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¿Qué es la dependencia del proveedor?
La dependencia del proveedor (vendor lock-in) es un fenómeno por el cual los clientes se encuentran retenidos con un proveedor. Los proveedores buscan crear un entorno en el que los clientes dependan de ellos para así sacarles el máximo partido posible. Por eso, crean un sistema con el que es difícil cambiar a otro software o integrarse con aplicaciones externas, ya sea por motivos técnicos o financieros.
Dependiendo de cómo se tengan almacenados los sistemas y los datos, la dependencia del proveedor se puede dar de una u otra forma. En los entornos on-premise, las empresas tienen sus sistemas y datos en los servidores propios. Eso significa que los datos están bajo su propio control. No obstante, en este tipo de casos, los proveedores que quieren crear esa dependencia ponen tiempos de permanencia muy largos en los contratos de software. Si una empresa deseara dejar de utilizar sus servicios, tendría que esperar mucho tiempo o pagar una gran cantidad de dinero para poder librarse del contrato.
En el caso de los sistemas alojados en la nube, la dependencia del proveedor puede ser aún mayor. Tener los datos alojados fuera del entorno de la empresa provoca que se pierda cierto control sobre los datos. Además, también puede pasar que no haya interoperabilidad ni posibilidad de portar los datos porque: falten de puntos de integración con el sistema actual porque el proveedor no lo facilite; haya problemas de incompatibilidad por el formato de los datos propietarios del proveedor; entre otros.
¿Sabías que? Gracias a la ley de protección de datos, los proveedores de software están obligados a entregar los datos personales que ellos hospedan a las empresas clientes que se lo solicitan. No obstante, no todos los datos son personales. Por ello, es recomendable que todo quede bien plasmado en el contrato de software. A continuación, Maitane Valdecantos, abogada especialista en TIC del bufete Audens, nos comenta por qué:
¿Cómo se puede evitar el vendor lock-in?
Incluso cuando se está satisfecho con las soluciones de un proveedor, es recomendable evitar la total dependencia de él. Un ejemplo claro de ello es el pánico que causó cuando, en diciembre de 2020, los servicios de Google que necesitaban autenticación dejaron de funcionar durante 1 hora. Muchas empresas tuvieron que dejar de trabajar porque todo su entorno estaba en Google.
Para evitar depender demasiado de un proveedor, se pueden seguir los siguientes pasos:
Considerar adquirir un software open source: las soluciones propietarias no le conceden el código a las empresas para que puedan desarrollar ellas mismas. Por el contrario, las soluciones open source sí que proporcionan el código a los clientes para que puedan hacer sus desarrollos. Esta disponibilidad del código proporciona una cierta libertad ya que, si la empresa no está satisfecha con el proveedor, puede cambiar fácilmente. Sin embargo, que la empresa tenga el código acarrea ciertos peligros. Las empresas no siempre disponen de un empleado especializado en el software para que se dedique única y exclusivamente al sistema. Por ello, cuando se cambia el código, puede haber fallos por desconocimiento del sistema. Además, muchas de las modificaciones que la empresa realiza en el sistema son a forma de parches. Entonces, si no hay una buena gestión de los parches pueden surgir dos problemas: el primero, que si hay una actualización del software, los parches pueden dejar de funcionar; o segundo, si no se configuran bien, los parches pueden servir de entrada a peligros para la seguridad TIC de la empresa. A continuación, dos expertos en cuyas empresas se utiliza un software de código abierto nos comentan sus experiencias, impresiones y conocimientos acerca de este tipo de sistemas:
- No tener todas las soluciones en el entorno de un único proveedor: es cierto que los fabricantes hacen que haya mejor integración entre los sistemas del mismo fabricante. No obstante, no todos son buenos en todo. Mira, compara y diversifica. De esta forma, si una empresa tiene un sistema ERP y un sistema CRM de diferentes fabricantes y uno de ellos cae, puede seguir trabajando con el otro sistema sin problema.
- Establecer un buen contrato: es importante prestar atención a las cláusulas de un contrato. Una de las cláusulas más importantes para poder evitar la dependencia del proveedor es la de “reversibilidad de los datos”. La reversibilidad de los datos consiste en que el cliente pueda recuperar sus datos del proveedor. En el Premium digiBook Asuntos legales de una contratación contratación de software contiene los puntos clave que no deben pasarse por alto antes, durante y después del cierre de un contrato de software.
- Plantearse tener una nube privada o el sistema en local: el hecho de tener los datos y el sistema dentro de la nube pública del proveedor provoca que haya una mayor dependencia de sus servicios. Por ello, algunas empresas prefieren tener el sistema y/o los datos dentro de su propio hosting (ya sea nube o un servidor local). No obstante, esta opción no siempre es posible. Por ello, es recomendable que durante la selección de un proveedor se le pregunte si es posible tener el sistema y/o sus datos en su propio hosting. Muchos de los sistemas actuales están en modelo SaaS, por lo que el sistema no puede estar dentro del hosting de la empresa. Sin embargo, generalmente, los datos sí que pueden estar dentro de la nube privada o servidor de la empresa. Tomando esta medida, todos los datos siguen estando dentro del control de la empresa y, si hay que cambiar de software, no hay problema de portabilidad. En el Premium digiBook Almacenamiento de sistemas y datos revela las diferencias de seguridad, coste y mantenimiento para el almacenamiento en local y en la nube (pública, privada e híbrida) e, incluso el uso de infraestructuras como los data centers.
