Best Value Procurement: ¿cómo se aplica en un proyecto de software?

Índice

1. ¿Qué es?
2. Fases
   1. Preparación
   2. Selección
   3. Resolución de dudas
   4. Ejecución

¿Qué es el Best Value Procurement?

El Best Value Procurement (BVP) es una metodología de compra que consiste en conseguir el máximo valor de un producto o servicio por el menor precio posible. Esta metodología está muy extendida en los proyectos de licitación, pero también hay empresas privadas que realizan BVP.

Con el BVP las empresas que buscan adquirir un servicio o producto no sólo se fijan en las prestaciones (valor), sino que también en términos de calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro., experiencia (facilidad de uso del producto/servicio) y tiempo de realización (lo que se tarda en fabricar el producto o lo que se tarda en implementar el software). Es decir, se busca contratar el producto o servicio que incluya más prestaciones, de mejor calidad y en el menor tiempo y coste posible.

Las 4 fases de BVP

Para poder adquirir un producto o servicio hay 4 fases que se han de completar:

Fase de preparación

Durante esta fase, la empresa se prepara para el proceso de compra. Para ello, define los objetivos y los criterios de calidad. En el caso de una contratación de software, este sería en el que las empresas se orientan sobre qué necesitan (los requerimientos que debe cumplir el software).

El jefe o grupo de proyecto debe reunirse con los distintos departamentos para hacer un análisis de requisitosUn análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta. Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado.. De esta forma, podrán estudiar cómo son los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. ahora, cómo quieren mejorarlos y qué necesitan (a nivel de personal, softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. y/o hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente.) exactamente para llegar a esa mejora.

Atención: para cada tipo de sistema, hay muchos programas distintos. Algunos sistemas incluyen más funcionalidades que otros, llaman distinto a las funcionalidades o, incluso, pueden tenerlas más dirigidas para un sector u otro. La recopilación de estas funcionalidades no siempre es tarea fácil. Por eso, TIC Portal ha creado los siguientes Premium digiBooks donde los jefes o grupos de proyecto pueden indicar cuáles son las funcionalidades que requieren:

• Sistemas RRHH: funcionalidades claveEl digiBook 'Sistema RRHH: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de RRHH en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados.
• Gestión Documental: funcionalidades claveEl digiBook 'Gestión documental: funcionalidades clave' reúne todas las funciones de un Document Management System en un mismo sitio. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una elección de proveedores.
• Sistema CRM: funcionalidades claveEl digiBook 'Sistema CRM: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de CRM en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados.
• Sistema financiero: funcionalidades claveEste digiBook va dirigido a las empresas que están orientándose seriamente sobre la adquisición de un (nuevo) sistema financiero, o sistema ERP enfocado en las finanzas. Este digiBook recopila todas las funcionalidades financieras existentes para acelerar su análisis de requisitos para un nuevo sistema.
• Funcionalidades ERP: ComercioEste digiBook ayuda a establecer las especificaciones para sistemas ERP con un módulo de comercio potente. Las prioridades de las funcionalidades se indican y guardan directamente en el libro. Así obtiene una visión global de las funcionalidades existentes para comercio de distintos sistemas ERP. o Funcionalidades ERP: ProducciónEste digiBook va dirigido a las empresas que están orientándose seriamente sobre la adquisición de un (nuevo) sistema ERP para empresas de producción (manufacturing). Estas empresas pueden tener requisitos específicos para un ERP. Aquí se han recopilado todas las funcionalidades para acelerar su análisis de requisitos para un nuevo sistema ERP.

Fase de selección

Una vez que se han recopilado los deseos y requisitos de la empresa, es hora de buscar qué proveedores pueden ofrecer la solución. En este punto, no se atiende tanto a cuánto cuestan las distintas opciones, sino a si cumplen con lo que se requiere.

En las empresas públicas, éste proceso se hace mediante un proceso de solicitud de información (RFI)La Solicitud de Información es más conocida por sus siglas del término anglosajón, RFI (Request for Information). El RFI es un documento con el que una empresa solicita información sobre un producto o servicio a los proveedores. Con la respuesta de los proveedores, la empresa obtiene una idea de las posibilidades que le ofrece cada proveedor. La empresa también puede comparar a los distintos proveedores (de manera superficial).. En esta solicitud se encuentran los datos de la organización y los requisitos que buscan. Los proveedores envían la información sobre qué productos y servicios ofrecen (que estén relacionados con el proyecto de licitación de la organización).

No todos podrán cumplir con todos los requisitos. Por ello, cuando se estudia la información recibida de los distintos proveedores, mandan una solicitud de propuesta (RFP)La Solicitud de Propuesta, o Request For Proposal (RFP) en inglés, es el documento que una empresa crea para pedir propuestas a posibles proveedores de productos o servicios TIC para el proyecto. Un enfoque que suelen tomar las empresas es la combinación de una RFP con una presentación y/o demostración de la solución ofrecida. El RFP suele ir precedido de una Solicitud de Información (Request for Information, RFI), una solicitud de información sobre el paquete y el proveedor más informal. a aquellos que puedan llevar a cabo todos los requisitos. Para agilizar este proceso de solicitud de información y de compras hay organizaciones que se ayudan de un portal de proveedoresEl portal de proveedores es una herramienta de software que ayuda a las empresas a agilizar el proceso de compra. El portal de proveedores pertenece al ámbito de la gestión de relación con los proveedores (Supplier Relationship Management, SRM). Al igual que la gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management, CRM) se encarga de mejorar la experiencia entre una empresa y sus clientes, la de gestión de proveedores se encarga de mejorarla entre una empresa y sus proveedores.. Las propuestas de los proveedores incluyen las funcionalidades requeridas y el presupuesto final.

¡Ojo! Generalmente, las empresas privadas no le pueden dedicar mucho tiempo al proceso de búsqueda y selección de software. Por lo que, con frecuencia, cometen el fallo de ver soluciones y proveedores conocidos, pero quizá no adecuados. TIC Portal estudia los diferentes sistemas de software y los proveedores que hay en el mercado español. Si lo desea, puede contactar a TIC Portal y un asesor le ayudará con una selección de soluciones para su proyecto: +34 954 040 045.

Los criterios de evaluación de las propuestas se componen del:

• Nivel de experiencia del proveedor (tanto del sector como el mismo tamaño de la empresa);
• Evaluación de riesgos asociados a la contratación (si podría haber vendor lock-inLa dependencia del proveedor (vendor lock-in) es un fenómeno por el cual los clientes se encuentran retenidos con un proveedor. Los proveedores buscan crear un entorno en el que los clientes dependan de ellos para así sacarles el máximo partido posible. Por eso, crean un sistema con el que es difícil cambiar a otro software o integrarse con aplicaciones externas, ya sea por motivos técnicos o financieros. Dependiendo de cómo se tengan almacenados los sistemas y los datos, la dependencia del proveedor se puede dar de una u otra forma. , si el proveedor no tiene experiencia en el sector o si no reúne todos los requisitos);
• Valores añadidos que incluyen en la propuesta;
• Precio.

En las empresas privadas, normalmente no se tiene una propuesta hasta que no se han reunido con el proveedor para tener una demo y se haya hablado de los requisitos de la empresa. Por tanto, ese “filtro” de propuestas ocurre luego. Además, hasta que finalmente se escoge al partner, se tienen varias demos hasta que finalmente se escoge el software. Comparar proveedores requiere mucho tiempo y experiencia. Para facilitar el proceso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!El Premium digiBook “¡Ayuda, tengo una demo!” sirve para preparar las futuras conversaciones con los proveedores y contiene consejos prácticos para sacarle el mayor provecho posible a las demostraciones de producto. Este documento está basado en experiencias previas de diferentes jefes de proyecto.. En su interior se revela cómo prepararse para una demo, qué cuestiones son importantes tratar durante la demo y consejos para saber cómo evaluar a cada proveedor con el que se ha reunido.

Clarificación de las dudas del proyecto con el proveedor seleccionado

La solución y el partner ya han sido seleccionados y ahora toca sentarse con ellos para ver cómo se va a proceder. En esta etapa, el proveedor seleccionado tiene reuniones con el jefe o grupo de proyecto para ver cómo se pueden plasmar los procesos en el software. Por ejemplo, se establece qué personalizacionesPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. se van a llevar a cabo, el número y tipo de licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos., se estudian cómo van a ser los flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. , etc. Una vez que está todo aclarado, se firma el contrato y se puede empezar con la siguiente fase.

Atención: los contratos de softwares son muy vinculantes. Es crucial conocer los aspectos legales más importantes y a qué prestar atención para no tener una excesiva dependencia del proveedorLa dependencia del proveedor (vendor lock-in) es un fenómeno por el cual los clientes se encuentran retenidos con un proveedor. Los proveedores buscan crear un entorno en el que los clientes dependan de ellos para así sacarles el máximo partido posible. Por eso, crean un sistema con el que es difícil cambiar a otro software o integrarse con aplicaciones externas, ya sea por motivos técnicos o financieros. Dependiendo de cómo se tengan almacenados los sistemas y los datos, la dependencia del proveedor se puede dar de una u otra forma. en el futuro. Para ayudar con esta fase del proyecto, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Asuntos legales de una contratación TICEste Premium digiBook ayuda a los jefes de proyectos a comprender claramente los aspectos legales de los contratos de software. Además, proporciona herramientas para garantizar que no se pasa nada por alto antes, durante y después del cierre de un contrato TIC.. En él se encuentran los diferentes tipos de contratos TIC, vídeos y consejos de abogados especializados en las TICs, plantillas para orientarse y una tabla de los elementos que no se deben olvidar tratar.

Ejecución y puesta en marcha del proyecto

Esta fase final consiste en la implementación y revisión de los KPI’sEl indicador clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicator, en inglés) son los números o medidas para calcular el desempeño de una empresa. De acuerdo con los KPI, los directores deciden los objetivos y estrategias. Asimismo, gracias a los KPI los accionistas se mantienen informados sobre la situación de la compañía. del proyecto de software. Es decir, a medida que avanza la puesta en marcha del software, periódicamente se hace un informe sobre si el proyecto va según lo planeado. Además, durante esta fase pueden surgir desviaciones del plan: bien porque no se hubiera tenido algo en cuenta o porque hayan aparecido nuevos requisitos. Estas modificaciones hay que estudiarlas para ver cómo se puede adaptar el proyecto sin que lo retrase o sin que suba (mucho) el coste.