Una salida agradable de la compañía
El offboarding es el nombre que recibe el conjunto de procesos relacionados con la salida de un empleado. Unos ejemplos de estos procesos pueden ser las cartas de renuncia firmadas o las compensaciones respectivas realizadas. El offboarding es algo más que la resolución de los asuntos prácticos. También hay que tomar medidas para cesar el trabajo conjunto sin que haya repercusiones o sensaciones negativas. Después de todo, es posible que pueda surgir una colaboración valiosa entre ex empleado y empleador después de abandonar la organización.
Es importante, tanto para la empresa como para el ex empleado, que la salida sea fluida y que se mantenga un buen ambiente. Con frecuencia, ocurre que cuando el empleado deja la oficina, la oficina ya no lo considera una persona relevante. Y viceversa, el ex empleado ya no considera al empleador como influyente. Sin embargo, esta forma de pensar de ambas partes es errónea. Un ex empleado seguirá siendo una especie de tarjeta de presentación de la empresa de por vida, y la empresa, una referencia profesional a la que el ex empleado puede referirse.
Software para el Offboarding
El offboarding, al igual que el onboarding, se ejecuta idealmente de acuerdo con un método de trabajo estandarizado. Esto no significa que todos los empleados deban recibir un trato uniforme cuando abandonen la empresa. Lo que quiere decir es que el lado administrativo y técnico se benefician de la automatización. Por ello, es muy frecuente que la funcionalidad de offboarding se encuentre en un paquete de recursos humanos.
Consejo: un paquete de gestión de recursos humanos puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.
La principal funcionalidad del software de offboarding es el manejo administrativo del despedido o pensión. Esta función garantiza la correcta resolución de un contrato de manera uniforme y legal. Gracias a esto la posibilidad de errores se reduce y, por lo tanto, de reclamaciones es menor. Este software también realiza otras funciones como el cierre, el almacenaje o la eliminación legal de otros documentos de personal, como por ejemplo un archivo con datos de contacto. Como función final, este software crea automáticamente los documentos de salida, es decir, un comprobante de pago final y una liquidación anual, comprobante de certificados obtenidos, referencias, etc.
Además de toda esta administración, el software de onboarding también se asegura de que los ex empleados ya no puedan tener acceso ni a las aplicaciones comerciales ni a los sistemas de la compañía. Sin embargo, hay que barajar hacer algunas excepciones con esta exclusión absoluta del sistema ya que, por ejemplo, una persona jubilada puede resultar de ayuda para nuevos empleados a través de la plataforma.
El offboarding sigue siendo un proceso social, sin embargo, el software ayuda a las empresas a acabar bien con los empleados. Por ejemplo, muchos paquetes incluyen una función con un tipo de plan paso a paso para que ambas partes terminen de buena manera. También se pueden generar encuestas de salida en la que el ex empleado pueda dar su opinión. Para los compañeros con trato profesional del empleado se crea un aviso automático acerca de la salida para evitar malentendidos.
La transferencia de conocimiento durante el offboarding
Cuando un empleado abandona una empresa, a menudo se lleva muchos conocimientos de la empresa con él. Por ello, es vital que ese conocimiento se transfiera de manera efectiva al final de la colaboración. Por ejemplo, un empleado que abandona la empresa todavía puede ser requerido para que ayude a su sucesor. El conocimiento puede ser almacenado en sistemas, como el de gestión de documentos o un sistema ERP. Lo más efectivo es que se combinen ambas acciones, tanto el almacenamiento de los conocimientos en un sistema como la presencia del ex empleado para ayudar con la formación del nuevo empleado.
La charla de despedida
Una charla de despedida es lo opuesto a una entrevista de trabajo. Se puede ver como una versión más profunda de la encuesta de salida que se le da al empleado. Es un tipo de entrevista en la que el empleador y el ex empleado presentan las experiencias positivas y, quizás, negativas que han tenido. Esto puede servir de ayuda a ambas partes para mejorar, con vistas para un nuevo trabajo o para tener cosas en cuenta a la hora de contratar nuevos empleados. Esta conversación también es una oportunidad para poner fin a los “cabos sueltos”. De esta manera, se le puede recordar al ex empleado el acuerdo de confidencialidad. Asimismo, se le recuerda al empleador de la protección de datos del ex empleado.
El poder de Alumni
A menudo, a los ex empleados se les conoce como alumni. Esto no es porque suene más positivo, sino porque suele ir acompañado de un contacto permanente y continuo. El hecho de mantenerse en contacto con antiguos empleados tiene dos ventajas principales:
El alumnus puede ayudar a elegir
Los ex empleados conocen la empresa como la palma de su mano. Es por eso que podrían resultar de gran ayuda a la hora de elegir un buen candidato para un puesto vacante. A menudo, los alumni también traen candidatos. Algunas empresas incluso permiten que los ex empleados tomen decisiones sobre los nuevos empleados.
El alumni puede volver a ser empleado
Puede darse el caso de que un ex empleado vuelva a la misma empresa después de un tiempo. Por ejemplo, puede ser que el trabajador se fuera en un principio para asumir un nuevo reto profesional o personal. A veces, después de estudiar algo nuevo o trabajar en un sector completamente diferente, el alumni decide que lo que le resulta mejor a él es regresar a donde empezó.