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¿Qué es un Stock Keeping Unit y para qué sirve?
El código de referencia, o Stock Keeping Unit en inglés, es la nomenclatura propia de una empresa para la unidad mínima de un producto que puede ser vendida, comprada o gestionada en el inventario. A estos códigos de los productos también se les conoce como número de referencia y como número de parte (en algunos países de América Latina). Por ejemplo, si un fabricante de tomate frito vende sus latas por lotes, su código SKU hará referencia a los lotes de latas, no a latas individuales de tomate frito. Esto se debe a que lo mínimo que ellos venden son los lotes, no venden por latas individuales.
Los códigos de referencia son de uso interno de una empresa y, por tanto, son específicos de dicha compañía. El código puede identificar un artículo físico (como el lote de latas de tomates) o una entidad inmaterial (como extensiones de la garantía, servicios de instalación, portes de envío, etc.). Cuando un cliente hace una orden de pedido, la factura que se crea teniendo en cuenta el código de referencia SKU y, así, en la factura salga el precio de dicho producto o servicio. Asimismo, estos los artículos y/o entidades pueden ser referenciados en distintos sistemas y la empresa puede:
- llevar una mejor gestión del inventario (cuando se trata de un artículo físico) ya que se usa el SKU en los almacenes para ver referirse a los productos. De esta forma, una empresa que tiene 20 tipos de tornillos distintos (y, por tanto, 20 referencias SKU distintas) vende una caja de 100 tornillos de una única clase a un cliente. Esa cantidad se descuenta del módulo de inventario únicamente de la referencia que se vendió;
- al usar SKU de código de referencia de los productos y/o servicios, se pueden sacar informes sobre cuáles son los que tienen una mayor salida. Al combinarlo con un sistema de BI (como Power BI, SAP BusinessObjects o cualquier otro), se puede saber también cuándo se vende más de qué tipo de artículo o servicio y en qué localidades.
¿Sabías que? Los criterios para seleccionar un software para gestionar los procesos empresariales dependen del sector de actividad de la empresa. En la Guía ERP hay una tabla que muestra qué softwares son aptos para qué sectores.
¿Cómo se componen los códigos de referencia?
El código de referencia se compone de caracteres alfanuméricos. El SKU se puede crear manualmente, con ayuda de un software de gestión de inventario o con un sistema de terminal de punto de venta (POS). Con la forma manual, es la persona encargada del inventario la que se encarga de hacerlo y de ponerlo en el sistema ERP. El problema surge cuando la cantidad de artículos a gestionar es muy alta o cambia con mucha frecuencia y/o la persona que los genera se va de la empresa. Por eso, hacerlo automáticamente con software ahorra tiempo. La información que debe encontrarse en un código de referencia debe ser la mínima posible para reconocer un artículo concreto. Este código es especialmente útil y común dentro de las empresas retail, como una tienda de ropa.
Por ejemplo, una tienda de ropa vende una gran variedad de tipos de artículos (camisas, zapatos y vestidos). Además, cada temporada y año, se crean nuevos modelos, quizás incluso bastante parecidos entre sí, pero no iguales. Entonces, la tienda ha de ser capaz de gestionar todos los artículos, incluso aquellos que se parecen mucho entre sí. Para ello, puede decirle al sistema que genere el código de referencia tomando la temporada, el año, el tipo de producto, el modelo y el color. Así, si fuera un zapato de verano podría ser V21zap0123M (“V” de verano, “21” del año 2021, “zap” de zapato, “0123” por el modelo y “M” de marrón).
Atención: no tiene por qué ser como en el ejemplo proporcionado. El código de referencia (SKU) es propio de cada empresa. Por lo que, quizá, a cada tipo de prenda se le ha asignado un número. Por ejemplo, en la tienda Mango los vestidos largos empiezan su referencia por “77”, mientras que los vestidos a media pierna son “87”. El resto del código depende de si es básico, estampado, fluido, o depende del tipo de tela, etc.
¿En qué se diferencia el SKU de los GTIN?
La principal diferencia entre el el código de referencia (SKU) y los GTIN (Global Trade Item Number) es que el SKU es una referencia identificativa interna de cada empresa y los GTIN son unos números de referencia a nivel mundial de un artículo comercial. Los SKU no tienen por qué venir con un código de barras, pero los códigos de referencias globales (GTIN) sí que llevan siempre consigo un código de barras. Asimismo, dependiendo de dónde se encuentre el público al que se dirige una empresa, se utilizará un GTIN u otro. Los códigos de GTIN se consiguen a través de compañías proveedoras de códigos que se aseguran que no se repiten, como GS1. Los GTIN más conocidos son:
- UPC (Universal Product Code): esta referencia se usa sobre todo en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido y Australia. El código se compone de 12 dígitos y vale para cualquier tipo de producto.
- EAN (European Article Number): esta referencia se usa en los países europeos. El código se compone de 13 dígitos. Hay una gran correlación entre UPC y EAN, por lo que un UPC puede convertirse en un EAN al incluir un 0 al principio del código.
- JAN (Japanese Article Number): este código tiene 13 dígitos como el EAN y siempre empieza por 45 o 49 porque son los números de código del país de Japón.
¿Sabías que? Amazon ha desarrollado su propio GTIN y se llama ASIN (Amazon Standard Identification Number). La gran multinacional ha tenido que desarrollar este método por la gran cantidad de transacciones globales que gestiona constantemente. El código de ASIN se compone de 10 dígitos.