el software pueden ser funcionalidades comunes o, en algunos casos, incluir funcionalidades específicas para un tipo de industria.
Con este tipo de sistemas se entiende que las empresas tienen distintos departamentos que se van incorporando al sistema según sea necesario. Los módulos pueden incluirse al implementar el software o un tiempo después, lo que permite una gran escalabilidad. Es decir, proporciona una gran flexibilidad para aquellas empresas que crecen.
Esta escalabilidad es la que permite que las empresas puedan empezar rápidamente con la implementación y estar operativos antes con el nuevo sistema. Por eso, muchas empresas que se decantan por un software modular establecen un plan de implementación por fases. Así, consiguen trabajar rápidamente con los módulos más importantes para su actividad empresarial, y luego ir incorporando el resto paulatinamente.
Si una empresa lo desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a requisitos, aunque la disminución de las funcionalidades contratadas puede estar sujeta a condiciones de contrato. Por ejemplo, una empresa ha firmado por la contratación de los módulos de finanzas, recursos humanos, ventas, CRM y gestión documental durante un periodo de un año. Sin embargo, al pasar un par de meses, se da cuenta de que en verdad no necesitan el software de recursos humanos. Depende de lo que ponga en el contrato, puede ser más rentable mantenerlo o quitarlo. Ya que puede haber una cláusula que diga que si quieres quitar un módulo, hay que pagar una multa de 2000€ y puede que la multa sea más que lo que se paga por el módulo en sí.
Entrevista sobre una implementación de un software ERP modular
Una implementación de software ERP es un proyecto que requiere mucho tiempo y preparación. Por eso, es vital seleccionar a un buen jefe o grupo de proyecto que sea capaz de tomar las decisiones pertinentes teniendo todos los aspectos en cuenta: tanto las necesidades de la empresa como las posibilidades del ERP. En el siguiente vídeo hablamos con Óscar Monsalve, responsable de la implementación del software ERP en el Grupo COPASA. En él, nos comenta cómo han hecho la preparación de la elección de los módulos, cómo se han gestionado para alinear las necesidades departamentales con las generales del ERP y las personalizaciones que han llevado a cabo:
¿Software modulares por packs o elección de módulos a dedo?
Algunos proveedores de software ofrecen sus softwares modulares tanto por elección individual de los módulos como en forma de paquete. Un paquete se compone de una serie de módulos que están relacionados. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un pack de módulos de sistema financiero, CRM, gestión de inventario y gestión de ventas.
¿Sabías que? Cada vez más fabricantes y proveedores ofrecen sus softwares de forma modular. Uno de ellos es Microsoft con su sistema ERP, Dynamics 365. En la Guía de Dynamics 365 se pueden ver los diferentes planes de Dynamics 365, junto con las funcionalidades que incluye y su coste.
El inconveniente de contratar un paquete es que los módulos y sus funcionalidades estarán decididas por el proveedor y no por la empresa cliente. Por esto, habrá paquetes que incluyan módulos que no sean del todo necesarios para la actividad de una empresa. Sin embargo, hay empresas que contratarán ese paquete porque sale más asequible contratarlo así, que escogiendo únicamente los módulos que se necesitan.
A su vez, hay que tener en cuenta que los módulos contratados por paquetes pueden incluir unas funciones y no otras. Si se desea tener todas las funciones de dicho módulo, la empresa tendrá que adquirir el módulo aparte. Por ejemplo, un software de RRHH puede tener un paquete que incluya un módulo de gestión de nóminas. El módulo de nóminas adquirido de forma independiente incluye las funcionalidades de: flujo de validaciones del proceso de la nómina, pero cuando se adquiere dentro del paquete, no lo incluye. Por tanto, si la empresa necesitara cualquiera dicha función, sería necesario adquirir el módulo de gestión de nóminas aparte.
Por ello, es importante hacer un análisis previo de lo que le puede aportar cada módulo y sus funcionalidades a la empresa y qué es lo que se precisa. Por ejemplo, a una empresa que necesita hacer revisiones y mejoras de los documentos con los que trabaja no le sirve contratar un paquete que incluya gestión documental, si no contiene la funcionalidad de control de versiones. En este caso, aunque con el paquete salga más asequible contratarlo así, no conviene porque no se podrá resolver una de las problemáticas de la empresa. Para conocer qué funcionalidades requiere una empresa de un sistema de gestión documental, el centro de conocimiento EKCIT ha creado la Tabla Recopilatoria de Funcionalidades de Gestión Documental.
¿Cuánto cuesta un software modular?
El coste de un software modular dependerá del número de las licencias del software y de los módulos que se han adquirido. Por ejemplo, una empresa puede tener un paquete financiero que incluya informes financieros, gestión de presupuestos, contabilidad, finanzas y RRHH por 150€/usuario/mes.
En el caso de escoger un paquete de módulos, el coste por módulo es inferior que si se adquiere cada módulo por separado. También cabe la posibilidad de combinar la adquisición de un paquete con un par de módulos aparte. No todos los proveedores permiten hacer esta combinación, por lo que es importante preguntárselo al proveedor.
Asimismo, hay que tener en cuenta si el software se implementará en la nube o en local. La diferencia reside en que, si se quiere implementar en la nube, el equipo del proveedor no tiene por qué acudir a la empresa y se ahorra ese coste, además del coste del hardware y de la configuración en local del sistema. En el caso de que sea una implementación en local, cada módulo ha de implementarse en el servidor de la empresa de forma presencial, así como las actualizaciones. También, si después se quiere hacer una ampliación o disminución de módulos, también tendrán que venir, lo cual también conlleva un coste.
¡Atención! Aparte de los costes ya mencionados, a la implementación de un software también hay que sumarle ciertos elementos ocultos. En la Guía ERP se muestran cuáles son los costes ocultos de una implementación de software.
Resumen sobre las ventajas y desventajas de usar un software modular
Ventajas
- Es muy escalable
- Se paga por los módulos que se usa
- No se tienen funcionalidades por defecto que la empresa no va a usar y que ocupan espacio y toman tiempo de implementación
Desventajas
- Si se escoge un paquete de módulos, la empresa puede no tener todas las funcionalidades que se requiere
- Si un módulo que se iba a implementar en una fase posterior resulta ser de mayor importancia de la pensada, no se podrá usar dicho módulo hasta que lo implementan
- Si se escogen muchos módulos sin paquetes, el precio sube bastante rápidamente