Gestión de aprovisionamiento

Índice:

1. ¿Qué es la gestión de aprovisionamiento?
2. ¿Cómo gestionar las provisiones?
3. Proveedores para provisiones

La gestión de aprovisionamiento compra los materiales necesarios para la producción

La gestión de aprovisionamiento, o procurement management en inglés, se encarga de la adquisición de los recursos, suministros o materias primas necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. La gestión de aprovisionamiento se divide en 3 partes:

• Gestión de compras: es el momento de compra de los materiales necesarios para realizar los productos de la empresa.
• Gestión de inventario: que consiste en la visión y planificación del inventarioLa gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario: visión general del inventario (referencias y cantidad disponible); planificación del inventario (equilibrio para que haya el stock necesario, pero no en exceso); y planificación de la ubicación del stock.. Esta gestión ayuda a almacenar eficazmente aquellos artículos que no se venden (bien), y previene la incapacidad de entregar los productos deseados.
• Gestión de almacenes: se encarga del control de la ubicación de los productosLa gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida.. Con una correcta localización, los pickers (o recolectores de productos) pueden recoger los productos de forma más rápida. A veces, se lleva a cabo la recogida de pedidos con control por vozLa recogida por voz, también conocida como voice picking y picking to voice en inglés, controla la recogida de pedidos por voz. Los artículos se sacan del albarán llevando en la mano un albarán. Los pickers reciben sus asignaciones en forma de audio. Cuando un determinado artículo es recogido, los pickers dan una confirmación verbal al sistema. o, realizando registros por lotesDiferentes empresas reciben los bienes por lotes o “batch” en inglés. Este puede ser una (gran) entrega de artículos que pertenecen al mismo grupo. Un lote puede componerse de varios productos, pero tienen que tener características comunes importantes. Por lo tanto, el registro por lotes (o registro de lotes) está estrechamente relacionado con la gestión de almacenes. Una empresa mantiene una visión actualizada del inventario.El registro por lote no se limita a los lotes entrantes. Para los clientes empresariales, también se componen, a menudo, lotes de salida. Aquí también es importante el registro, pero con un enfoque diferente. Para los lotes de salir es importante que la empresa comercial proporcione la información necesaria. .

¿Sabías que? La gestión de compras se lleva desde un 30% al 80% de los costes de una empresa (dependiendo del tipo de negocio). Por tanto, esta gestión se considera clave para la competitividad de la empresa.

La gestión de aprovisionamiento se podría interpretar como la fase inicial de la gestión de la cadena de suministroLa gestión de cadena de suministro (Suppy Chain Management, en inglés) se refiere al conjunto completo de la cadena de producción y comercio, desde la compra de materias primas hasta que llega al usuario final. Sin embargo, a menudo, la gestión de cadena de suministro se limita a la gestión de cadena logística de materiales. Por tanto, se basa en hacer que una empresa sepa qué materiales o productos debe pedir y de que estos lleguen a tiempo. Para que esta planificación vaya bien, la gestión de cadena de suministro saca los datos del sistema ERP.. La gestión de la cadena de suministro se centra en la cadena de producción y comercio, es decir, va desde la adquisición de los materiales para la producción hasta que el producto llega a su usuario final. Dentro de la empresa, es el departamento de compras el que se encarga de la gestión de aprovisionamiento. Este departamento es el encargado de comprar los materiales necesarios para llevar a cabo la productividad de la empresa.

Las empresas que suelen requerir esta gestión son las industriales y las logísticas. Esto se debe a la dependencia que tienen de los materiales para poder funcionar de forma óptima. Para ello, muchas empresas se ayudan de un sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. para administrar las diferentes partes de la gestión de aprovisionamiento, además de las facturasLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente., calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro. y otras funcionalidadesSegún las funcionalidades de un sistema ERP, éste será más útil para un tamaño, sector y actividad empresarial. Hay una gran variedad de funciones dentro del universo de los softwares ERP, sin embargo, hay algunas que son las más comunes o requeridas. Algunas de las más comunes son: contabilidad, finanzas, gestión de almacenes, CRM, gestión de ventas, entre otras.  que podrían resultar útiles.

Atención: las empresas industriales y logísticas suelen encontrarse una problemática en la recogida de pedidosEl término recogida de pedido (o en inglés order picking) proviene del comercio y la producción, pero también puede surgir en cualquier empresa con almacén. La recogida de pedido es el proceso por el cual un trabajador del almacén recoge los artículos descritos en el albarán que están en el almacén. Lo que después hace el trabajador, conocido como picker, es preparar el pedido para enviárselo al cliente o para uso interno. Además, el picker debe indicar en el inventario el artículo que ha recogido y, con frecuencia, este mismo empleado es el mismo que se encarga para entregar el pedido y reponer los bienes en el almacén.. La Guía ERP 2024La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  contiene los errores más comunes en la recogida de pedidos y cómo optimizar el proceso.

¿Cómo puede gestionar una empresa su aprovisionamiento?

El departamento de compras puede gestionar la adquisición de, al menos, tres diferentes formas. La elección de la forma de aprovisionamiento depende de las características y necesidades de la empresa. Las tres formas más conocidas son:

• Esporádica: la ventaja de esta forma es el ahorro en el coste de almacenaje. Los materiales apenas se mantienen en el almacén ya que se adquieren solo cuando son necesarias. Sin embargo, si hay un error en la entrega del proveedor o si se rompe algún material mientras se crea el producto, esto retrasará considerablemente el envío del artículo. Además, ese retraso se sumaría al tiempo que tardan en llegar los materiales para empezar a producir. Si se tuviera los materiales ya en el almacén, se podría producir y entregar antes el producto.
• Sincronizado: la empresa establece fechas exactas para las entregas de los proveedores basada en las previsiones de ventas. De esta forma, no es necesario almacenar los materiales. Por tanto, como en la esporádica, la ventaja residiría en la reducción de los costes de almacenaje. Sin embargo, si no se vende tanto producto como se tenía pensado, puede haber stock de sobra en el almacén o quedarse corto frente a una venta masiva inesperada de un producto.
• Mantenimiento: con esta forma la empresa se asegura tener siempre un stock de seguridadLa fabricación por stock (MTS, Make To Stock) consiste en producir los artículos de acuerdo con la demanda esperada. La cantidad y el tipo de artículos que se hace, se determina de acuerdo con la gestión de inventario. El inventario deseado se determina teniendo en cuenta las previsiones de ventas. Aquellas empresas que sólo ensamblan hablan de Assemble to Stock (ATS, o ensamblaje por stock, en español).. La ventaja es que la empresa siempre tendrá materiales listos para producir nada más que le llegue un pedido. El inconveniente es el coste de almacenamiento que supone. Si se producen muchos artículos diferentes que necesitan una gran variedad de materiales, el almacén será muy grande y, por tanto, también su coste.

Atención: sea cual sea la forma escogida de aprovisionamiento, es aconsejable revisar los acuerdos con los proveedores, estar pendiente del progreso y desempeño para asegurarnos de que los proveedores están cumpliendo los requisitos acordados en el contratoUn acuerdo de nivel de servicio (ANS), o en inglés Service Level Agreement (SLA), es un documento que establece los acuerdos sobre las normas de un servicio o producto. En el mundo TIC, este tipo de documento se encuentra en forma de un contrato formal entre el partner de implementación y la empresa que adquiere el software. Un ANS se encarga de que ambas partes sepan qué esperar, y también, es un medio judicial para hacer que estos pactos se cumplan..

La gestión de aprovisionamiento y los proveedores

Al igual que la gestión de relaciones con el clienteLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente. (Customer Relationship Management, CRM) es muy importante para la empresa, también lo es la gestión de relaciones con el proveedor (Supplier Relationship Management, SRM). Para que haya una buena gestión de aprovisionamiento hay que tener buena relación con los proveedores. Muchas empresas tienen un portal de proveedoresEl portal de proveedores es una herramienta de software que ayuda a las empresas a agilizar el proceso de compra. El portal de proveedores pertenece al ámbito de la gestión de relación con los proveedores (Supplier Relationship Management, SRM). Al igual que la gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management, CRM) se encarga de mejorar la experiencia entre una empresa y sus clientes, la de gestión de proveedores se encarga de mejorarla entre una empresa y sus proveedores. con el que fidelizar a los proveedores y conseguir la mejor opción de compra a través de la comparación.

En este portal, una empresa mandaría de forma automática la solicitud de propuestaLa Solicitud de Propuesta, o Request For Proposal (RFP) en inglés, es el documento que una empresa crea para pedir propuestas a posibles proveedores de productos o servicios TIC para el proyecto. Un enfoque que suelen tomar las empresas es la combinación de una RFP con una presentación y/o demostración de la solución ofrecida. El RFP suele ir precedido de una Solicitud de Información (Request for Information, RFI), una solicitud de información sobre el paquete y el proveedor más informal. a los proveedores que tienen dichos materiales. De esta manera, las empresas solventan sus dudas sobre:

• ¿Qué comprar y en qué cantidad? Con la gestión de inventario se puede observar qué productos faltan en el almacén para empezar a producir. Además, gracias al conocimiento del departamento comercial, se puede saber cuántos se tienen que producir. De esta forma, se puede elegir la cantidad que se desea adquirir.
• ¿A quién comprárselo? Cada empresa tiene una red de proveedores a los cuales les compra sus materiales. No tiene por qué comprarle un producto a solo un proveedor. Muchas empresas tienen varios proveedores para un mismo producto. Esto ocurre porque un proveedor no pueda ofrecerles toda la cantidad que necesitan o porque se guían por ofertas. La forma de elegir a los proveedores para cada compra también varía dependiendo de la empresa. Por ejemplo, hay empresas que van llamando uno a uno a los proveedores; otras mandan emails con solicitudes de información y/o propuestas; u, otras, tienen el portal para comparar desde una plataforma web.
• ¿Cómo comprarlo? Cada proveedor tiene una forma distinta de pagoPurchase-to-pay (P2P), también conocido como Procure-to-pay o de la compra al pago, es el proceso que transcurre desde la solicitud de compra de un elemento hasta su pago. Es decir, este proceso consiste en gestionar el aprovisionamiento, desde que se descubre que se requiere un producto o servicio, pasando por su compra, su entrega, hasta su pago y su gestión contable.. Hay quienes requieren el pago inmediato, otros que a plazos, algunos admiten ambas formas. Las empresas deben valorar este factor fijándose en su propia metodología de pagos. Cuando se elija a un proveedor, conviene establecer este punto de forma muy clara en el contrato. De esta forma, habrá una relación más fluida entre el proveedor y la empresa.

Atención: el portal de proveedores sirve para mostrar la transparencia de la elección. Algunas empresas tienen una política muy estricta sobre esto, sin embargo, no es la única razón para implementar el portal de proveedores. En la Guía de ERP 2024La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  se incluyen algunos motivos por los cuales una empresa decide comenzar con la implementación.