Organigrama

Índice:

1. Definición e importancia
   1. Tipos
2. Su uso en proyectos de software
   1. Ayuda al proveedor
   2. Visión global de las divisiones

¿Qué es un organigrama y por qué es importante para las empresas?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativaLa estructura organizacional, también conocida como estructura organizativa, es el diseño mediante el cual una empresa ordena sus actividades, procesos y forma de funcionar. Las empresas crean este diseño para visualizar la forma que tienen establecida de lograr sus objetivos. Las estructuras organizacionales sirven para mapear todos los procesos de trabajo y establecer sus flujos de trabajo teniendo en cuenta el rol de los empleados, a la vez que se dictamina una jerarquía. de una empresa. La estructura de recursos humanos de las empresas suele estar formada por áreas, departamentos y personas. La disposición visual ayuda a ubicar las diferentes áreas y departamentos dentro de la organización, y a identificar las funciones y relaciones jerárquicas de las personas. Las empresas pueden entender fácilmente cuáles son las fortalezas y las debilidades de su estructura. Algunos ejemplos: departamentos mal dimensionados, personas mal ubicadas o tareas duplicadas.

Los organigramas sirven también para definir la jerarquía dentro de los departamentos. De esta forma, todos los empleados conocen cuáles son sus funciones, quién es su supervisor y quiénes son sus subordinados.

Los departamentos de recursos humanos tienen en el organigrama una de sus principales herramientas. Al incluir los puestos y las responsabilidades de cada uno de los empleados de la empresa, el organigrama agiliza el trabajo en los casos de necesidad de ampliación de la plantilla o de sustitución de algún trabajador.

Tener un organigrama actualizado es muy importante. Estos organigramas ayudan tanto al equipo de RRHH a realizar los onboardingEl onboarding o incorporación de nuevos empleados comprende algo más que darles la bienvenida. También, es algo más que poner en marcha asuntos prácticos tales como el acceso al software o el uniforme. Durante la incorporación, no sólo se pretende que el trabajador se familiarice con su ambiente de trabajo y su papel dentro de la empresa, sino que también se intenta hacerle sentir cómodo e involucrado en las actividades empresariales. y offboardingEl offboarding es el nombre que recibe el conjunto de procesos relacionados con la salida de un empleado. Unos ejemplos de estos procesos pueden ser las cartas de renuncia firmadas o las compensaciones respectivas realizadas. El offboarding es algo más que la resolución de los asuntos prácticos. También hay que tomar medidas para cesar el trabajo conjunto sin que haya repercusiones o sensaciones negativas., como a los directivos para conocer la situación real de su empresa. Un organigrama desactualizado puede generar decisiones erróneas del equipo directivo. Por ejemplo, no tener actualizado el tipo de jornada de todos los empleados (jornadas completas, parciales, reducciones de jornada por situaciones especiales, etc.) puede influir negativamente en la toma de decisiones asociadas a ERTEs y otro tipo de situaciones de regulación de empleo.

¿Sabías que? Los organigramas son una de las funcionalidades de un software de RRHHEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.. Al introducir o quitar a un empleado en el sistema, el organigrama se actualiza y reestructura de acuerdo a la nueva incorporación o marcha. Sin embargo, no todos los paquetes de RRHHHan sido muchas las compañías que han decidido sumergirse en el campo de los programas de recursos humanos. Algunas de ellas, como Oracle, con su suite Fusion HCM o SAP con SuccessFactors, lo hicieron propiciadas por sus propios sistemas de gestión empresarial y la posibilidad de extenderlos con módulos de gestión de recursos humanos. Este tipo de empresas, suelen incluir dichas funcionalidades a través de extensiones dentro de su software principal (normalmente el ERP). lo incluyen. En la Tabla Recopilatoria de Funcionalidades de RRHHEl digiBook 'Sistema RRHH: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de RRHH en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados. se encuentran reunidas todas las funcionalidades de RRHH. Aquellas organizaciones que se estén orientando acerca de un sistema de RRHH pueden apoyarse en esta tabla. En ella hay listas de control donde indicar cuáles son las funcionalidades que requieren.

Tipos de organigramas que existen

La estructura organizacional de cada empresa influye en el tipo de organigrama que ésta va a utilizar Por esto, existen diferentes tipos de organigrama. No es lo mismo plasmar gráficamente una empresa que tiene sólo en cuenta los niveles de jerarquía de la empresa que una que, también tiene en cuenta el alcance funcional de los diferentes puestos de trabajo.

Los organigramas más comunes son:

• • Organigrama jerárquico (también conocido como vertical): este organigrama es vertical y con forma de árbol. Empieza por el CEO o departamento de mayor jerarquía y, luego, va bajando, distribuyendo de forma subordinada al resto de áreas y empleados. La estructura básica se va completando con ramificaciones en las que se puede apreciar quiénes son los responsables de qué trabajadores. Es muy común que se distribuya por departamentos.

• • Organigrama matricial: este tipo de organigrama combina una organización vertical de la empresa (que representa las áreas y departamentos y funciona más en clave jerárquica), con una visión horizontal (que se ordena en base a las funciones asociadas a los puestos de trabajo, y opera más en clave proyecto). Cada persona tiene una doble posición en el organigrama matricial: la vertical (en qué área y/o departamento está ubicado, y cuál es su jefe y sus subordinados); y la horizontal (en qué proyecto / equipo desarrolla sus funciones).

• • Organigrama horizontal: este organigrama es muy parecido al vertical, pero en vez de construirse de arriba a abajo, se hace de izquierda a derecha. Eso quiere decir, que el puesto/persona de mayor responsabilidad se sitúa a la izquierda y, después, se dispone de forma subordinada el resto de áreas y empleados hacia la derecha.

• • Organigrama funcional o estructural: es un organigrama parecido al vertical, también empieza por el director general de la empresa y luego se ordena según sus funciones generales.

• • Organigrama circular: en su centro se encuentra el CEO o departamento de mayor jerarquía. A continuación, de dentro hacia fuera se dispone un círculo en el que se despliegan el resto de los componentes. Por tanto, cuanto más cerca se encuentre del eje, mayor responsabilidad tiene un puesto de trabajo.

¿Qué papel juega el organigrama en los proyectos de software?

El organigrama de las empresas juega un doble e importante papel en los proyectos de implementación de softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc.. Esto se debe, principalmente, a dos motivos:

Ayuda al proveedor a entender el funcionamiento de la empresa

Para que un software se implemente bien es importante que se ajuste a la empresa. Para ello, el proveedor ha de ser capaz de entender cómo funciona la empresa. Incluso si el proveedor tiene una gran experiencia con otras empresas del mismo sector, los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. y los flujosUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido.  son distintos en cada organización. Estos procesos y flujos han de plasmarse en el software durante su configuración. Dependiendo de cómo funcione la empresa, habrá más o menos personal que intervenga en un proceso. Por ello, el proveedor debe conocer los roles y funciones de los distintos empleados, y el organigrama le ayuda en esta tarea. Esto repercutirá en una mejor adaptación de los empleados y en que se consiga agilizar y automatizar los procesos.

Visión global para dividir las áreas, usuarios y permisos

Gracias al organigrama la propia empresa tiene una visión global y clara de su estructura organizativa y de recursos humanos. De esta forma, a la hora de hacer un análisis de requisitosUn análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta. Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado., el equipo directivo puede determinar fácilmente quiénes son los usuarios claveUn key user, en español usuario clave, son esas personas dentro de una empresa que tienen un papel decisivo en la elección e implementación de un nuevo software. Los key users suelen actuar como representantes de ciertos departamentos, de forma que todos puedan contribuir al avance global de la empresa. Otras denominaciones que pueden usarse para referirse a key user son: SuperUser o User ++. A veces, se les llama también administradores descentralizados. (key user). Estos usuarios clave son representantes de los diferentes departamentos (directores y jefes de área) y tienen la responsabilidad de transmitir qué necesita su departamento del nuevo software.

El organigrama también ayuda a las empresas a determinar qué personas deben obtener una licencia de usuario completoUn usuario completo es aquel que puede consultar y editar los datos de un sistema de software. Un usuario completo no tiene acceso inmediato a toda la información almacenada en el software, solo a aquella a la que tenga derecho de acceso. Además de la diferenciación entre usuario completo y usuario limitado, también están las autorizaciones. Los trabajadores de recursos humanos puede ser, por ejemplo, usuarios completos, pero sólo ven los datos de los trabajadores de los que son responsables. Los datos personales de los trabajadores de los que se encarga un compañero se protegen a través de controles de acceso. y quienes unas de usuario limitadoEl usuario limitado es aquel que puede consultar el software, pero que no pueden hacer ningún cambio (grande). De esta manera, los empleados del departamento de producción pueden, por ejemplo, consultar en el sistema ERP la planificación de la producción, que se encuentra en el módulo de Shop Floor Control (SFC) o control de planta en español. A veces, se les puede ofrecer la oportunidad de completar ciertas tareas que difieren de sus ocupaciones. Sin embargo, un usuario completo tiene más derechos y poderes (a menudo, completos).. Asimismo, también se obtiene una idea más clara de qué personas deben tener acceso a qué datosLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. o documentos. Por ejemplo, un jefe de proyecto no debe tener acceso a las nóminas de los empleados de la empresa. Esta información sólo debe estar visible para los de RRHH.