Cerca del 85% de las ausencias generadas en las empresas son peticiones de vacaciones. La mayoría de las solicitudes de vacaciones son para los meses de verano. No obstante, también se han detectado otros patrones, como que las personas con empleados a su cargo cogen más días de vacaciones. ¿Cómo gestionar las vacaciones y los permisos para que haya un mínimo de personal en la empresa? ¿cómo asegurarse de cumplir con la legislación, convenios y política de empresa al conceder permisos de ausencia?
Índice:
¿Cómo gestionar la asistencia de los empleados y para qué sirve?
La gestión de tiempo y asistencia (Time and Attendance Management, en inglés) se encarga de llevar un control de la presencia de los empleados. De esta forma, se intenta minimizar las pérdidas de dinero debido a los periodos de inactividad o ausencia de los empleados y se asegura que se cumpla con la legislación y política de empresa.
Los principales motivos de inactividad o ausencia son las vacaciones y los permisos. En una pequeña empresa, los días de permiso o vacaciones se puede gestionar con un Excel. No obstante, cuando una empresa crece o tiene sedes en distintos lugares, esta tarea se complica.
Por ejemplo, una empresa de proyectos de construcción tiene la sede principal en España y otra secundaria en Portugal. La sede portuguesa está llevando a cabo una obra y necesita que se le valide una compra por parte de la sede principal. Sin una buena gestión de asistencia, el encargado de pedir no sabe que hay 2 días festivos o que la persona encargada de validar su pedido ha tomado de vacaciones. Por tanto, esto hace que el pedido de la sede en Portugal se retrase y, con ello, todo el proyecto. Es por eso que muchas empresas solicitan que haya un sistema de RRHH con calendario.
Nota: cada software de RRHH incluye funcionalidades diferentes. Para ayudar a los jefes de proyecto a tener un visión amplia de todas las funcionalidades de RRHH, EKCIT ha desarrollado el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave. Para ello, se han estudiado las funcionalidades de 65 paquetes distintos de RRHH y se han agrupado en listas de control. En estas listas, las empresas pueden indicar qué funcionalidades desean y qué prioridad tienen.
¿Cómo pueden llevar los mánagers un mejor control de la asistencia?
Las empresas tienen que cerciorarse tanto de tener siempre un mínimo de trabajadores disponibles como de cumplir con la legislación. Sin embargo, llevar la cuenta de cuántos días de vacaciones o permisos le ha sido concedido a cada empleado puede ser complicado y más con la flexibilidad que se le quiere ofrecer hoy en día al empleado. Además, también hay que tener en cuenta los festivos nacionales, regionales y locales, aparte de la política de empresa y el convenio respecto a las vacaciones y días libres.
Por ello, hay muchas empresas que adquieren un portal del empleado. Desde el portal del empleado, los trabajadores pueden solicitar sus vacaciones y permisos y ver cuántos días libres les quedan. No obstante, un sistema de RRHH podría ayudar con otras gestiones aparte de las vacaciones y permisos, como: calendario, descanso compensatorio (Time off in lieu, TOIL) e informes (para mánagers).
Nota: el portal o autoservicio del empleado acelera la resolución de consultas evitando tener que acudir al intermediario (personal de RRHH o mánager) para saber la respuesta. La Guía de software de RRHH muestra qué funciones se pueden hacer con el portal del empleado.
Concesión de vacaciones y permisos
En algunas empresas, las vacaciones y permisos se piden al mánager o al personal de recursos humanos. No obstante, estas personas no saben de cabeza cuántos días libres le quedan a cada empleado o si hay alguien más en esa fecha que no está disponible. Por tanto, con un portal del empleado, un trabajador puede ver las vacaciones que aún le quedan, solicitar los días que quiera (siempre que no sea superior a los que le queda) y el estado de su solicitud. Si la ausencia que se solicita no es por vacaciones, hay que rellenar un poco más de información, ya que a veces no entran dentro de la bolsa de permisos vacacionales.
Los permisos más solicitados son los de día de enfermedad, licencia educativa (salir por tener que hacer un examen), bajas (maternidad/paternidad, incapacidad temporal, etc.), accidente, muerte de familiar, boda propia y mudanza. Algunos tienen un tiempo determinado por ley o convenio, por ejemplo, por boda propia se tiene 2 semanas de permiso y 1 día por mudanza. Todo este tipo de especificaciones se pueden configurar dentro del sistema para que sean tenidas en cuenta.
Por otro lado, la persona responsable para aprobar o denegar los permisos podrán tomar decisiones más acertadas al poder visualizar todos los detalles a la vez en el portal del mánager.
Importante: un autoservicio o portal del mánager se adquiere cuando se solicita el portal del empleado. No obstante, si no se implementa bien, puede dar más trabajo. La Guía de software de RRHH incluye las claves para que la implementación de un portal del mánager salga bien.
Otro motivo por el que es importante llevar un control de las vacaciones y permisos es porque debe aparecer en la nómina. Estos datos se encuentran dentro de los devengos no retributivos (días de vacaciones y permisos). Es por ello que hay empresas que piden que los datos se vuelquen en el software de nóminas. Hay otras empresas que conceden un acceso externo a la asesoría que hace las nóminas para que pueda tomar los datos o generan informes con la información que la asesoría necesita.
Calendario y asistencia visible de los empleados
Algo muy relacionado con los días de vacaciones o permiso es el calendario. En el calendario empresarial están señalados todos lo días festivos. Además, puede mostrar por persona, equipo, departamento, sede o global quiénes están disponibles y quiénes no. De esta forma, si un empleado de Madrid quiere convocar una reunión compañeros de Barcelona, entonces puede ver que estén todos disponibles y que no sea festivo para convocarla.
Esta función es importante sobre todo en empresas internacionales o que están en diferentes regiones, ya que cada lugar tiene sus días festivos. Asimismo, hay algunos calendarios que muestran a qué hora se coincide con otras personas. Por ejemplo, si se quiere trabajar en un proyecto con algún país de América Latina, el calendario puede mostrar el rango de hora que coinciden de la jornada laboral.
Descanso compensatorio (TOIL) y/o pago compensatorio de horas extras
Hay personas que debido al sector, tipo de empresa u otros motivos tienen que echar horas extras. Cuando un empleado registra sus horas, si ha echado horas extras, en muchas empresas se requiere que sean validadas por el mánager. Estas horas han de ser compensadas por la empresa. No obstante, cada empresa es libre de escoger la forma de hacerlo, dentro de las limitaciones señaladas por ley.
Las formas más comunes de compensación de horas extras son: permitir que otro día de la misma semana se entre y/o salga antes (igualando las horas extras); pago por las horas extra; y, acumulación de horas extras para darlas como horas o días “libres”, también conocido como descanso compensatorio o TOIL, por las siglas en inglés (Time Off In Lieu). Otras veces, las empresas permiten que se escoja entre horas y días “libres” y pago de las mismas. Cuando un empleado escoge la opción de tiempo libre, tiene un periodo para poder cogérselo o caduca.
Hay sectores en los que es muy común que los empleados echen horas extra. La Guía de Software RRHH contiene situaciones recurrentes en las que una empresa se puede beneficiar al registrar las horas de los empleados.
Para llevar el control de las horas acumuladas, el software debe poder mostrar las horas que tiene acumuladas y cuándo caducan. Dependiendo de cómo lo tenga configurado la empresa, esa acumulación y caducidad las puede ver el empleado y/o el mánager y recursos humanos. En el caso de que el empleado no pueda verlas, la empresa ha de comunicarle el tiempo libre acumulado y cuánto le queda. Por eso, hay organizaciones que se ponen una alerta para que les avise cuando el descanso compensatorio de un empleado está a punto de caducar para comunicárselo.
Por ejemplo, un empleado de una empresa de producción echa horas extra en temporada alta (como en fechas de preparación para navidad). Este empleado cobra las horas extra a modo de descanso compensatorio, pero las horas extra tienen una caducidad de 6 meses. Desde el portal del empleado puede ver las vacaciones que tiene y el descanso compensatorio acumulado y cuándo caduca. De esta forma, sabe hasta cuándo tiene para solicitar el descanso compensatorio.
Esto facilita la compensación y evita que el empleado desconozca las horas que le pertenecen y esté preguntando continuamente al mánager o a recursos humanos. No obstante, en la política de empresa se puede estipular que las vacaciones y TOIL no se pueden tomar en periodos de temporada alta. En ese caso, se puede configurar el sistema para que el empleado no pueda solicitarlo en esa fecha.
Informes sobre la asistencia de los empleados
Sacar informes sobre la asistencia y ausencia de los empleados es muy importante para un mánager. Estos informes se puede sacar por individuo, grupo, departamento, sede, ciudad, región, país, continente e, incluso, a nivel global.
Si no se tiene un software con los datos que pueda recopilarlos esta tarea puede ser bastante ardua. Con la inteligencia de negocios (BI) estos informes proporcionan un análisis del estado actual de la empresa y una previsión de cara a futuro. Estos informes ayudan a ver cuáles son los motivos principales de absentismo en la empresa y tomar medidas para solventarlo. Por ejemplo, una empresa donde todos los empleados deben realizar su trabajo de forma sedentaria puede ver que la mayor ausencia es por temas de salud. Al verlo, la empresa puede tomar medidas para incentivar a sus empleados a llevar un estilo de vida más saludable.
Además, estos informes también ayudan a ver detalles de otro tipo. Por ejemplo, si se despide a un empleado y tiene días de vacaciones pendientes, se puede sacar un informe de ello para que sea abonado en el finiquito de nómina.
Importante: un software de nóminas agiliza el relleno de los datos para que se generen las nóminas sin errores. En la Guía de software de RRHH se vé cómo evitar problemas comunes con un software de nóminas.