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¿Qué es un proceso empresarial?
Un proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización.
¿Sabías que? La primera definición de un proceso empresarial es de 1776. Esta definición la proporcionó Adam Smith, un economista y filósofo escocés. “Un hombre saca el cable; otro lo endereza; un tercero lo corta; un cuarto lo señala; un quinto lo muele en la parte superior para recibir la cabeza; hacer la cabeza requiere dos o tres operaciones distintas; ponérselo es un asunto peculiar; blanquear los alfileres es otra … y la tarea importante de hacer un alfiler se divide, de esta manera, en unas dieciocho operaciones distintas, que, en algunas fábricas, se realizan todas por manos distintas, aunque en otras el mismo hombre a veces realiza dos o tres de ellos.” (trad. propia)
Ejemplos de procesos en empresas
Cada empresa tiene una forma de trabajar, por lo que sus procesos también son distintos. No tiene los mismos procesos una empresa de servicios, que no tiene ningún producto físico que vender, que una cuya actividad es la fabricación.
¡Atención! A continuación se habla de los procesos empresariales de algunos sectores. Sin embargo, los procesos empresariales de dos empresas que se dedican a hacer lo mismo, también varían de una a otra. Esto se debe a que no sólo hay una forma de conseguir sus objetivos. Por lo tanto, cada una estructurará el proceso empresarial según mejor le convenga a ella.
¿Qué proceso empresarial hay en una empresa comercial?
Una empresa comercial necesita llevar a cabo una serie de procesos empresariales para realizar su actividad. Por ejemplo, una empresa B2B de refrescos importa contenedores de refresco. Estos contenedores son transportados por una empresa externa desde el puerto hasta los almacenes de la empresa comercial. Una vez que está en el almacén, la empresa recibe un pedido de un cliente y hace una lista para la recogida del pedido (order picking). El pedido se pone en un palet. El palet con el pedido es recogido por una empresa externa de transporte que lo lleva hasta el cliente. Una vez que el cliente ha recibido el palet de refresco, se le envía la factura.
¿En qué consiste un proceso empresarial en el sector de la producción?
En el caso de una empresa de producción, sus procesos empresariales dependerán de varios factores, como: la materia prima que utilizan y de si fabrican por stock o por pedido.
Véase el caso de una empresa de producción de acero y aluminio que trabaja en base a proyectos. Un cliente le pide que haga 500 puertas y 800 ventanas para un hotel que está construyendo. La oficina técnica prepara los planos y los pasos a seguir por el taller para la fabricación del pedido del cliente. Se comprueba en el almacén si hay material suficiente y se compra el material faltante. En el taller se siguen los pasos indicados por la oficina técnica para hacer los cortes y dar la forma requerida. Para los trabajos con acero, se soldarán y tratarán en un taller distinto dentro de la propia empresa. Sin embargo, para las ventanas que tienen que estar con recubrimiento en polvo, se subcontrata a una empresa para ello.
Una vez estén todas las piezas, se ensamblan y se hace un control de calidad. Se lleva en los camiones de la empresa hasta el cliente. Una vez allí, se comienza con el montaje. Al terminar, se hace un cálculo del coste total del proyecto y se manda la factura al cliente.
¿Qué procesos hay en el área de las investigaciones?
Muchas empresas contratan los servicios de empresas de investigación para pedirles consejo antes de avanzar o continuar con un proyecto. Esto es muy frecuente, por ejemplo, en empresas que se dedican al petróleo y gas.
Los pozos petrolíferos dan muchas ganancias, pero, también requiere un continuo estudio de la materia prima para asegurarse que se puede seguir usando. Por ello, hay empresas que contratan los servicios de una empresa de investigación para que haga una serie completa de pruebas en el petróleo crudo y otras materias primas para la industria petroquímica, de refinería y mezclado.
En este caso, el proceso de una empresa de investigación consistiría en que una empresa cliente realice una solicitud de propuesta. Como respuesta, la empresa de investigación hace una oferta. Una vez que es aceptada, se firma el contrato. La empresa de investigación acude a la ubicación indicada por el cliente para realizar las inspecciones correspondientes y tomar pruebas. Se transportan las muestras hasta el laboratorio de la empresa, dónde se examinan y analizan. El resultado del análisis se pone en un informe. Este informe y los datos son revisados por un equipo interno. En cuanto el informe tenga la aprobación, se le envía a la empresa cliente y se le factura.
Importancia de mapear los procesos para la automatización empresarial
A la hora de automatizar para agilizar y aumentar la eficiencia de la empresa es importante estudiar primero los procesos. Para ello, las empresas deben hacer un mapeo de su metodología de trabajo. En dicho mapeo se deben incluir desde los procesos más grandes hasta los más pequeños. Para mapearlos, hay empresas que se ayudan de un software de blueprint. De esta forma, pueden asegurarse de que se refleja completamente la forma de operar.
Este estudio es muy importante cuando una empresa está pensando implementar o migrar a un nuevo software. Una empresa que no conoce sus procesos, no será capaz de trasladarlos correctamente al nuevo sistema. Si esto ocurriera, la automatización traería más dolores de cabeza que soluciones. Además, al analizar sus procesos, las empresas ven dónde están tardando más o en qué suelen darse más incidentes. Así, la empresa puede mejorarlos. Por ejemplo, evitando pasos innecesarios o poniendo herramientas para agilizar algún paso de un proceso.
Las organizaciones también deben tener en cuenta que cada vez hay una mayor colaboración entre los distintos departamentos. Esta característica también debe reflejarse en el mapeo de los procesos. Por ello, cuando una empresa configura los flujos de trabajo dentro de un software, debe pensar en todos los departamentos que estarán involucrados.
Procesos de negocios con software
Hoy en día casi todas las empresas, incluso las que están empezando, utilizan software para gestionar su actividad. A la hora de implementar un software, es importante ver que el software se puede ajustar a los procesos de la empresa. Algunos de los softwares que tienen una mayor relación con los procesos empresariales son:
El software de BPM para analizar y mejorar los procesos
El primer software que surge al pensar en procesos es el software de gestión de procesos empresariales (BPM, Business Process Management). Este software se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por tanto, este software ayuda con la mejora continua de los procesos. Se usa mucho en empresas que trabajan con metodologías de trabajo como Agile, Lean Manufacturing, Scrum.
En la Guía BPM se encuentra una lista de control para ayudar a determinar si una compañía podría beneficiarse de un software de business process management.
El software ERP reúne todos los procesos de los distintos departamentos
El software ERP es el sistema empresarial central. Eso significa que en el ERP se encuentran registrados todos los procesos de los diferentes departamentos de una empresa. Este software ayuda con la automatización de los procesos de una organización. Dependiendo del sector de actividad, habrá algunos sistemas ERP que se adapten mejor o peor a los procesos específicos de la empresa. En la Guía ERP se encuentra una lista de cuáles son los softwares que mejor se adaptan a determinados sectores.
¿Sabías que? El sector de actividad de una empresa definirá en gran medida las funcionalidades que se requerirá del sistema ERP. No obstante, que haya muchas funcionalidades no significa que se tengan que adquirir todas. En la biblioteca digital se pueden consultar Premium digiBook que indican las funcionalidades que hay por sectores. Algunos de estos Premium digiBooks son:
Los recursos humanos deben crear procesos ágiles para atender a los empleados
El departamento de recursos humanos tiene que lidiar con muchos procesos que involucran a los empleados. Por ejemplo, el proceso de solicitud de vacaciones. Para agilizar este proceso y que todo quede bien registrado, muchos softwares de recursos humanos incluyen la funcionalidad del autoservicio del empleado. Desde el autoservicio del empleado el trabajador puede solicitar sus vacaciones cuando él desee y puede ver cuántos días le quedan libres. El mánager directo del trabajador o una persona de RRHH aceptará o denegará la solicitud del empleado a través del autoservicio del mánager.
¡Atención! Los autoservicios del empleado y del mánager sólo son unas de las muchas funcionalidades que puede contener un sistema de RRHH. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave se encuentran todas las posibles funcionalidades que se pueden encontrar en un paquete de RRHH. Las empresas que se están orientando sobre los diferentes softwares RRHH del mercado hacen bien en primero analizar qué funcionalidades necesitan para no buscar soluciones a ciegas.
Los procesos relacionados con los clientes deben reflejarse en el CRM
Los clientes están cada vez más presentes en el planteamiento de los procesos de las empresas. Especialmente, en empresas de servicio. Este tipo de organizaciones están muy enfocadas en sus clientes. Un ejemplo de un proceso de una empresa de servicio es el de solucionar las quejas de sus clientes. Para ello, muchas empresas tienen un sistema ticketing dentro del CRM. Con este sistema, las empresas gestionan las quejas de sus clientes para darles una solución lo antes posible.
Importante: dentro de un sistema de CRM hay muchas posibilidades distintas. La empresa no sólo debe tener en cuenta si lo quiere enfocado a ventas, a marketing o a atención al cliente, sino que hay muchas funcionalidades. Para ayudar a las empresas que se están orientando sobre las funcionalidades que necesitan para su futuro sistema de CRM el centro de conocimiento EKCIT ha creado el digiBook Sistema CRM: funcionalidades clave. En su interior se encuentran todas las funcionalidades y posibilidades distintas de CRM.
¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental con los procesos empresariales que contienen documentos?
Algunos de los procesos más importantes en una empresa tratan de documentos. Algunos de estos procesos son el pago de facturas de proveedores o la colaboración con compañeros para obtener el documento final deseado. En el caso de la colaboración, hay que llevar un control de versiones para saber cuál es el documento más actualizado, la gestión de revisión para ver qué cambios se han hecho y por quién. Una vez que se ha terminado el documento y la dirección da el visto bueno, se registra la versión definitiva en el sistema y se le envía al cliente.
Las posibilidades que hay dentro de la gestión documental son muy extensas. Por eso, los paquetes de gestión documental (document management system, DMS) ofrecen muchas funcionalidades. El centro de conocimiento EKCIT ha creado el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades clave. En este digiBook se encuentran reunidas todas las distintas funcionalidades y posibilidades de un sistemas de gestión documental diferentes.
