Índice:
- ¿Qué es la gestión de inventario?
- Metodologías para esta gestión
- Gestión de inventario incluida en el ERP
¿Por qué y cómo debe gestionarse un inventario?
La gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario:
- Visión general del inventario (¿qué productos están disponibles?)
- Planificación del inventario (¿qué cantidad de stock es más fácil mantener?)
- Planificación de la ubicación del stock (¿dónde está el inventario?)
Visión general del inventario
Uno de los grandes problemas de las empresas de comercio es que experimentan que nadie tiene una imagen precisa del estado del inventario. No se conoce exactamente qué hay en el inventario, qué artículos están reservados, y cuánto tiempo se van a quedar en el “estante”. A menudo, esto termina en un almacenaje innecesario de artículos que no se venden (bien), o más bien por la incapacidad de entregar los productos deseados. En la actualidad, los consumidores exigen cada vez envíos más rápidos, y, además, el almacenamiento innecesario puede tener consecuencias financieras negativas. Por lo tanto, cada vez es más importante tener una visión general óptima del inventario y de los clientes para la planificación del inventario.
Hay distintos sistemas que facilitan la visión general del inventario: desde los métodos de escáneres independientes a los módulos integrados en el sistema ERP para el comercio. Por supuesto, una condición para que funcionen bien estos sistemas es que el sistema cumpla con los requisitos específicos de la empresa, funcione y se use bien. En principio, los controles manuales y las listas de Excel pertenecen al pasado. Sin embargo, muchas empresas optan por realizar controles visuales (recuento de ciclos) después de implementar el sistema.
¿Sabías que? El módulo de gestión de inventario es uno de los más importantes para el sector comercio. Hay una gran cantidad de funcionalidades y posibilidades para gestionar el inventario con ayuda de software. Para simplificar el análisis de requisitos, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Funcionalidades ERP: Comercio. En él se encuentran todas las funcionalidades existentes para la gestión del inventario y se pueden indicar cuáles son las que de verdad se necesitan.
Planificación del inventario
La visión general del inventario es la base para la planificación del inventario. Mantener un inventario adecuado adquiere cada vez más relevancia. Por una parte, casi nunca se acepta un “no” en un pedido solicitado. Por otra parte, una gran cantidad de inventario no suele ser una estrategia deseada de lean manufacturing, el cuál se centra en eliminar los recursos innecesarios.
La planificación del inventario depende de varios factores, como el tipo de clientes (B2B, B2C, B2B2C) y el modelo de negocio. Por ejemplo, una empresa que suministra a clientes empresariales, apenas tendrá dificultad con el mantenimiento de un inventario preciso. Este tipo de empresas compra los artículos o sus piezas cuando le llega un pedido (aunque a veces se mantiene un inventario con las piezas necesarias para la producción). Por otra parte, una empresa que tenga stock disponible tiene que depender de datos como las tendencias de venta y la encuesta de los clientes para tener una idea de qué productos se van a vender mejor. Las empresas llegan a una conclusión a través de un módulo de terminal de punto de venta (TPV), se puede conseguir una indicación sobre los datos de los clientes y de ventas, cifras y evaluaciones de minoristas y clientes directos, estudios de mercado e inteligencia de negocio (BI).
Planificación de la ubicación del stock
Finalmente, para las empresas de comercio o de distribución es muy importante planificar bien el inventario, además de saber exactamente dónde se encuentra físicamente el inventario en el almacén. Esto es algo esencial para que la recogida de pedidos vaya bien. Con el uso de un sistema para la gestión de inventario, se registran los artículos que llegan al almacén (generalmente con un escáner) y se les asigna automáticamente una ubicación. Una vez que se recoge el pedido, se le vuelve a escanear, pero para desinscribirlo. También se puede indicar el cambio de ubicación.
Consejo: la Guía ERP 2024 contiene los errores más comunes que evitan una recogida óptima de los pedidos, entre otros consejos sobre comunicación entre las empresas de comercio y proveedores para tener una mejor gestión de inventario.
Metodologías para la gestión de inventario
La gestión de inventario puede tomar varias formas. Por ejemplo, dependiendo de la empresa, el tipo de productos con los que comercia y la legislación correspondiente se toma un determinado enfoque. Las formas más comunes de organizar el inventario en un almacén son:
- First in, first out (primero en entrar, primero en salir): el que entre el primero, también es el primero que se vende (suelen ser productos perecederos o artículos de moda).
- First expired, first out (primero en caducar, primero en salir): el primero en caducar o en perder valor, es el primero que se vende (en la alimentación, productos sanitarios, aparatos electrónicos, etc.).
- Just in time (justo a tiempo): entregar el producto final lo más tarde posible antes de la compra para evitar usar un espacio de almacenamiento excesivo.
- Diseño inteligente del almacén: las ubicaciones de almacenamiento de los productos se determinan en función de la facilidad de uso de los recopiladores de pedidos. Por ejemplo, en este caso, los productos que suelen venderse juntos o que se procesan dentro del mismo artículo (producción) están muy cerca unos de otros.
La gestión de inventario dentro del sistema ERP
Existen muchos sistemas que pueden ayudar a una empresa a optimizar la efectividad de su gestión de inventario. Se puede hacer una distinción entre sistemas independientes o un módulo ERP. La ventaja de los sistemas independientes es que suelen ser los paquetes más especializados. Por otra parte, es importante tener la gestión de inventario relacionada con otros procesos empresariales. Por lo tanto, es un paso lógico que los distintos departamentos trabajen juntos dentro del mismo sistema ERP y utilizar todos los datos para tener una gestión de inventario actualizada. En él se incluyen todos los empleados y datos de compras, ventas, distribución, finanzas y marketing. La Guía ERP 2024 proporciona una descripción general de los paquetes de ERP con un buen módulo de gestión de inventario.
