Integraciones de software: ¿cómo se integran las diferentes aplicaciones?

Hoy en día todo está conectado con todo. Esta necesidad no sólo está en los dispositivos particulares como los móviles. Las empresas requieren que haya un alto grado de interoperabilidad entre sus aplicaciones para no perder detalle. Sin embargo, muchas de estas aplicaciones están desarrolladas en lenguajes diferentes. Entonces, ¿es posible integrar siempre las distintas aplicaciones de software?

Índice:

1. ¿Qué es una integración de software?
   1. Diferencia entre conectar e integrar
   2. ¿Se puede integrar siempre?
   3. Objetivos de la integración
2. Tipos de integración
   1. De punto a punto
   2. Hub and Spoke
   3. Topología bus
3. Ejemplos de integraciones
   1. ERP y CRM
   2. Calidad y Gestión documental
   3. E-commerce y ERP
   4. Otros ejemplos
4. Consejos

¿Qué es una integración de software y para qué sirve?

La integración consiste en conseguir que distintos softwaresUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real.

Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un procesoUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. en el que participan varios departamentos. Para que estos procesos fluyan bien, las distintas aplicaciones se tienen que hablar entre ellas. Por ejemplo, una empresa puede tener un software ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. para gestionar sus proyectosA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto. en el cual los empleados registran sus horasEl registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley. Este control de las horas ya lo hacían muchas empresa debido a su actividad, en la que, por ejemplo, necesitaban llevar el registro de horas para poder facturar a sus clientes. Algunos ejemplos de estas empresas que ya registraban las horas o a las que les ha ayudado a gestionar su actividad son las que trabajan en base a proyectos y las de servicios.. Entonces, necesitan integrar el ERP con el sistema de nóminasUn software de nóminas sirve para generar las nóminas de los empleados. Con este software se puede: almacenar y gestionar los datos de los empleados; calcular y emitir las nóminas; elaborar e imprimir cheques; administrar impuestos; gestionar fechas clave y de otros trámites administrativos comunes; depositar directamente los cheques en la cuenta bancaria de los empleados; deducir automáticamente; gestionar planes de pensiones.; gestionar el finiquito; entre otras. para que éste tenga ya las horas trabajadas de cada empleado y, así, generar las nóminas automáticamente.

Una de las integraciones más comunes es la que se realiza entre sistemas genéricos (como sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. o el ERP) y sistemas Best-of-breedBest of Breed es un software que ha sido desarrollado para optimizar una actividad empresarial específica. Se trata de aplicaciones que están especializadas en un nicho. Por ejemplo, registro de tiempo o control de trazabilidad de ingredientes o materiales. A este tipo de software también se le suele conocer con el nombre de best of feature. (BOB, sistemas especializados). Los BOB son soluciones nicho. Es decir, han sido especialmente diseñados para realizar una función en concreto.

Sin embargo, si estos sistemas no están integrados con otros sistemas, es muy probable que se tenga que duplicar la información. Eso significa que por cada sistema donde se requiera un dato, se tendrá que escribir dicho dato. Por ejemplo, una empresa tiene un sistema especializado para la gestión de almacenesLa gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida.. Parte de la información que hay ahí es sobre qué artículos hay y en qué cantidad. Esa misma información la puede requerir un comercial que está trabajando desde el ERP para cerrar un pedido de un cliente. Si tiene que estar yendo de un programa al otro para comprobar la información, esto puede causar fallos por leer mal, pérdidas de tiempo, etc. Por lo tanto, puede afectar a la venta y perjudicar a los ingresos. Estando integrados el ERP y el sistema de gestión de almacenes, el comercial podría ver directamente desde una misma interfaz si el artículo que requiere el cliente está disponible y en qué cantidad.

No es lo mismo conectar que integrar

Muchas veces, los términos “conexión” e “integración” se usan indistintamente. Esto es un error, no es lo mismo conectar sistemas que integrarlos. La conexión de 2 sistemas implica que ambos sistemas operan paralelamente. Cuando los sistemas se conectan, se puede obtener información del otro sistema, pero hay que hacer la petición o se vuelca periódicamente.

Integrar dos sistemas es más complicado de conseguir, pero puede ser más útil. La integración de dos sistemas implica que la información que se rellena en un sistema es la misma que aparece en el otro sistema. Por lo tanto, con una integración, la información siempre se encuentra disponible y actualizada.

¿Se pueden integrar siempre los sistemas?

Por muy útil que sea una integración, conseguir que funcione al 100% también es muy difícil. Entre sistemas del mismo fabricante, esto suele ser fácil. Pero si los sistemas son muy antiguosUn sistema legacy (del inglés legacy system) o sistema heredado es aquel software que ya ha llegado a su fin de vida. Es decir, el sistema legacy es aquel que ya no tiene mantenimiento, ni soporte, ni recibe actualizaciones. Una vez que el sistema llega a su fin de vida útil, se convierte en un sistema legacy. Además, los fabricantes y proveedores de la solución ya no dan mantenimiento ni servicio. Por tanto, el sistema queda a total responsabilidad de la empresa. Con un buen equipo informático, se puede conservar el sistema durante un tiempo, pero una empresa no puede ni debe quedarse con un sistema legacy por siempre.   (sistemas legacy) y/o son de diferentes fabricantes, cada sistema tendrá su propio código. Eso hace que la comunicación no siempre sea del todo posible. Los proveedores de las diferentes soluciones tienen que ponerse en contacto para poder crear una forma de conectarse. Por ejemplo, desarrollando una APIUna interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface, API) hace posible que haya una interfaz entre sistemas. Se encarga de que las peticiones de una aplicación se comuniquen eficientemente a la otra. La aplicación solicitante consigue acceso a la información o funcionalidad de la otra. que permita la conexión de ambos sistemas. Por tanto, esto implica un mayor coste.

Importante: la gestión de las API’s para la integración de los sistemas necesita mantenimiento. Este mantenimiento sirve para que la integración siga siendo posible cuando se realicen actualizaciones de los distintos sistemas. Si no se hiciera dicho mantenimiento, la integración podría dejar de funcionar en caso de actualización de alguno de los sistemas. Por ejemplo, una empresa no tiene apuntada qué API’s ha creado para integrar sus sistemas a su sistema de gestión de contenido (CMS). Si actualiza el CMS para obtener una nueva versión, puede perder alguna API porque no sirve con la nueva versión de su CMS. Por tanto, podría tardar en darse cuenta y, mientras tanto, el sistema que integraba dicha API no está alimentando al CMS de la información o función que necesita.

Para facilitar las integraciones, cada vez más fabricantes crean API’s estándares, que ellos mismos mantienen, para que sus productos se puedan integrar con soluciones muy comunes de otros fabricantes. Por ejemplo, hay muchas empresas que usan Microsoft Office 365Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace.. Por ello, hay otros fabricantes que crean conexiones con Office, para que las empresas puedan usar su software y Office 365. Un caso en el que se ve es en las soluciones de BILa Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc. de SAP, tanto SAP Analytics CloudSAP Analytics Cloud (SAC) es una herramienta en la nube de inteligencia de negocios (BI), predicción y planificación analítica. Es decir, esta solución no sólo ayuda a visualizar la situación actual de la empresa, sino que también permite realizar predicciones y planificaciones estratégicas empresariales con ayuda de la inteligencia artificial (AI) y del machine learning. como SAP BusinessObjectsSAP BusinessObjects BI Suite (SAP BO) es una plataforma on-premise de SAP de inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI) para la creación de informes, visualización en cuadros de mando, exploración y análisis de datos empresariales. Para conectarse con las diferentes fuentes y bases de datos (de dentro y de fuera del entorno SAP), SAP BusinessObjects lo hace a través de Data Services (servicios de datos) o de la herramienta Information Design Tool (IDT). La IDT es una herramienta de diseño de universos. Gracias a estas herramientas, el usuario puede interactuar con los datos sin que necesite saber de lenguaje SQL, ni de qué base de datos proceden, ni qué estructura tienen. tienen integraciones con Office para que las empresas puedan hacer uso de Excel para sus informes.

Otra solución a la que han llegado los fabricantes de software es el uso de los data servicesUn data service (servicio de datos) es una plataforma middleware que funciona como capa de almacenamiento y estructuración de datos procedentes de diferentes fuentes. Es decir, un data service sirve para extraer los datos de las distintas fuentes y almacenarlos en una ubicación central, donde se les proporciona una estructura basada en entidades como: dirección; nombre; apellido; teléfono; etc. Las distintas fuentes de datos pueden ser: base de datos, softwares, web services, internet de las cosas (IoT), servidores, etc.. De esta forma, los datos que proceden de distintas fuentes se organizan de una forma común que puede ser usada por los distintos sistemas. Algunos de estos data services son: Microsoft DataverseMicrosoft Dataverse, antes conocido como Common Data Service (CDS), es un data service que almacena y estructura datos empresariales de procesos y aplicaciones interconectadas dentro de la Power Platform de Microsoft. Las aplicaciones del entorno Microsoft pueden recopilar sus datos centralmente en Dataverse, lo cual sirve para evitar duplicidades de datos y crear aplicaciones, generar informes, establecer flujos de trabajo, entre otras funciones sin tener que ir importando datos., SAP Data Services, Adobe Experience Platform, etc.

¿Cuáles son los objetivos de la integración?

Integrar sistemas puede ser muy útil, pero para hacerlo es necesario saber qué objetivo es el que hay detrás de dicha integración. Los objetivos de la integración puede ser:

• Integración de datos: cuando el objetivo es el de integrar los datos, eso quiere decir que se busca mejorar la calidad y disponibilidad de los datos. Por ejemplo, los datos de contacto del cliente que pide un producto en una tienda web se actualizan en el CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente., el ERP y el sistema financieroLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados.. Además, esta integración permite generar informes integrales. Por tanto, con sólo pulsar un botón, se muestra una ficha completa del cliente sin tener que acceder a todo tipo de aplicaciones diferentes.
• Integración de procesos: la integración de los procesos debe tener como objetivo el seguimiento y la optimización de este tipo de procesos globales de los departamentos y/o de las aplicaciones. Por ejemplo, el pedido que se realiza a través de la tienda web desencadena una reacción en varias aplicaciones de la empresa. A estas reacción se le aplican todo tipo de reglas de negocio y se inician varios subprocesos (generación de la factura, actualización del stock, etc.). Pero, ¿qué formas hay de integrar? ¿cómo se puede conocer el estado del proceso cuando éste se desarrolla en varios departamentos o aplicaciones? ¿quién espera a quién?

¿Qué tipos de integración hay?

Dependiendo de los sistemas y de la cantidad de ellos que se vayan a integrar, las empresas suelen escoger una forma de integrar u otra. A continuación se muestran las formas de integración más comunes:

Conexión de punto a punto (point-to-point)

Este tipo de integración se consigue estableciendo una conexión doble entre cada sistema que se necesita integrar. Es decir, entre cada sistema hay 2 conexiones, una que va del sistema A al sistema B, y la otra conexión va del sistema B al sistema A. Por tanto, el número de conexiones finales será n2, siendo “n” el número total de aplicaciones a integrar. Se hace un cambio en el código fuente de cada aplicación para realizar las modificaciones necesarias para lograr la integración. La desventaja de este tipo de integración es que si no están bien planificadas pueden surgir problemas de escalabilidad y mantenimiento, afectando al desempeño de la integración de los sistemas. Además requiere bastante tiempo de desarrollo de las conexiones.

Hub and Spoke

La integración Hub and Spoke también es conocida como EAI brokers (EAI, Enterprise Application Integration, integración de aplicaciones empresarialesLa integración de aplicaciones empresariales (EAI, Enterprise Application Integration) es una estrategia para integrar las diferentes aplicaciones y fuentes de datos de una empresa de forma ordenada y segura.). En este tipo de integración, las diferentes aplicaciones se conectan al middlewareUn middleware es un software que permite que las aplicaciones de un sistema se comuniquen entre sí y, también, con otros paquetes de software, con el sistema operativo y con elementos hardware. Es, por tanto, un software que se encarga de conectar entre sí otros software para que éstos interactúen cuando se necesite, produciéndose un traspaso de datos de uno a otro. conocido como broker, que hace de administrador central. Por tanto, no se comunican directamente entre ellas, sino que el broker transforma los mensajes de acuerdo al formato que necesita la aplicación de destino. Esto hace que las modificaciones en las aplicaciones sean menos invasivas. La desventaja con este tipo de integración es que, al ser un punto centralizado de conexiones, si hay un fallo o caída, deja de funcionar la integración por completo.

Integración en topología bus

Este tipo de integración sigue el modelo publicador/suscriptor (publish–subscribe pattern). Todas las aplicaciones tienen un adaptador que transforma los datos y los enruta a la aplicación de destino. El envío del mensaje se hace a través de un punto central (conocido como bus o backbone) al que están conectadas todas las aplicaciones. Luego la información llega hasta la aplicación de destino, la cual lo traduce con ayuda de su adaptador propio. Por tanto, el flujo sería el siguiente: la aplicación que tiene la información (publicador) modifica los datos para que puedan viajar por el bus. Luego, la información llega a la aplicación de destino (suscriptor), la cual la traduce a su idioma con ayuda de su adaptador. La desventaja de este tipo de integración es que no va bien cuando hay muchas aplicaciones que se deben integrar. De hecho, cuanto más grande es la red de aplicaciones, peor desempeño tiene la integración. Esto se debe a que el backbone tiene que ser capaz de transformar los mensajes de los distintos sistemas en un formato común que a su vez sea modificable por cada adaptador. Esto supone mucha codificación que, llegada a cierto punto, puede ser insostenible debido a todas las modificaciones realizadas.

Una de las formas de integración en bus más conocidas es la infraestructura basada en ESB (Enterprise Service Bus, bus de servicio empresarial). La infraestructura basada en bus forma parte de la arquitectura SOA (Service Oriented Architecture, arquitectura orientada a servicios). Esta infraestructura es muy utilizada en empresas cuyos web servicesUn servicio web, web service en inglés, es una tecnología que sigue un conjunto de protocolos y estándares que sirve para intercambiar datos entre diferentes sistemas. se multiplican y necesitan tener rápidamente conectores para integrar las distintas aplicaciones.

Ejemplos de integraciones de sistemas empresariales

Las integraciones se encuentran entre sistemas empresariales muy distintos. Sin embargo, hay algunas integraciones que se dan con más frecuencia que otras. A continuación se encuentran algunos ejemplos de integración de sistemas en empresas:

La integración del ERP con CRM para mejorar la experiencia del cliente

Es muy común encontrarse que se integre un sistema CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente. con un sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros.. Especialmente, en aquellas empresas que están muy enfocadas al cliente, como las que prestan serviciosUn software ERP para el sector servicio tiene que estar preparado para poder prestar el servicio al cliente en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. Esta cualidad es independiente de la actividad de la empresa. El cliente lo quiere todo lo antes posible, al menor precio y con la mejor calidad. No obstante, esa no es la única preocupación de las empresas del sector servicio., las que fabrican por pedidoLa fabricación por pedido (MTO, Make To Order) consiste en producir un producto bajo pedido. Por lo tanto, no se trabaja con un inventario fijo. Sólo cuando llega un pedido, se le piden los materiales necesarios para la producción a los proveedores. También, aquellas empresas que no producen realmente, pero que realizan algunos ajustes pequeños en la mercancía, tienen su propia variante de MTO, llamada ensamblaje por pedido (Assemble To Order, ATO). o las que trabajan en base a proyectosA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto..

Por ejemplo, las empresas de telefonía tienen un amplio equipo de atención al cliente. Estos empleados deben tener acceso tanto al CRM para poder tener la información cuando entra y la del ERP para ver los contratos, acceder a las facturas, etc. Si tuviera que estar iniciando sesión en uno y en otro durante la conversación telefónica, el enfado del cliente aumentará y esto puede ocasionar que la empresa pierda al cliente.

Atención: debido a la gran demanda de integración entre los sistemas de ERP y los CRM, muchos proveedores ofrecen paquetes que los combinan. En la Guía CRMLa Guía CRM contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de CRM. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay una lista de control que indica cuando resulta beneficioso este tipo de paquetes completos.

La integración del sistema de gestión de calidad con la gestión documental para las auditorías

Las empresas que trabajan con especial enfoque en la calidad suelen generar una gran cantidad de documentaciónLa gestión de calidad comienza con una gestión eficiente de los documentos de calidad como los manuales, procedimientos (POE’s) y las instrucciones. Sin embargo, la calidad es más que eso.  Para cubrir también estos aspectos prácticos de la gestión de la calidad, muchas empresas escogen funcionalidades adicionales como complemento a un sistema de gestión documental. Normalmente, estas funcionalidades se encuentran en forma de un SGC que se conecta con el de sistema de gestión documental, o como módulo de gestión de calidad dentro del sistema de gestión documental.. Estos documentos son manuales, procedimientos, no conformidades, entre otros. Además, si se tiene una norma ISOLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas., se recibirán auditorías para comprobar que la empresa sigue todos los estándares.

Generalmente, este tipo de empresas tienen un sistema de gestión de la calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro. (SGC o QMS, Quality Management System). Debido al alto volumen de documentación relacionado con la calidad, estas empresas suelen requerir integrar su sistema de gestión de calidad con uno de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.. Así, todos los documentos se encuentran en un punto central, se puede controlar sus versionesSe llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron. en caso de que se hagan modificaciones en los procedimientos, buscar la información rápidamenteEl buscador o función de búsqueda sirve para ayudar a encontrar archivos de forma más rápida. La mayoría de los sistemas de gestión documental permiten hacer tanto una búsqueda rápida (o quick browsing), explorando en las carpetas, como una búsqueda completa (full search). En una búsqueda completa se compara el término de búsqueda con los metadatos, contenido y los comentarios de un documento. Generalmente, esto es de lo que se habla al hablar de la función de búsqueda. y mostrarla en caso de auditoría.

¿Sabías que? Los paquetes de SGC no son iguales para cada sector, e, incluso dentro de los propios sectores, hay diferencia entre los sistemas. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay una clara diferenciación de la SGC por sectores.

La integración de e-commerce con ERP

Muchos sistemas de gestión de contenido (CMS)Un gestor de contenidos (CMS) es el principal método de gestión de páginas webs para todo tipo de usuarios. Estos sistemas pueden ser utilizados para multitud de páginas y sitios webs distintos: blogs, foros, e-commerce, etc. Esta versatilidad provoca que muchos usuarios decidan adaptar estos sistemas a los entornos en la nube como Amazon Web Services o Microsoft Azure. como WordPress o MagentoMagento es una plataforma e-commerce de código abierto (open source) de la empresa Adobe Systems Incorporated. Con esta plataforma se puede gestionar el contenido, la funcionalidad y el aspecto de la tienda virtual (e-commerce). El lenguaje de programación es el de PHP (Personal Hypertext Processor o procesador de hipertexto), enfocado en el desarrollo web de contenido dinámico, y con una base de datos en MySQL., facilitan conexiones para e-commerceEl comercio electrónico (e-commerce o e-business) abarca todas las formas de comercio en línea. La mayoría de las personas piensa directamente en una tienda online (o webshop, en inglés) para consumidores, pero el término también se utiliza para, por ejemplo, transacciones financieras entre bancos. Con este último sentido de comercio electrónico, el término se remonta a los años 70.. Esto ayuda a las empresas que tienen un e-commerce a hacer campañas de email marketing con facilidad. De hecho, tienen ya conectores con algunos sistemas muy comunes como Mailchimp. Así, si por ejemplo, un cliente deja un carrito abandonado, el sistema lo detecta y a las 3 horas se le puede mandar un email al cliente incitándole a comprarlo.

Sin embargo, un e-commerce no siempre tiene suficiente con una conexión entre un sistema de email marketing. En muchos casos, estas empresas con e-commerce necesitan integrarlos con un sistema ERPUna tienda virtual es un  buen canal de venta, pero sin la información subyacente no se podría vender nada ni llevar bien la gestión de pedidos y la contabilidad. Entrar esta información de forma manual (a tiempo real) en la tienda online no es factible para la mayoría de las empresas. Por ello, las organizaciones quieren conectar su tienda virtual con el sistema ERP. De esta forma, tienen automáticamente una indicación del inventario, de los precios y de las especificaciones de los productos son esenciales para el funcionamiento del entorno web. . Esto se debe a que, sin un ERP que lo gestione, todo el volcado de datos de los pedidos y los relacionados con la contabilidad, tendrían que traspasarse manualmente del e-commerce al ERP.

Otros ejemplos de integraciones

Las integraciones no sólo se dan entre softwares grandes como ERP, CRM o DMS (gestión documental). Estas integraciones se dan en sistemas como: pequeñas aplicaciones de desarrollo propio de una empresa; en base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos.; sistemas de email marketing; etc.

También, como se ha dicho, se puede hacer en aplicaciones de desarrollo propio. Por ejemplo, una empresa de refrescos tiene una aplicación propia de incentivos para los clientes y otra de preventa de productos para clientes. Entonces, esta empresa puede decidir integrar ambas aplicaciones para que se le sumen o resten puntos al cliente directamente. Estos puntos se pueden sumar cuando se da de alta o hace una compra, y se le puede restar cuando paga tarde o usa sus puntos para obtener un descuento.

Consejos para una buena integración entre sistemas

1. No subestimes la integración: la integración entre sistemas suena muy bien, pero cuesta mucha dedicación y esfuerzo. Por ello, es necesario que esté bien detallada y planificada.
2. Asignar un responsable de la integración: una integración es un proyecto bastante complejo. Por ello, es necesario que haya alguien responsable que se asegure de que todo está yendo bien, según los plazos previstos y que compruebe que funciona.
3. Reúne un equipo capaz de hacer la integración (si la vas a hacer en interno): algunas empresas tienen equipos informáticos internos y piensan que cualquiera del equipo puede. Eso no es verdad. Dentro del área de la informática hay especializaciones y una integración no es cualquier cosa. Por ello, es importante poner a trabajar en la integración a personal que sepamos que son realmente capaces de hacerla.
4. Integra sólo lo necesario: a la hora de planificar la integración es importante hacer una lista de lo que es necesario integrar. Esta lista servirá de guía para todo el proyecto. Esto es importante porque suele pasar que, a medida que avanza el proyecto de integración, van llegando más ideas y peticiones de elementos a integrar. Esto hace que se ralentice el proyecto global, tardando más, aumentando costes y posibilidades de que surjan errores y/o complicaciones. Por lo tanto, es aconsejable que se integre sólo lo necesario.
5. No reinventes la rueda: los problemas que surgen a la hora de integrar sistemas suelen ser los mismos. Para estar preparados para estos posibles errores se pueden consultar los muchos libros, manuales y blogs ya existentes que tratan estos temas. Además, en ellos también se encuentran las soluciones que le han dado a dichos problemas. Muchas empresas no se preparan para los problemas y deciden buscar ellas mismas una solución sin consultar primero estas fuentes. Esta forma de actuar conlleva una mayor pérdida de tiempo ya que en vez de implementar soluciones que se sabe que funcionan, se intenta llegar a una solución que no ha sido desarrollada ni probada.
6. Recuerda que los cambios en un sistema pueden afectar a la integración: los sistemas tienen actualizaciones constantemente. A veces, estas actualizaciones son de gran tamaño que afectan al código del sistema. Otro factor que puede afectar al sistema son las personalizacionesPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. que hace la empresa para que el sistema se adapte mejor a los procesos. Estas modificaciones, aunque sean necesarias, pueden influir en la integración. Por eso, aunque la integración ya esté realizada, cada vez que se haga un cambio en cualquiera de los sistemas integrados, revisa la integración para comprobar que sigue funcionando bien.