Gestionar lo que debe ser guardado
Retener significa literalmente mantener conservado. Por lo tanto, este es un término que se puede usar en muchos contextos. En el mundo TIC, la gestión de retención prevalece en el campo de la gestión de personal o de documentos (recursos humanos y gestión documental). En estos contextos de TIC, la gestión de retención puede percibirse como la gestión de quién o qué documentos se deben conservar.
Consejo: la gestión de retención es una condición esencial para cumplir con las estrictas reglas de la gestión de archivo. En el artículo “Archivo digital con un gestor documental” se puede leer cómo se pueden administrar los documentos de forma ordenada, segura y legal.
Retención en gestión documental
Cuando se trata sobre gestión documental, la gestión de retención está estrechamente relacionada con la gestión de registros (también conocida como Records Management) y el ciclo de vida de un documento. A menudo estos términos se usan de forma indiferente. Por lo tanto, la gestión de retención trata sobre si un documento se debe guardar en el archivo, y del tiempo de almacenamiento de dichos documentos. La gestión de archivos tiene en principio un rango más amplio porque también se encarga de automatizar la categorización de los documentos. El ciclo de vida de los documentos es, en teoría, incluso más amplio, ya que incluye todo el tiempo de vida de un documento, desde su creación hasta su destrucción. En la práctica, sin embargo, se usan los tres términos como sinónimos.
¿Sabías que? La retención se ha relacionado tradicionalmente con los documentos. Esto se debe a que el término se originó en el proceso de producción de papel. Con la retención, se indica cuántas partículas finas (como relleno y fibras) permanecen en la banda de papel cuando se forma una hoja de papel en la máquina.
Gestión de retención en recursos humanos
En recursos humanos, el término de retención se usa para mostrar que las empresas hacen todo lo posible para retener el talento dentro de la empresa. En primer lugar, este objetivo se incluye a menudo dentro de una estrategia de retención. Los métodos utilizados van desde el onboarding, la motivación de los empleados, tener al talento adecuado en el lugar adecuado, etc. Además del desarrollo estratégico, con frecuencia también hay una interpretación técnica. La mayoría de los paquetes de recursos humanos también ofrecen funcionalidades y herramientas para implementar técnicamente las estrategias definidas.
