Estructura organizacional

Índice:

1. ¿Qué es y para qué sirve?
2. Elementos para el diseño
3. Tipos
4. Diseño con ayuda de software
   1. Diferencia entre organigrama y estructura organizacional

¿Qué es la estructura organizacional y para qué sirve?

La estructura organizacional, también conocida como estructura organizativa, es el diseño mediante el cual una empresa ordena sus actividades, procesos y forma de funcionar. Las empresas crean este diseño para visualizar la forma que tienen establecida de lograr sus objetivos.

“Una estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en las que se divide el trabajo en distintas tareas y la posterior coordinación de las mismas. […] La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.” ~ Mintzberg (1984), académico y autor canadiense sobre negocios y gestión.

Las estructuras organizacionales sirven para mapear todos los procesos de trabajoUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. y establecer sus flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido.  teniendo en cuenta el rol de los empleados, a la vez que se dictamina una jerarquía. Esto ayuda a:

• Poder analizar en qué parte de la estructura se deben hacer esfuerzos para lograr los objetivos corporativos. Por ejemplo, contratando más personal comercial para poder atender a todos los leads entrantes.
• Que vaya bien el onboardingEl onboarding o incorporación de nuevos empleados comprende algo más que darles la bienvenida. También, es algo más que poner en marcha asuntos prácticos tales como el acceso al software o el uniforme. Durante la incorporación, no sólo se pretende que el trabajador se familiarice con su ambiente de trabajo y su papel dentro de la empresa, sino que también se intenta hacerle sentir cómodo e involucrado en las actividades empresariales., ya que los nuevos empleados identifican y comprenden rápidamente su papel dentro de la compañía.

¿Sabías que? Establecer la estructura organizacional de una empresa puede ser complicado. Por eso, muchas empresas se apoyan en un software de recursos humanosEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos. para poder diseñarla. Sin embargo, esta es sólo una de las muchas posibles funcionalidades dentro de un sistema de RRHH. En la Tabla Recopilatoria de Funcionalidades de RRHHEl digiBook 'Sistema RRHH: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de RRHH en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados. se encuentran todas las funcionalidades existentes de los sistemas de RRHH.

¿Qué se tiene en cuenta al diseñar una estructura organizacional?

A la hora de diseñar la estructura organizacional hay que tener una serie de elementos en cuenta. De esta forma, una empresa se asegura de no dejar ningún cable suelto. Estos elementos son:

• Cadena de mando: este elemento se encarga de establecer la jerarquía de una empresa. Así, se traza una línea que va desde el puesto directivo más alto (CEO) hasta el puesto de nivel más bajo. Gracias a esta línea de trabajo, se controla que a cada persona le llegue la información relevante para su puesto.

  Por ejemplo, un empleado de McDonalds se da cuenta de que se están quedando sin ketchup. Entonces, este empleado se lo dice a su gerente, que es el responsable del aprovisionamientoLa gestión de aprovisionamiento, o procurement management en inglés, se encarga de la adquisición de los recursos, suministros o materias primas necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. La gestión de aprovisionamiento se divide en 3 partes: gestión de compras; gestión de inventario; y gestión de almacenes., no al director regional de los McDonalds. En cambio, el gerente de ese establecimiento de McDonalds, sí que le pasará los informes financierosUn informe financiero es el análisis de los datos económicos de una empresa. Estos informes son una representación del rendimiento financiero de una empresa en un periodo de tiempo determinado, tradicionalmente un año. De ahí que también se haga una referencia a menudo al término cuentas anuales. Los receptores de estos informes son externos (partes interesadas, también conocidas como “stakeholders”) como inversores y el legislador. Cada empresa española está obligada a elaborar las cuentas anuales y entregarlas en la Cámara de Comercio. pertinentes al director regional. Por tanto, con esta cadena de mando, cada uno hace su tarea sin saturar al resto.

• Nivel de centralización: la centralización de una empresa consiste en que las decisiones son tomadas por la dirección. Cada vez, hay más empresas con un nivel no tan centralizado. Esta descentralización quita carga de la dirección, y permite que los niveles sean más autónomos, acelerando la toma de decisiones. A continuación se encuentra una tabla que muestra las principales diferencias entre una organización centralizada y una descentralizada:
  
  

  Centralización	Descentralización
  Mayor uniformidad de las políticas, prácticas y decisiones	Menor uniformidad organizacional debido a la libertad de las distintas unidades
  Las decisiones son tomadas por los directivos. Estos directivos no suelen lidiar de forma directa con las situaciones que tienen que resolver	Las situaciones son resueltas por personas que lidian con ellas diariamente. No obstante, no todas las decisiones pueden ser tomadas de forma independiente, ya sea por falta de personal cualificado para la toma de decisión o porque no sólo afecta a esa unidad, sino a toda la organización
  La comunicación es lenta y causa un mayor coste operacional. Esto se debe a que tiene que pasar una serie de valoraciones y aprobaciones antes de que se tome una decisión final	La comunicación es más rápida ya que se realiza generalmente entre los miembros de la unidad. Sin embargo, esto hace que los directivos pierdan cierta visión global y control de la organización (debido a su delegación)

• Margen de control: el margen de control se refiere a la cantidad de personas que están al mando de un responsable. Cuantos más empleados sean supervisados por un responsable, mayor será el margen de control. Por tanto, el margen de control depende del nivel de centralización de una empresa y de su tamaño. Por ejemplo, una pyme con 50 empleados siempre tendrá un menor margen de control. Una empresa de 500 empleados los cuales trabajan todos en una misma sede, tendrán un mayor margen de control.

  Importante: los mánagers pueden gestionar manualmente una pequeña cantidad de empleados. Sin embargo, si un mánager tiene bastantes empleados dependientes de él, la gestión manual ya es imposible. Por eso, muchas empresas proporcionan un cuadro de mandoUn cuadro de Mando (Dashboard) es un sistema que permite estudiar visualmente la situación empresarial basándose en los parámetros establecidos. Para ello, el sistema se ayuda de indicadores que pueden medir: las finanzas, ventas, marketing, producción, calidad, recursos humanos, etc. a los mánagers para que tengan una visión global del desempeño de los empleados a su cargo, de las operaciones del área y de los objetivos.

• Grado de especialización: la especialización consiste en asignar las tareas y actividades de un proceso empresarial concreto a un empleado o grupo de empleados. Las empresas que tienen un alto grado de especialización tienen un empleado o grupo de empleados que realice una única tarea en la que está especializado.

  Atención: muchas empresas de pequeño tamaño no tienen un grado muy alto de especialización. En estas empresas el empleado está especializado en un área, pero también ayuda en otras para arrimar el hombro.

• Formalidad estructural: la formalidad estructural busca un balance entre rigidez de los procesos para que se realicen rápidamente y libertad de los empleados para no eliminar las relaciones entre los trabajadores ni su creatividad. Cuanto más formal sea la estructura, menos libertad tendrá el empleado. Muchas veces, esta formalidad estructural también se comprende como la formación de departamentos. Los departamentos pueden ser más rígidos o más flexibles. Aquellas empresas que crean una división rígida de sus departamentos alcanzan un mayor grado de especialización, mientras que aquellas que tienen departamentos más flexibles incentivan la colaboración entre departamentos.

Tipos de estructura organizacional

La estructura organizacional dependerá del tipo de empresa que se sea. Las startups suelen buscar implementar estructuras modernas y escalables conocidas como scale-up. Las empresas que usan el modelo scale-up se caracterizan porque permiten realizar mejoras rápidamente, pero también son difíciles de gestionar, ya que los usuarios rápidamente tienden a la centralización. Por otro lado, las grandes empresas, aunque tienden cada vez más a tener una mayor flexibilidad, suelen guardar cierta rigidez. Por tanto, una estructura difiere mucho de una empresa a otra. Sin embargo, hay una serie de estructuras que se encuentran con bastante frecuencia. Estas estructuras organizacionales son:

• Lineal: las empresas cuyas estructuras son lineales son un claro ejemplo de centralización y jerarquización. Con esta estructura hay una división rígida y piramidal. En ellas hay una línea de mando establecida en la que cada jefe tiene uno o varios subordinados que responden únicamente ante él. En este tipo de estructuras, todas las decisiones tienen que pasar por la persona que está a cargo de toda la organización.

  

• Funcional: las empresas con estructuras funcionales son aquellas que se dividen según las funciones generales. Por ejemplo, todos los operarios de producción pertenecen al departamento de producción, los ingenieros al de ingeniería, contables al de administración, etc. Por tanto, todas las funciones, y por tanto las áreas, están estrictamente definidas. Esto hace que no haya mucha comunicación entre los distintos departamentos.

  

• Por división: este tipo de estructuras suelen ser usadas por las empresas que están en crecimiento. Su división puede ser: por productos (por ejemplo, SAP tiene una división diferente para SAP S/4 HANASAP S/4 HANA es el software de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning) más reciente de SAP, lanzado en febrero de 2015. El software SAP S/4 HANA es la nueva generación de Business Suite de SAP para grandes empresas y multinacionales. SAP S/4 HANA toma las riendas de sus antecesores R/3 (también conocido en la actualidad como Business All-in-One) y ECC (Enterprise Central Component). y para SAP Business OneSAP Business One es un sistema ERP dirigido a pequeñas y medianas empresas. Integra las partes básicas para la gestión de un negocio y se dedica a mejorar la productividad y el rendimiento de la empresa. SAP Business One está disponible en más de 150 países y adaptado a 27 idiomas distintos. Sin embargo, el nombre de SAP siempre se ha asociado a sistemas de gran dificultad de uso y que requieren un conocimiento avanzado tanto para los responsables de IT como a nivel de usuario.); por tipo de clientes (B2B, B2C o B2B2CUna empresa cuyo modelo de negocio es B2B2C tiene en cuenta al cliente final en todas las fases, desde la cadena de producción hasta la de venta. Es la tendencia actual. Además, también las empresas (de producción), que se ven tradicionalmente generalmente en contacto con socios comerciales como mayoristas, quieren tener una visión de lo que el cliente final desea y requiere. De esta manera, todos los socios de la cadena se aseguran desde el principio una alta satisfacción del cliente.); y por zona geográfica. Por ejemplo, una empresa que se esté expandiendo a otros continentes puede tener una división europea, otra americana y otra asiática. Cada una de esas divisiones tendrá su propio departamento. Es decir, Europa tendrá su propio departamento de administración, ventas y atención al cliente, América el suyo propio, y Asia también. De esta forma, las empresas son más flexibles y pueden adaptarse mejor a cada mercado. El principal inconveniente es que resulta más difícil mantener unos objetivos globales.

  

• Matricial: este tipo de estructura combina tanto la estructura divisional como la funcional. Con esta combinación las empresas intentan conseguir la mayor integración de recursos especializados. Para ello, hacen primero la división de los puestos según la función cargo, y luego le añaden el punto de vista división. Con esta división las empresas intentan reducir el tiempo de comunicación y poner más personas especializadas disponibles para consultas. El problema es que a veces, al tener varias personas con las que comunicarse, los empleados pueden confundirse sobre cuál es el responsable final ante el que deben responder.

  

¿Para qué sirve diseñar una estructura con software?

Con ayuda de softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. la estructura queda actualizada. Esto es importante para aquellas empresas que tienen una gran rotación y/o que son de gran tamaño. Esto se debe al gran número de contrataciones que tienen. Teniendo esta estructura, los responsables del onboardingEl onboarding o incorporación de nuevos empleados comprende algo más que darles la bienvenida. También, es algo más que poner en marcha asuntos prácticos tales como el acceso al software o el uniforme. Durante la incorporación, no sólo se pretende que el trabajador se familiarice con su ambiente de trabajo y su papel dentro de la empresa, sino que también se intenta hacerle sentir cómodo e involucrado en las actividades empresariales. de los contratados pueden ayudarle a introducirlo en la empresa y los directivos pueden ver cómo fluyen los procesos de forma actualizada.

Así, si por ejemplo, la empresa quiere establecer como objetivo aumentar su visibilidad y branding, los directivos pueden ver con qué personal cuentan ahora mismo y qué pueden hacer para lograr su objetivo. Esto puede significar contratar a un experto en branding o tirar de plantilla y hacer un plan de carrera para algunos de los empleados que ya tienen. Por eso, muchas empresas que tienen la funcionalidad de estructura organizacional, también tienen gestión del talentoLa Gestión del Talento tiene dos objetivos. El primer objetivo es desarrollar por completo el talento de todos los empleados. El segundo objetivo de la gestión del talento es el de buscar el lugar correcto para el trabajador dependiendo de sus talentos específicos. A menudo, el talento se define como la combinación facilidad innata y pasión. Si a un trabajador se le proporciona una tarea que esté relacionada con su talento personal, realizará su trabajo con mayor felicidad.  y/o la formaciónLa formación consiste en aumentar el conocimiento y las habilidades de los empleados para que puedan realizar sus tareas. La formación entra dentro de la gestión del talento. Por eso, es el departamento de RRHH el que se ocupa de gestionar la formación de los empleados. Dentro de la formación, el equipo de RRHH tiene que controlar una serie de aspectos, como:.

Atención: el departamento de RRHH es el encargado de transmitir la cultura empresarial (misión, visión y valores) a los empleados. Sin embargo, luego se debe ocupar el responsable de la nueva persona que entra. Por eso, es muy importante que quede bien establecido el tipo de estructura que tiene una empresa, ya que así será más fácil transmitir la cultura empresarial de forma uniforme.

¿Es lo mismo un organigrama que una estructura organizacional?

Al buscar un software de RRHH que pueda plasmar la estructura organizacional de una empresa es común que se confunda organigramaUn organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. La estructura de recursos humanos de las empresas suele estar formada por áreas, departamentos y personas. La disposición visual ayuda a ubicar las diferentes áreas y departamentos dentro de la organización, y a identificar las funciones y relaciones jerárquicas de las personas. con estructura organizacional. No obstante, un organigrama es una representación gráfica simple de la estructura organizacional. La estructura organizacional también contiene los detalles de los puestos y de las personas que lo ocupan. Por tanto, en un organigrama todo es más global, pero una estructura organizacional tiene más información en detalle.

Atención: hay empresas que no tienen del todo claro si les conviene más un paquete de RRHHHan sido muchas las compañías que han decidido sumergirse en el campo de los programas de recursos humanos. Algunas de ellas, como Oracle, con su suite Fusion HCM o SAP con SuccessFactors, lo hicieron propiciadas por sus propios sistemas de gestión empresarial y la posibilidad de extenderlos con módulos de gestión de recursos humanos. Este tipo de empresas, suelen incluir dichas funcionalidades a través de extensiones dentro de su software principal (normalmente el ERP). con la función de organigrama o la de estructura organizacional. Si está dudando para su caso específico, puede contactar con TIC Portal y un consultor le atenderá: +34 954 040 045.